困難

BGA Location是一家在波爾多地區營運的汽車租賃公司，旗下擁有約300至400輛汽車和多用途車輛，分佈在多個租賃點。其核心業務是為個人和企業客戶提供靈活可靠的租賃服務。由於租賃點眾多且車輛數量龐大，公司很快就面臨物流和營運方面的挑戰，導致效率下降，客戶體驗受到影響。

在採用 Keycafe 之前，該公司完全依賴人工鑰匙管理，這導致對現場員工的依賴性極強。車輛取也嚴格遵循辦公時間，限制了客戶的靈活性，並造成了日程安排上的瓶頸。每次租賃都需要員工在場交接鑰匙，這增加了工作量，降低了營運效率。此外，由於無法即時掌握車輛歸還情況，難以準確追蹤車隊。這些挑戰影響了營運效率、自主性，並最終影響了客戶體驗，凸顯了對更自動化和靈活的解決方案的迫切需求。

痛點

• 高度依賴員工： 員工必須在場才能完成關鍵交接工作
• 限制存取時間： 顧客受限於機構的營業時間。
• 免鑰匙追蹤： 無法查看誰領取或歸還了鑰匙
• 安全漏洞： 無法提供鑰匙歸還或車輛交接的證明
• 營運效率低： 人工流程減慢了租約和退貨速度。

解決方案

BGA Location 採用了 Keycafe 的 SmartBox 鑰匙管理系統，實現了車輛鑰匙管理流程的完全自動化。

租賃合約簽訂後，團隊會向客戶發送：

• 租賃概要
• Keycafe 產生的唯一存取程式碼

客戶隨後即可自行取車，只需在智慧取車箱 (SmartBox) 輸入密碼即可打開存放車鑰匙的置物櫃。每把車鑰匙都配有一個 Keycafe 鑰匙扣，用於識別鑰匙，從而在整個租賃期間實現安全追蹤。

車輛歸還時，顧客只需在智慧儲物櫃上掃描Keycafe鑰匙扣，儲物櫃就會自動打開，鑰匙也會自動交還，無需任何工作人員幹預。

BGA位置實施

• 自助取還鑰匙： 顧客可自行取還鑰匙
• 全天候存取： 不受營業時間或現場工作人員的限制
• Smart Key Tracking: Each key is linked to a Keycafe fob that identifies the key at pickup and drop off
• 即時通知：
  • 客戶名稱
  • 行車執照
  • 返回時間
  • 鑰匙存放影片證明
• Centralized Control: Full visibility across agencies and fleet

成果

Keycafe 徹底改變了 BGA Location 的營運模式。

該公司大幅減少了對現場人員的依賴，並實現了租賃和歸還流程的自動化。從合約驗證到車輛歸還，整個租賃流程現已全部自動化。

這一轉變帶來了以下結果：

• 節省時間
• 更大的行動自由
• 可衡量的投資報酬率
• 更流暢、更專業的客戶體驗

Keycafe 還提供了全面的車隊可視性，使團隊能夠知道車輛在哪裡、誰在使用它們以及何時歸還：這比他們以前的手動系統有了很大的改進。

結果

• 人員配備限制減少： 現場辦公需求減少
• 全面車隊控制： 即時查看車輛使用情況
• 安全措施改善： 透過視訊證據驗證鑰匙存放狀況
• 提升顧客體驗： 更快、更簡單、更全自動的租賃服務