困難
總部位於法國維勒帕里西的恩西斯集團（Ensis Groupe）旗下擁有眾多子公司，經營著一支多元化的車隊。這些子公司包括：克拉門斯（Clamens），從事建築材料回收的公司；以及STPS，一家為GRDF（法國燃氣網路公司）和EDF（法國電力公司）等大型公用事業公司提供服務的公共工程公司。恩西斯集團擁有超過90輛汽車和480名員工，其營運需要司機、機械師和管理人員在多個部門和班次之間進行日常協調，包括夜間和緊急待命工作。
該公司過去一直依賴人工方式管理車輛鑰匙，並使用實體看板和辦公室儲物櫃。司機經常隨意放置鑰匙，忘記歸還，或將鑰匙轉手他人保管，導致車輛可用性難以確定。當需要重新分配、維修或緊急派遣卡車時，由於無法確定鑰匙的下落（甚至不確定鑰匙是否在現場），造成了延誤、內部摩擦和服務中斷。
痛點
- 缺乏可追溯性： 車鑰匙經常在司機之間非正式地交換，沒有記錄，這使得追蹤車輛使用情況和確保問責制變得困難。
- 未歸還或遺失的鑰匙： 鑰匙被遺留在個人儲物櫃中或根本沒有歸還，導致車輛重新分配延遲，並擾亂了車間的日程安排。
- 不受控制的存取： 鑰匙存放依賴開放式板或不安全的投放點，無法以角色、車輛或一天中的時間限制存取。
- 行政負擔： 車隊經理經常需要手動解決與鑰匙相關的問題，這給他們的日常職責增加了耗時的任務。
解決方案
為了規範和保障鑰匙管理，Ensis Groupe 在其 Clamens 和 STPS 營運中心部署了 Keycafe SmartBox 系統。現在，司機、維修人員和調度經理每天都使用該系統，透過安全可靠的登入方式取還鑰匙。
每個使用者都會被指派一個唯一的PIN碼，該PIN碼與其角色和職責相關的特定權限綁定。例如，駕駛員只能看到與其分配車輛相關的鑰匙，且存取權限僅限於特定時間段。維修團隊可以取得任何維護所需的鑰匙，而調度員可以透過Keycafe應用程式遠端授予或撤銷存取權限。
這種配置確保只有授權人員才能接觸鑰匙，每筆交易都清晰可見。 SmartBox 系統以標準化、可稽核的工作流程取代了非正式的做法，從而提高了安全性、問責制和營運控制。
Clamens 和 STPS 的實施
- 基於角色的存取控制： 每個使用者都會根據其角色（例如司機、車間工作人員或經理）被添加到 Keycafe 系統中，並擁有特定的權限，從而限制其只能存取所需的鑰匙。
- 計劃訪問窗口： 訪問時間可根據每個用戶的輪班或職責進行定制，確保鑰匙僅在需要時可用，並提高監督效率。
- 遠端管理： 調度員和 IT 人員使用手機和電腦上的 Keycafe 應用程式來管理存取權和即時解決問題，即使在工作時間之外也可以。
- 跨部門共享使用： 除了司機之外，車間團隊和夜班員工也依靠該系統來取回車輛鑰匙，而無需四處尋找同事或主管。
“我們可以清楚地看到鑰匙的流轉過程。在應用程式中，我可以看到鑰匙何時插入、何時取出以及是誰插入的。這很重要。”
成果
Ensis Groupe 在其 Villeparisis 營運中心全面推廣 Keycafe 系統後，徹底改變了司機、經理和維修人員的鑰匙管理方式。非正式的交接和不安全的儲存方式被結構化、可追溯的系統所取代，使用戶能夠獨立取得所需的鑰匙，而管理員則完全掌控權限和存取視窗。這對於夜班和週末班次尤其重要，值班團隊可以立即取回鑰匙，無需現場管理人員支援即可繼續運作。
新系統也提升了跨團隊協作效率。調度員能夠根據車輛可用性快速重新分配車輛，維修人員也能根據需要取回維修鑰匙，所有這些都不會中斷工作流程。憑藉清晰的流程和集中化的存取權限，鑰匙管理變得更加快捷、安全，並且對所有相關人員來說都更加可靠。
結果
- 全面系統採用： 現在 100% 的鑰匙都透過 Keycafe 存放和取回，消除了員工之間的非正式交流。
- 鑰匙損失大幅減少： 遺失或遺忘的鑰匙減少了 80% 以上，顯著提高了日常可靠性。
- 日常營運節省時間： 預計管理關鍵存取權限和協調所花費的時間減少 30%。
- 提高可見度和問責： 即時追蹤關鍵動態可確保安全存取並支援內部監督。
