困難

隨著短期租賃管理公司Heiwa Group從Airbnb租賃業務拓展到旅館業，他們面臨新的營運挑戰。位於錫耶爾的郵政酒店（Hôtel de la Poste）的所有客人通道都需要集中在一個地點，這與他們之前分散在瑞士法語區各地的公寓組合截然不同。

傳統上，飯店房間鑰匙都是由客人親自到前台辦理入住手續的。這種方式在特定時段內行之有效，但對於只有15間客房的小型飯店來說，很快就顯得侷限。客人經常希望在前台營業時間之外抵達，而維持24小時前台服務在經濟上是不可行的。

Heiwa的目標並非消除人際互動，而是對其進行補充。他們希望在確保飯店即使在員工缺勤的情況下也能順利運營，同時為客人提供更大的靈活性，並且不影響安全性和專業性。

痛點

• 接待時間有限： 現場交接鑰匙需要工作人員在場，因此難以接待遲到或早到的客人。
• 營運效率低： 員工時間被人工辦理入住手續所消耗，而不是用於提供更高價值的賓客服務。
• 缺乏彈性，無法滿足客人的需求： 旅客越來越期望獲得現代飯店常見的自助服務和全天候存取選項。

解決方案

平和集團一直在尋找一套既自動化又可靠的鑰匙管理系統，最後選擇了Keycafe。他們也考慮過其他方案，例如在每扇門上安裝智慧鎖，但由於安裝成本高昂、基礎設施要求複雜以及在不同類型物業上的適用性有限，很快就放棄了這些方案。

Keycafe以其集中式電子鑰匙櫃設計、低廉的基礎設施成本和易於實施的特點脫穎而出。 Heiwa無需更換所有鎖具，只需在飯店大廳安裝一套安全可靠的系統即可實現門禁數位化。

如今，Keycafe 在飯店的入住流程中扮演著核心角色。房客可以選擇在前台辦理傳統入住手續，也可以選擇完全自助式入住體驗。透過 Keycafe 和 Hostaway 的集成，系統會自動發送訊息，為客人提供房門使用說明和一個僅在 Hostaway 入住和退房時間段內有效的 Keycafe 專屬代碼，方便客人隨時取回房卡。

平和集團的實施

• 24/7 自助入住： 客人將收到自動說明和安全代碼，以存取 Keycafe 電子鑰匙櫃。
• 集中式鑰匙控制： 所有飯店房間鑰匙都存放在一個安全的地方，並進行追蹤和管理。
• Hostaway 集成： Heiwa 使用 Keycafe 與 Hostaway 的集成，可自動與客人溝通並將預訂與鑰匙訪問代碼同步。

成果

在使用Keycafe的最初幾週內，Heiwa集團的營運效率就得到了顯著提升。辦理入住手續相關的干擾顯著減少，客人也對系統的簡單性和自主性給予了正面評價。

前台開放時間縮短，但未限制客人入住，使員工無需在深夜或臨時加班。即使員工因病或排班空缺無法提供服務，客人仍可輕鬆入住客房。

除了提升效率，Keycafe 還幫助飯店實現了形象現代化。透過擁抱數位化，同時保留可選的面對面服務，Heiwa 成功地將一家傳統的瑞士酒店帶入了 21 世紀，而沒有犧牲熱情好客的待客之道。

結果

• 減少員工工作量： 減少手動登記和鑰匙交接，每週節省員工數小時時間。
• 24/7 賓客參觀： 賓客可隨時抵達，無 24 小時接待櫃檯服務。
• 提高運作可靠性： 幾乎消除了與鑰匙相關的緊急情況，提高了員工的安心感。