Fábrica de EstudantesStudent Factory Substitui o Turno da Noite com Gerenciamento Automatizado de Chaves de Hóspedes
Airbnb e Aluguéis de Curta Duração
Paris, França
50
“Keycafe é uma solução simples e eficaz. Ela proporciona autonomia aos clientes e evita a necessidade de que a equipe esteja no local a todo momento.”
Marc Guyon
Gerente de Local
Sobre a Student Factory
A Student Factory oferece a estudantes e viajantes acomodação de qualidade a preços acessíveis. Com 20 unidades em toda a França e sempre localizadas nas proximidades de campi universitários, as residências do grupo se distinguem por um estilo neoindustrial inspirado em lofts nova-iorquinos.
Gideon é um Gerente de Marketing de Produto na Keycafe, onde ele ajuda empresas a entender os benefícios de um sistema inteligente de gestão de chaves.
Desafio
A Student Factory opera 20 localizações em França que atendem a estudantes e visitantes de curta duração que necessitam de opções de alojamento flexíveis. Embora ofereça apartamentos modernos e com serviço completo, as residências não operam uma receção 24 horas por dia, 7 dias por semana. Esta limitação representava um problema logístico significativo para a entrega de chaves, especialmente para hóspedes que chegavam fora do horário de expediente.
Com hóspedes a chegar em horários imprevisíveis – muitas vezes tarde da noite – o sistema existente de entrega de chaves presencial deixou de ser sustentável. Os funcionários tinham de permanecer no local para além do horário normal ou coordenar trocas de chaves manuais e complexas. A falta de um processo simplificado criava atritos na experiência do hóspede e ineficiências operacionais para a equipa.
Pontos de Dor
- Sem recepção 24/7 — A impossibilidade de manter uma equipe de recepção 24 horas por dia criou uma lacuna no serviço para os hóspedes que chegavam fora do horário de funcionamento.
- Interrupção Operacional — A equipe era frequentemente interrompida ou forçada a estender seus turnos para acomodar chegadas tardias, resultando em desafios de agendamento e ineficiências.
- Horários de Chegada Imprevisíveis — Hóspedes frequentemente não cumpriam os horários de chegada declarados, tornando difícil coordenar entregas de chaves pontuais manualmente.
Solução
Para enfrentar estes desafios, a Student Factory implementou o sistema de gestão de chaves Keycafe em todas as suas localizações. A Keycafe destacou-se entre outras soluções de gestão de chaves pela sua simplicidade, fiabilidade e capacidade de oferecer acesso autónomo às chaves para os hóspedes, sem a necessidade de presença física do staff.
O fluxo de trabalho está agora altamente otimizado: após a confirmação da reserva de um hóspede, um código de levantamento único é gerado através da aplicação Keycafe. Este código é enviado ao hóspede, que o utiliza para recolher a sua chave do cacifo de chaves SmartBox no lobby à chegada, independentemente da hora. Para as partidas, os hóspedes podem devolver a chave utilizando o mesmo código, deixá-la no seu quarto ou entregá-la diretamente ao staff.
Esta automação permitiu à equipa da Student Factory manter-se flexível e móvel, com a confiança de que as trocas de chaves são tratadas de forma segura e eficiente.
Implementação da Student Factory
- Configuração de Chaves Pré-chegada — A equipe prepara os cartões-chave com antecedência com base nas datas de reserva e atribui códigos únicos para retirada usando o aplicativo da Keycafe.
- Autonomia do Hóspede — Os hóspedes recebem o código de acesso por e-mail ou SMS e retiram as chaves de forma independente da Keycafe SmartBox ao chegar.
- Opções de Devolução Flexíveis — Os hóspedes podem devolver as chaves colocando-as de volta no cacifo Keycafe, deixando-as no quarto ou entregando-as à equipa, se disponível.
“A maior vantagem é poder estar longe do escritório, já que estamos sempre em movimento, e o cliente é completamente independente para retirar a sua chave e acessar o seu apartamento.”
Resultado
Desde que implementou o Keycafe, a Student Factory eliminou a necessidade de pessoal após o horário de expediente dedicado exclusivamente à entrega de chaves, resultando em significativas economias operacionais. Os hóspedes desfrutam da conveniência de chegar no seu próprio horário, sem esperas ou coordenação com a equipe, aprimorando a experiência geral.
O sistema revelou-se confiável e simples tanto para hóspedes quanto para a equipe. Os hóspedes consideram o processo de retirada de chaves intuitivo e não têm problemas para fazer o check-in de forma independente. As dúvidas e preocupações agora se concentram na qualidade das acomodações e comodidades, e não na logística — um sinal claro de que a gestão de chaves deixou de ser um ponto problemático.
O Resultado
- Redução de Custos com Pessoal — Eliminando a necessidade de contratar equipe de turno noturno para entregas de chaves, reduzindo significativamente os custos de mão de obra.
- Experiência Aprimorada do Hóspede — Hóspedes podem acessar suas acomodações a qualquer momento, garantindo uma experiência de check-in descomplicada, independentemente do horário de chegada.
- Eficiência Operacional Melhorada — A equipe pode focar na gestão de propriedades e nos serviços aos hóspedes durante o horário comercial, sem interrupções relacionadas à logística de chaves.
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