困難
隨著 Assia UNA 擴大其家庭醫療保健服務，車輛使用管理變得日益複雜。由於多達 100 輛車分佈在四個不同的服務分支機構，協調和監督對於日常運作至關重要。
此前，公司並沒有建立結構化的鑰匙管理系統。車輛鑰匙可以隨意取用，既沒有追蹤也沒有責任追究。雖然在小規模規模下尚可管理，但隨著公司員工人數超過500人，這種方式很快就難以為繼。
每天早上，護理人員和護士都需要取回車鑰匙才能開始巡診。有些車輛會根據排班情況連續使用數天。由於缺乏即時訊息，管理人員無法清楚知道在任何特定時刻誰在使用哪輛車。
這種管控缺失導致營運效率低下和安全隱患，尤其是在臨時工、替補人員和短期員工需要存取權限的情況下。管理分佈在四個獨立地點的鑰匙進一步增加了後勤方面的挑戰。
Assia UNA 需要一個安全、結構化且易於使用的系統，能夠為所有站點的車輛管理帶來可視性和一致性。
痛點
- 無結構化金鑰管理： 金鑰可自由存取
- 缺乏視覺性： 無法即時追蹤車輛使用情況
- 安全風險： 特別是在臨時或短期員工方面
- Multi-Site Complexity: Four separate service branches
解決方案
在對鑰匙管理系統供應商進行全面的市場調查後，Assia UNA 最終選擇了 Keycafe，因為它兼具簡潔性、功能性和成本效益。所有四個服務分公司都部署了 SmartBox 智慧鑰匙盒，實現了全公司鑰匙管理的標準化。每把車鑰匙都安全地存放在 SmartBox 智慧鑰匙盒中，並按服務分公司和部門進行分類，確保員工只能使用分配給其團隊的車輛。
存取權限直接透過平台進行管理。管理員可根據角色和部門分配使用者權限，只需點擊幾下即可授予、修改或撤銷存取權限：這對於臨時工和替補人員來說至關重要。每位護理人員或護理人員都會收到一個個人訪問碼；到達後，他們在智慧儲物櫃 (SmartBox) 輸入訪問碼，查看他們有權使用的車輛，相應的儲物櫃會在幾秒鐘內自動打開，無需管理人員監督。
如果車輛連續多日被分配，系統會持續即時追蹤分配情況。管理人員可以立即查看車輛的分配情況，包括車輛的分配時間、分配日期以及是否已歸還。這種結構化的設置兼顧了員工自主性和集中監管，提供了一個可擴展、安全且用戶友好的解決方案，既能支援日常運營，又能滿足未來的發展需求。
亞美尼亞聯合國協會的實施
- 在 4 個地點部署智慧盒： 在所有四個服務分公司安裝了智慧盒，以實現金鑰管理的標準化和集中化。
- 為 500 多名員工提供安全存取： 車輛鑰匙按分公司和部門進行管理，確保員工只能存取分配給其團隊的車輛。
- 暫時和取代員工的受控存取權限： 權限依角色和部門分配，並可隨著人員變動立即授予或撤銷。
- 簡化日常鑰匙領取和歸還： 護理師和護理人員使用個人存取代碼在幾秒鐘內取回授權鑰匙，無需監督。
- 即時車輛分配追蹤： 管理人員可以立即查看所有地點的人員擁有哪輛車，包括多日分配。
“Keycafe 為我們節省了組織和日常運營方面的實際時間。”
成果
Keycafe 的實施立即為 Assia UNA 的車輛運作帶來了規範化和管控。原本開放式的系統現在已全面規範化、安全可靠，並且在所有四個辦公地點均可追蹤。員工只能使用他們被授權的特定車輛，從而消除了鑰匙不受限制使用的風險。
現在，該組織受益於即時車隊資訊視覺化，管理人員可以即時查看每輛車的駕駛員和用車情況，包括多日用車安排。這種透明度提高了協調效率，並降低了日常營運的不確定性。
早晨的鑰匙發放流程更加快捷高效，節省了行政時間，使員工能夠專注於提供護理服務。醫院擁有超過500名員工，包括臨時工和替補人員，可控制且可追溯的存取權限顯著加強了安全性和問責制。
總體而言，該解決方案提供了一個可擴展且可靠的系統，支援 Assia UNA 的發展，同時增強營運效率和專業性。
結果
- 結構化與安全金鑰管理： 在所有地點以受控的、基於權限的系統取代了開放式金鑰。
- 車輛分配的完全可見性： 管理人員可以隨時立即查看誰擁有哪輛車，包括多日任務。
- 節省日常營運時間： 更快的鑰匙分發減少了行政工作量，簡化了早晨的出發流程。
- 降低臨時員工的風險： 存取權限依角色分配，可立即調整，確保車輛安全使用。
- 四個地點運作效率顯著提高： 標準化流程改善了所有服務分支機構的協調和控制。
