Como a Vest Bilutleie automatizou o aluguel de carros 24/7 com a Keycafe

A Vest Bilutleie oferece serviços de aluguel de veículos em todo o oeste da Noruega. Antes da Keycafe, a empresa dependia de funcionários para entregar as chaves presencialmente, o que significava que cada retirada e devolução exigia um colaborador disponível no local e horário certos.

Gerenciar aluguéis fora do horário comercial era particularmente difícil, pois a equipe frequentemente precisava se deslocar até onde estavam os veículos apenas para atender os clientes. Além disso, os armários de chaves existentes atrasavam as retiradas, já que as informações de acesso só podiam ser compartilhadas depois que o veículo estava pronto e a chave se encontrava fisicamente na caixa. À medida que a empresa planejava crescer e desenvolver sua própria plataforma de aluguel, tornou-se necessária uma estratégia de gestão de chaves totalmente nova.

A Vest Bilutleie escolheu a Keycafe como uma alternativa moderna aos seus armários de chaves existentes. Sua interface intuitiva e compartimentos individuais para chaves tornam as retiradas mais simples e rápidas, tanto para clientes quanto para a equipe.

Agora, os clientes fazem a reserva pelo site da Vest Bilutleie e recebem um SMS com os detalhes de retirada assim que a reserva é criada. A equipe simplesmente coloca a chave do veículo no SmartBox assim que a preparação é concluída. Além disso, a Keycafe está integrada diretamente ao sistema de reservas da Vest Bilutleie via API, sincronizando automaticamente os status quando as chaves são retiradas ou devolvidas e disparando alertas por e-mail para a equipe.

Como explica o cofundador e CEO Thomas Tufta Løberg: “Podemos ver exatamente quando o carro foi retirado e devolvido, sem adivinhações.”

A Vest Bilutleie começou a notar os benefícios operacionais do Keycafe logo nas primeiras uma a duas semanas. Como os clientes agora podem retirar e devolver veículos a qualquer hora, a equipe não perde mais tempo se deslocando até os locais para entregas tarde da noite ou no início da manhã. A equipe agora consegue atender vários clientes simultaneamente, permitindo que a empresa aumente seu volume de locações sem a necessidade de contratar funcionários adicionais.

O fluxo de trabalho automatizado também transformou a coordenação interna da equipe. Com sincronização em tempo real e alertas automatizados, a equipe tem uma visão precisa e em tempo real de cada veículo em todas as suas unidades. Isso elimina uma quantidade significativa de trabalho administrativo e incertezas das operações diárias, deixando a Vest Bilutleie perfeitamente posicionada para sustentar o crescimento contínuo no oeste da Noruega.