Como a Biarritz Camping Melhorou as Chegadas Tardias e a Gestão de Chaves com a Keycafe

Antes de implementar o Keycafe, o Biarritz Camping gerenciava chegadas tardias utilizando bandejas de recolha colocadas fora da área da receção. Cada hóspede que chegava recebia um pequeno envelope contendo as chaves do seu alojamento, um mapa do parque de campismo e as pulseiras necessárias. Embora este processo permitisse aos hóspedes chegar após o fecho da receção, oferecia segurança e visibilidade limitadas. A equipa não conseguia confirmar exatamente quando um hóspede tinha recolhido um envelope nem verificar quem tinha levado cada conjunto de chaves. Havia também o risco de os hóspedes recolherem acidentalmente o envelope errado ou entrarem no alojamento de aluguer errado. Com chaves e informações de chegada deixadas sem supervisão fora da receção, o parque de campismo precisava de uma forma mais segura e fiável de acolher os hóspedes fora do horário de expediente. Além das chegadas tardias, o Biarritz Camping queria melhorar a coordenação das chaves entre a receção e a limpeza. A equipa precisava de uma forma eficiente de gerir as chaves dos hóspedes que partiam mais cedo, passá-las à equipa de limpeza e devolvê-las em segurança antes da chegada dos próximos hóspedes.

O Biarritz Camping instalou uma Keycafe SmartBox fora da recepção como um ponto centralizado de troca de chaves para hóspedes, funcionários da recepção e a equipe de limpeza. Antes da recepção fechar, os funcionários colocam a chave do alojamento de cada hóspede com chegada tardia dentro da Keycafe SmartBox. O hóspede recebe um SMS contendo um código de retirada exclusivo, associado à chave atribuída. Ao chegar ao parque de campismo, inserem o código na SmartBox, retiram a sua chave e dirigem-se diretamente à sua unidade. Este processo controlado substitui os envelopes e materiais de chegada anteriormente deixados sem supervisão fora da recepção. O mesmo sistema apoia a rotatividade dos alojamentos durante o dia. Hóspedes com partida antecipada depositam as suas chaves na SmartBox, criando um ponto de entrega centralizado onde a recepção pode coordenar o acesso para a equipe de limpeza. A equipe de limpeza retira as chaves relevantes quando um alojamento está pronto para ser limpo e as devolve à SmartBox após concluir o trabalho. Isso mantém as chaves seguras e acessíveis em todas as etapas do fluxo de trabalho de rotatividade.

A Keycafe transformou a forma como o Biarritz Camping gere as chegadas tardias. Em vez de deixar envelopes com chaves e informações dos hóspedes fora da receção, o parque de campismo pode agora fornecer acesso seguro, controlado e autónomo a cada hóspede. Os hóspedes que chegam tarde já não precisam de se preocupar com o horário da receção e com o risco de apanhar as chaves erradas. Recebem um código de recolha único por SMS e podem levantar as chaves corretas quando chegam, proporcionando-lhes uma experiência de check-in mais fluida e conveniente. A equipa do parque de campismo também beneficia de maior visibilidade e controlo. Os KeyExchange podem ser geridos de forma mais fiável, reduzindo a incerteza sobre se um hóspede recolheu as suas chaves e minimizando o risco de alguém aceder ao alojamento de aluguer errado. A Keycafe também melhorou a coordenação interna. Quando os hóspedes partem antes das 9h, as suas chaves devolvidas podem ser passadas da receção para a equipa de limpeza de forma mais eficiente. Isto permite à equipa antecipar os horários de limpeza, iniciar as rotações de aluguer mais cedo e preparar os alojamentos para os próximos hóspedes. Após a limpeza estar concluída, a equipa de limpeza pode devolver as chaves à SmartBox, onde permanecem seguras e prontas para o próximo hóspede. Ao apoiar todo o processo — desde a partida antecipada e a limpeza até à chegada tardia — a Keycafe ajudou o Biarritz Camping a aumentar a produtividade, ao mesmo tempo que deu tanto ao pessoal como aos hóspedes maior tranquilidade.