Barna BunsComo Barna Buns Alcançou Rastreabilidade Completa de Sua Frota de Veículos com Keycafe
Transporte e Logística
Barcelona, Espanha
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“O maior benefício da Keycafe é o controlo total das chaves em todos os momentos, sabendo onde estão, quem as deposita, e a eficiência do seu levantamento e devolução ao seu devido lugar.”
Óscar Ruiz
Engenheiro de Produção
Sobre Barna Buns
A Barna Buns é uma padaria com sede em Barcelona, especializada em pães de brioche premium para hambúrguer, pães artesanais, doces e produtos de panificação. Fundada a partir de uma longa tradição na panificação, a empresa combina artesanato com produção e distribuição modernas para atender clientes em diversas localidades.
Nicole Arasaki Moromisato é uma Coordenadora de Marketing na Keycafe, especializada nas indústrias de concessionárias de automóveis e gestão de frotas. Ela se concentra em como concessionárias e frotas usam a gestão de chaves para otimizar fluxos de trabalho de serviço, vendas e acesso a veículos.
Desafio
À medida que a Barna Buns expandia as suas operações para fornecer bolos, pastelaria, pão e os seus característicos pães de hambúrguer por toda a Barcelona, a gestão da logística tornou-se cada vez mais desafiadora. Antes de implementar a Keycafe, a empresa guardava as chaves dos veículos da empresa e do armazém numa simples caixa partilhada, onde os funcionários depositavam e recolhiam as chaves manualmente.
As equipas de produção e logística não tinham uma forma fiável de monitorizar a utilização das chaves nem de manter o controlo. Quando um veículo de entrega era necessário, os funcionários simplesmente pegavam na chave apropriada da caixa partilhada. A gestão não tinha registo de quem tinha retirado qual chave ou quem era responsável por um veículo específico em qualquer momento. Esta falta de visibilidade levava ao desperdício de tempo na procura de chaves em falta e criou desafios de responsabilização, especialmente quando um veículo recebia uma multa de trânsito ou estava envolvido num incidente.
Pontos de Dor
- Rastreabilidade Zero — Não havia um sistema para rastrear quem acessava cada chave ou quando.
- Falta de Prestação de Contas — A empresa não conseguia determinar quem era o responsável por um veículo durante incidentes ou situações inesperadas.
- Perda de Tempo — Colaboradores frequentemente gastavam tempo operacional valioso à procura de chaves extraviadas, em vez de se concentrarem nas suas tarefas diárias.
- Erros Comuns — A caixa de chaves desorganizada criou erros evitáveis e chaves de armazém e veículos extraviadas.
Solução
Barna Buns implementou o sistema SmartBox da Keycafe para substituir seu processo anterior de armazenamento manual de chaves por uma solução segura e organizada. A empresa passou de uma caixa de chaves compartilhada para um sistema centralizado onde os funcionários podem acessar e devolver chaves através de seus perfis individuais.
O SmartBox oferece uma maneira simples e confiável de gerenciar as chaves dos veículos e do armazém da empresa, dando à equipe maior visibilidade e controle sobre as operações diárias.
Implementação
- Perfis de Usuário Individuais — Cada funcionário que necessita de acesso a chaves possui seu próprio perfil seguro, garantindo que cada transação de chave esteja vinculada à pessoa correta.
- Registro Automatizado — Cada retirada e devolução de chave é automaticamente registada, criando um histórico completo da atividade das chaves.
- Disponibilidade em Tempo Real — Funcionários e gestores podem confirmar rapidamente se uma chave específica está disponível quando necessário.
- Responsabilidade por Incidentes — Os registros de atividade das chaves fornecem um rastro de auditoria claro, ajudando a empresa a identificar responsabilidade em caso de incidentes com veículos ou outras situações.
“Agora sabemos exatamente quando as chaves são devolvidas, quem as devolveu e se estão disponíveis para a próxima pessoa. Todos os nossos colaboradores aprenderam rapidamente a usar os cacifos Keycafe, e o sistema tem funcionado muito bem.”
Resultado
A Keycafe transformou a forma como a Barna Buns gere o acesso às chaves do seu veículo da empresa e do armazém. O novo sistema substituiu um processo manual pouco fiável por uma solução estruturada e responsável, conferindo à equipa maior confiança nas suas operações diárias. Com uma organização e visibilidade melhoradas, os colaboradores podem agora trabalhar de forma mais eficiente, enquanto a gestão tem a informação necessária para resolver problemas relacionados com as chaves rapidamente e com confiança.
O Resultado
- Completa Rastreabilidade — Visibilidade total sobre a utilização das chaves de veículos da empresa e de armazém.
- Prestação de Contas Aprimorada — Controle claro do acesso às chaves por meio de um registro confiável de atividade.
- Operações Simplificadas — Um processo de gerenciamento de chaves mais organizado que possibilita fluxos de trabalho diários mais fluidos.
- Maior Confiabilidade — Erros reduzidos e um sistema mais confiável para gerenciar ativos importantes da empresa.
- Adoção de Usuários Fluida — Funcionários adaptaram-se rapidamente ao Keycafe SmartBox, tornando a transição simples e eficaz.
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