Como Palmse Manor possibilitou o autoacesso para hóspedes sem alterar uma propriedade histórica

Palmse Manor, operado pelos Museus de Virumaa, é um destino turístico de primeira linha localizado a 80 quilômetros de Tallinn, Estônia. A propriedade apresenta um complexo de mansão germano-báltica restaurado e gere duas casas de hóspedes—a Distillery Guest House e a Palmse Manor Guest House—administrando 41 chaves em todas as propriedades. Situado num ambiente remoto e rural, o Palmse Manor enfrentava uma escassez persistente de pessoal durante todo o ano. Antes do Keycafe, a gestão de chaves era feita manualmente. Os funcionários tinham de estar fisicamente presentes no local a qualquer hora para entregar as chaves, quer os hóspedes solicitassem check-ins antecipados ou chegassem a meio da noite.

Este fluxo de trabalho tradicional criava um atrito operacional significativo, altos custos indiretos e desafios na gestão do tempo. A transferência manual de dados de reserva entre folhas de cálculo resultava frequentemente em erros administrativos, enquanto opções de hardware alternativas—como fechaduras operadas por cartão-chave—se mostravam proibitivas em termos de custo e incompatíveis para uma propriedade histórica que exigia alterações arquitetónicas mínimas.

Para eliminar a necessidade de pessoal 24 horas por dia enquanto mantém um serviço contínuo aos hóspedes, o Palmse Manor instalou um Keycafe SmartBox no lobby da casa de hóspedes. A propriedade utiliza o PMS BOUK hotel para gestão de reservas, que se integra diretamente com a Keycafe para sincronizar as reservas com o acesso às chaves dos hóspedes.

Sob o novo fluxo de trabalho automatizado, os hóspedes reservam e pagam os seus quartos online através do BOUK. Antes da chegada, os hóspedes fazem um check-in eletrónico e recebem automaticamente um e-mail ou mensagem de texto contendo o seu código de recolha de chave. À chegada, os hóspedes introduzem o seu código no Keycafe SmartBox, recolhem a chave do seu quarto e acedem aos seus quartos. Além disso, o pessoal de limpeza recebe notificações imediatas na aplicação assim que as chaves são devolvidas ao SmartBox, permitindo a gestão em tempo real da rotatividade.

Adotar Keycafe transformou as operações do Palmse Manor ao remover a necessidade de funcionários no local 24 horas por dia. A integração automatizada entre BOUK e Keycafe eliminou a entrada manual de dados, reduzindo o erro humano desde o momento em que um quarto é reservado até quando o hóspede entra. O sistema reduziu drasticamente os custos de mão de obra por hóspede, ao mesmo tempo que aumentou a eficiência operacional e a flexibilidade para funcionários e visitantes.

O fluxo de trabalho sem contato proporciona acesso instantâneo ao quarto para os hóspedes, independentemente da hora de chegada, e impulsionou aumentos notáveis na satisfação do cliente após sua primeira temporada de verão. Para a gestão do acesso dos hóspedes aos seus quartos, Keycafe oferece uma supervisão de chaves fiável e econômica, ao mesmo tempo que preserva o patrimônio da propriedade.