Como a Cocoonr Automatizou o Acesso a Chaves para Hóspedes e Empreiteiros em 18 Propriedades de Aluguel de Curto Prazo

Como uma agência de gestão de propriedades em rápido crescimento, a Cocoonr enfrentava problemas com os gargalos operacionais da gestão tradicional de chaves. Para os check-ins de hóspedes, a equipa era forçada a encontrar-se fisicamente com os viajantes em cada propriedade, exigindo janelas de agendamento restritivas e vinculativas que eram inconvenientes para os hóspedes e consumiam horas de trabalho valiosas.

Internamente, a organização das chaves nos seus escritórios regionais dependia de métodos primitivos, incluindo uma caixa de armazenamento de plástico básica com pequenas gavetas manuais. Esta configuração era altamente suscetível a erros humanos; as chaves eram frequentemente devolvidas aos compartimentos errados, causando confusão operacional, chaves perdidas e aumento dos custos de substituição. Além disso, a falta de supervisão centralizada criava uma vulnerabilidade de segurança contínua, uma vez que todas as chaves estavam continuamente acessíveis a prestadores de serviços externos sem qualquer mecanismo de rastreamento verificável.

Para eliminar gargalos manuais, a Cocoonr centralizou suas operações ao instalar Smartboxes Keycafe em 18 de suas agências. Para garantir um processo de administração totalmente sem contato, a Cocoonr utilizou a API aberta da Keycafe para desenvolver soluções de TI personalizadas, integrando o sistema de gestão de chaves diretamente ao seu software de gestão de propriedades interno.

O sistema integrado automatiza completamente o fluxo de trabalho de acesso à propriedade. Quando um viajante reserva uma acomodação, o sistema gera automaticamente um código de acesso via API e o envia por SMS ou e-mail ao hóspede 24 horas antes da chegada. Os hóspedes podem então recolher as suas chaves de forma independente na Smartbox assim que chegam. Além disso, a Cocoonr estendeu este sistema à sua força de trabalho externa; prestadores de serviços de limpeza e manutenção utilizam códigos de acesso exclusivos vinculados diretamente às suas tarefas para levantar e devolver chaves de forma independente.

Desde que adotou Keycafe, a Cocoonr modernizou com sucesso a sua infraestrutura operacional, alcançando marcos imensos em eficiência e segurança. Ao automatizar o processo de KeyExchange, a agência facilitou com sucesso vários milhares de check-ins de viajantes em regime de self-service até 2025. Isso eliminou completamente a necessidade de a equipa realizar entregas manuais, economizando horas de trabalho consideráveis e permitindo que as equipas se concentrem em tarefas essenciais de hospitalidade.

O sistema também trouxe total tranquilidade à equipa interna. O rastreamento em tempo real e os registos de auditoria digital garantem que os gestores saibam exatamente qual prestador tem uma chave a cada segundo. Além disso, quando um hóspede faz o check-out e devolve a chave para o SmartBox, a notificação automatizada permite que as equipas de limpeza otimizem instantaneamente as suas rotinas e antecipem as mudanças de hóspedes mais cedo.