O Departamento de Polícia de Aransas Pass Rastreia Chaves de Viaturas Usando Keycafe

Com pouco menos de 10.000 residentes, Aransas Pass, Texas, é uma cidade pequena, mas isso não significa que seu departamento de polícia não esteja ocupado. Trinta e dois oficiais, nove oficiais de telecomunicações, dois oficiais de controle de animais, dois funcionários administrativos e um punhado de voluntários combatem o crime, fornecem oficiais de recursos escolares, mantêm a comunidade informada sobre novas portarias, são responsáveis pelos serviços de animais e oferecem aulas de autodefesa para civis.

Com as mãos cheias para manter a comunidade segura, os funcionários do Departamento de Polícia de Aransas Pass não precisam perder tempo procurando chaves. Não apenas as chaves estavam sendo extraviadas, mas os cartões de crédito do departamento também estavam sendo perdidos, resultando em frustração e tempo perdido. Um registro de saída em papel era usado, mas na maioria das vezes era simplesmente ignorado. Além disso, todas as chaves e cartões de crédito estavam disponíveis para todo o pessoal, tornando as permissões e a organização um pesadelo.

A Keycafe SmartBox revelou-se ser a solução perfeita.

“As chaves dos nossos veículos de patrulha estão guardadas na caixa”, diz David Offalter, Gerente de TI da Polícia. “Quando os oficiais entram em serviço, eles encontrarão a chave da sua unidade no aplicativo móvel Keycafe e a retirarão da caixa. No final do turno, eles a devolvem usando o display touch na caixa.” Como cada oficial é identificado pela sua conta Keycafe enquanto logado no aplicativo móvel, o registro digital não pode ser ignorado como o registro em papel era.

O departamento também enfrentava dificuldades para manter os cartões de crédito do departamento seguros, enquanto os tornava disponíveis para funcionários autorizados quando necessário. As SmartBox, com seu estilo de armário, permitem o armazenamento de pequenos objetos além das chaves, então usá-las para cartões de crédito fazia todo o sentido. Agora todas as chaves do departamento são identificadas com um Keycafe fob, e um registro é criado toda vez que uma chave ou cartão de crédito é retirado ou devolvido do compartimento seguro. Além disso, chaves e cartões de crédito agora podem ser restritos a funcionários que são elegíveis para usá-los, eliminando o risco de uso não autorizado.

“A Keycafe foi a única solução que encontramos que oferecia a solução estilo armários”, diz Offalter. “[Ela] é projetada para ser flexível às necessidades do cliente.”

Os oficiais e outros membros da força já não precisam mais se desdobrar quando cartões de crédito ou as chaves dos veículos do departamento desaparecem. Antes de usar o Keycafe, o departamento tinha que enviar um e-mail em massa e esperar que os funcionários respondessem. Graças aos registros gerados automaticamente pelo sistema Keycafe, eles sempre sabem quem pegou uma chave pela última vez. De acordo com o Chefe de Polícia Eric Blanchard, o “nível de frustração do departamento relacionado a essas questões está no seu ponto mais baixo de todos os tempos”.

“Todos adoram o sistema”, diz Offalter. “Ele nos poupou muito tempo no rastreamento de chaves. Agora, se uma chave está faltando, sabemos exatamente aonde ir para encontrá-la.”