困難
在 Keycafe 出現之前，Price is Right Rental 依賴傳統的鑰匙箱和當面鑰匙交換來管理客戶車輛的鑰匙。管理密碼需要使用電子表格，並且每週都要手動編程。由於沒有遠端管理選項，營運長 Joel Price 在三家門市每月都要花費數小時手動更新多個鑰匙盒的密碼。
顧客經常前往舊式鑰匙盒歸還鑰匙，卻發現密碼已失效，導致延誤和不滿。團隊還需應對偶爾發生的鑰匙盒故障，這些故障會中斷營運。這不僅影響了顧客滿意度，還增加了員工的工作時間，並在繁忙時段增加了額外的營運步驟。
人工操作流程也使得追蹤哪些鑰匙可用變得困難，這在租賃高峰期增加了不確定性，並減慢了車輛週轉速度。
痛點
- 浪費時間： 每月需要手動為多個密碼箱編程代碼。
- 流程複雜： 無法遠端訪問，需要不斷追蹤每個程式碼所屬的周數。
- 顧客困惑： 回頭客常使用密碼錯誤的過時密碼箱。
- 運轉中斷： 保險箱偶爾會故障，造成暫時問題。
解決方案
Price is Right Rental 選擇 Keycafe 是因為其遠端管理功能和實用且便利的智慧鑰匙盒設計。該系統提供了一種簡單直接的取還鑰匙方式，無需等待工作人員。每次車輛預訂都會產生一個唯一的代碼，該代碼會發送給客戶，客戶只需在智慧鑰匙盒 (SmartBox) 上輸入代碼即可取還鑰匙。
戶外封閉式設計增強了防風雨性能，讓顧客隨時可以使用 Keycafe 設備。這不僅支援非營業時間租賃，還能確保即使團隊成員不在現場或在其他地點工作，業務也能正常運作。員工會在鑰匙歸還時收到通知，如有需要，也可以查看影片確認。 「Keycafe 的這項功能讓我們感到非常安心，因為我們知道任何人都可以隨時使用，」營運長 Joel Price 表示，這體現了團隊對新流程的信心。
Price is Right Rental 的實施
- 集中追蹤： 每把新車鑰匙都會加入到 Keycafe 控制面板，以便鑰匙活動集中在一個地方。
- 室外通道： 本單元位於防風雨的封閉空間內，方便客人隨時安全出入。
- 歸還提醒： 當鑰匙被歸還時，工作人員會收到通知，幫助他們了解進出的車輛。
- 錄影： 內建錄影功能可顯示誰歸還了每把鑰匙，從而在出現問題時提供清晰度。
“過去幾個月我們沒有遇到任何問題，而且大大減少了我們運營的關鍵部分。”
成果
Keycafe 取消了管理密碼箱密碼的繁瑣人工工作，讓團隊能夠騰出更多時間專注於車輛準備和客戶服務。員工不再需要處理每月的密碼編程、密碼箱故障或每週密碼更新安排等問題。
這項改變也改善了客戶的租車體驗，取車和還車流程更加順暢，新的系統也增強了客戶對公司營運的信心。 Joel認為Keycafe是一項重要的競爭優勢，他指出：“與其他租車公司相比，單憑Keycafe一項，我們就足以脫穎而出。”
結果
- 營運收益： 前兩個月工作流程改善，客人鑰匙交接時間減少了 80%。
- 可靠的系統： Keycafe SmartBoxes 未回報任何問題，而之前每月有兩個鎖箱問題。
- 更好的客戶體驗： 客戶發現流程快速且現代化，常常對它的簡單程度感到驚訝。
- 更強大的外觀： Keycafe 的設定流程比以前的方法更加完善和有條理。
- 未來計畫： 隨著公司的發展，Keycafe 計畫擴展到所有地區。
