Keycafe

困難
困難

Kindergarten Sumire 由社會福利公司長田長崎經營,是一個專注於 0-5 歲兒童情緒發展的學前和課後計畫。該公司以作為幼兒的第二個家而自豪,提供英語口語/聽力課程、烹飪營養課程、Eisar 課程(沖繩群島的傳統舞蹈)和藝術課程。堇幼兒園把在職家長放在第一位,在為孩子提供教育服務的同時,始終努力讓家長受益。

在幼兒園,營運重點是透過資訊和通訊技術提高效率和安全性。為了實現這一目標,每位員工都配備了一台 iPad 來執行各種任務。 Keycafe最初的推出是為了方便早班/晚班教師之間的鑰匙交換,並對敏感區域和車輛的鑰匙使用實施問責。

解決方案
解決方案

入口門、安全鎖、車輛和倉庫的鑰匙都存放在幼兒園 Sumire 的 SmartBox 中。所有員工都註冊了自己的 Keycafe 帳戶,並且根據員工資歷和職責設定對鑰匙組的存取權。例如,只有定期需要駕駛的司機和其他工作人員才有權使用車鑰匙,從而防止未經授權訪問校車和其他車輛。同樣,校園敏感區域的鑰匙只有獲得所需許可的授權工作人員才能使用。

工作人員使用 iPad 上的 Keycafe 應用程式在 SmartBox 上啟動鑰匙領取和歸還操作,並檢查任何鑰匙的即時狀態。這使他們可以在嘗試拿起鑰匙之前查看鑰匙是否可用或正在使用。 Keycafe 還提供日誌,顯示最後一次使用鑰匙的人以及時間,因此可以隨時追蹤遺失的鑰匙。

在實作Keycafe之前,Kindergarten Sumire將各種軟體的通知集中到Slack中,因此他們自然地使用Keycafe的簡單API以同樣的方式整合金鑰管理通知。這使得整個團隊能夠始終掌握有關任何鑰匙的位置或狀態的最新資訊。

成果
成果

自從Keycafe實施以來,Sumire幼兒園的鑰匙管理效率就已經顯著提升了。借助 Keycafe SmartBox 和 iPad 上的應用程序,工作人員可以快速存取所需的鑰匙,從而避免浪費時間尋找放錯地方的鑰匙。透明的管理系統具有即時追蹤和使用者日誌功能,在員工之間營造了一種問責文化,從而減少了鑰匙遺失或錯放的情況,並提高了整體營運效率。現在嚴格限制授權人員進入學校的敏感區域和車輛,從而降低了未經授權使用的風險。

Keycafe 的 API 與學校的 Slack 通訊平台集成,促進了團隊之間的無縫協調。鑰匙的任何移動都會立即傳達給整個團隊,進一步增強每個成員的責任感。該系統還可以在緊急情況或異常關鍵活動時快速回應,有助於幼兒園的整體安全和高效運作。透過 Keycafe,Kindergarten Sumire 實現了利用科技提高營運效率和安全性的目標,讓員工和家長更加放心。

「除了日常的鑰匙領取和歸還之外,當員工離開或加入時鑰匙訪問的創建和終止也變得更加順利。這是意外的收穫。」幼稚園園長莫穆先生說。

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