困難
多年來，艾爾·帕克福特汽車公司一直依賴人工鑰匙追蹤系統：寫有庫存編號的牛皮紙信封存放在操作員辦公桌的抽屜裡。銷售人員必須登記鑰匙的借出和歸還，但他們經常忘記歸還鑰匙，或者在沒有記錄的情況下將鑰匙交給其他人。
這種過時的方法導致試駕和服務流程經常延誤，鑰匙也經常遺失或遺失。團隊每週都要花數小時尋找鑰匙，讓員工和顧客都感到沮喪。
痛點
- 遺失鑰匙和浪費時間: 員工花費數小時尋找遺失的鑰匙，擾亂了試駕和客戶交接。
- 缺乏問責制: 如果沒有追蹤系統，沒有人知道誰有鑰匙，或鑰匙是什麼時候被拿走的。
- 顧客不滿： 銷售和服務過程中的延誤導致體驗不佳，交易速度變慢。
- 高昂的更換成本： 該經銷商每年在更換遙控鑰匙上花費高達 9,000 美元，每個遙控鑰匙通常花費 400 - 500 美元。
解決方案
在評估了多種鑰匙系統後，Al Packer Ford 最終選擇了 Keycafe，因為它外觀時尚，採用壁掛式設計，軟體操作簡便，並具有即時追蹤功能。而其他競品則體積龐大，佔用地面空間，而且缺乏直覺易用的應用程式。
Al Packer Ford 的每把車鑰匙現在都貼有 Keycafe 鑰匙扣標籤，並存放在 Keycafe 智慧鑰匙盒中，只有授權員工才能透過唯一的 PIN 碼或 NFC 徽章存取。管理人員可以透過 Keycafe 控制面板監控所有鑰匙的流轉情況，並即時了解每把鑰匙的借出或歸還人員。
整個過程非常順暢：
- 從準備部門到達的車輛會被貼上標籤並進行登記。
- 員工可以使用 Keycafe 應用程式或 SmartBox 畫面立即找到鑰匙。
- 每筆交易都會記錄時間、使用者和位置資料。
執行
- 集中式鑰匙追蹤： 每把鑰匙都以數位方式註冊、儲存和即時追蹤。
- 以角色為基礎的存取： 員工只能存取與其部門（銷售、服務或準備）相關的金鑰。
- 智慧通知： 管理人員可立即收到結帳和逾期退貨的提醒。
- 雲端控制面板： 可實現跨部門和跨地點的全面可視化。
- 空間高效設計： 壁掛式 SmartBox 設備可節省人流量大的經銷商區域的地面空間。
“這是我們在關鍵數據追蹤和管理方面做出的最佳決定。”
成果
自從引入 Keycafe 系統以來，鑰匙遺失率下降了 95% 以上，為經銷商節省了數千美元的更換成本，並消除了因鑰匙遺失而造成的延誤。 SmartBox 系統為鑰匙管理帶來了規範化和責任制，使團隊能夠全面了解並掌控日常營運。
員工現在只需幾秒鐘即可完成鑰匙的借出和歸還，即時追蹤使用情況，並確保每次試駕都按計劃進行。管理人員可以隨時查看每位員工持有的鑰匙，從而改善溝通並減少停機時間。憑藉更強大的庫存控制、更快捷的協調和透明的追踪，Al Packer Ford 已從鑰匙管理混亂轉變為全面掌控，運營比以往任何時候都更加順暢高效。
結果
- 鑰匙遺失問題已解決： 從每年數百起減少到僅幾起。
- 完全問責制： 數字日誌顯示誰拿走了每把鑰匙以及何時拿走的。
- 更快的操作： 銷售代表可以立即找到鑰匙並專注於客戶。
- 成本節省： 每年節省數千元的鑰匙更換費用。
- 更好的空間利用率： 壁掛式設備節省了寶貴的經銷商營業場所空間。
