E-Demonstrations Agiliza Operações de Frota e Eventos Com o Sistema de Gestão de Chaves da Keycafe

Com uma frota de mais de 90 veículos e envolvimento frequente em projetos de grande escala, a E-Demonstrations precisava de uma maneira melhor de gerenciar o acesso a veículos, edifícios e equipamentos.

Antes da Keycafe, todas as chaves eram armazenadas em um local central onde os funcionários podiam simplesmente pegar o que precisavam. Embora essa abordagem fosse simples, ela oferecia visibilidade limitada sobre quem havia acessado chaves específicas e quando.

Quando as chaves desapareciam, os funcionários precisavam contar com a comunicação manual para determinar quem as havia usado pela última vez. Encontrar respostas frequentemente significava contatar vários colegas e procurar em escritórios, veículos ou pertences pessoais.

Valerie Bertels, Suporte de RH e Administrativo da E-Demonstrations, explica que a empresa buscava uma forma mais eficiente de armazenar, rastrear e recuperar chaves, mantendo a responsabilidade clara para cada evento de acesso.

À medida que a empresa continuava a gerenciar veículos, eventos e projetos temporários envolvendo diferentes equipes, voluntários e parceiros externos, tornou-se cada vez mais importante ter um sistema seguro que pudesse simplificar o acesso, mantendo um registro completo da atividade das chaves.

A E-Demonstrations implementou o sistema SmartBox da Keycafe para substituir seu processo informal de compartilhamento de chaves por um fluxo de trabalho estruturado e rastreável. A empresa agora conta com a Keycafe há seis anos, integrando-a em suas operações diárias.

Com a Keycafe, os funcionários não precisam mais depender de comunicação manual para localizar chaves ou determinar quem tem acesso. O sistema oferece uma visão geral clara da atividade das chaves, permitindo à equipe identificar rapidamente quem acessou uma chave e quando.

Essa visibilidade tornou-se especialmente valiosa para a gestão de frotas, onde a E-Demonstrations pode facilmente rastrear o uso das chaves de veículos e revisar o histórico de acesso sempre que necessário.

A clareza sobre as permissões de acesso e a capacidade de rastrear quem usou quais chaves tem poupado à E-Demonstrations muito tempo e frustração. “Anteriormente, tínhamos de contactar vários funcionários para descobrir quem não tinha devolvido uma chave”, diz Engelen. “Agora, quando uma chave não é devolvida, conseguimos facilmente descobrir quem a pediu emprestado pela última vez.” Engelen também elogia a simplicidade do sistema e acrescenta que menos chaves perdidas significam que a empresa está a poupar dinheiro, não precisando mais de mandar fazer novas chaves. Com as chaves organizadas e controladas, a E-Demonstrations consegue mais facilmente manter-se responsiva às necessidades dos seus clientes.