Como a Phoenix Services SARL Otimizou a Gestão de Chaves da Frota de Scooters com Keycafe

A Phoenix Services SARL coordena uma movimentada frota de scooters usada pelos seus entregadores para transportar mantimentos e refeições aos clientes. Com múltiplos turnos ao longo do dia, a equipa deve gerir um fluxo constante de partidas de scooters, devoluções e entregas de chaves.

Antes de implementar a Keycafe, a empresa não tinha um sistema dedicado de gestão de chaves. Os gestores entregavam pessoalmente as chaves aos entregadores e tinham de identificar qual chave pertencia a qual scooter.

Cada troca era registada manualmente em papel. A equipa anotava a scooter selecionada por cada entregador, juntamente com o seu número de matrícula. Este processo exigia que um gestor estivesse disponível sempre que alguém precisava de iniciar ou terminar um turno.

Transportar e organizar numerosas chaves também tornava a coordenação diária da frota desnecessariamente complicada. A Phoenix Services SARL precisava de uma forma mais eficiente para os entregadores acederem às scooters, ao mesmo tempo que dava aos gestores visibilidade fiável sobre quem estava a usar cada veículo.

A Phoenix Services SARL implementou Keycafe para centralizar o acesso às chaves das suas scooters e automatizar o processo de troca para os entregadores.

Cada entregador recebe um código de acesso pessoal que lhes permite retirar uma chave de scooter diretamente do Keycafe SmartBox instalado na garagem da empresa. Em vez de esperar por um gerente para identificar e entregar uma chave, os entregadores inserem seu código, recolhem a chave apropriada e iniciam seus turnos de forma independente.

Cada transação é registada automaticamente, fornecendo à equipa de gestão um histórico digital da atividade das chaves. Os gerentes podem verificar quem recolheu uma chave de scooter, quando foi retirada e quando foi devolvida.

A aplicação móvel Keycafe também oferece à equipa acesso remoto ao SmartBox. Se for necessária assistência, um gerente pode abrir um compartimento remotamente sem precisar estar fisicamente presente no escritório.

Ao eliminar as entregas de chaves presenciais da sua rotina diária, a Phoenix Services SARL reduziu o trabalho administrativo envolvido em cada mudança de turno. Os gestores já não precisam de carregar inúmeras chaves, combiná-las manualmente com as scooters, ou registar as atribuições de veículos em papel.

Os estafetas podem agora aceder à frota de forma independente e começar a trabalhar mais cedo. Isto é particularmente valioso para uma empresa que gere partidas e retornos repetidos de scooters durante a manhã, tarde e noite.

Os registos automáticos de atividade também melhoraram a responsabilização da frota. A qualquer momento, a equipa de gestão pode verificar qual estafeta tem uma chave de scooter específica e rever quando foi recolhida ou devolvida. Isto dá à empresa uma visão geral mais clara do uso do veículo sem depender de informações escritas à mão.

O acesso remoto ao SmartBox proporciona flexibilidade adicional. Os gestores podem ajudar os estafetas através da aplicação móvel quando necessário, permitindo-lhes supervisionar as operações de chaves mesmo quando não estão no local.

O tempo anteriormente gasto a receber, distribuir e documentar chaves pode agora ser dedicado a entregas e outras prioridades operacionais. Com um fluxo de trabalho seguro e rastreável implementado, a Phoenix Services SARL agora coordena a sua frota ativa de scooters de forma mais eficiente.