困難
位於馬德里的Shelter Garage專門從事經典車和跑車的保養和維護。最初，它是一家車輛存放車庫，後來業務拓展至包括精細美容、修復、車身貼膜、拋光、買賣以及特殊改裝等服務。隨著四家分店的開設和需求的不斷增長，其關鍵的交接流程逐漸成為瓶頸。
在採用 Keycafe 之前，Shelter 團隊依賴人工和臨時方法來管理車輛鑰匙。鑰匙要麼被藏起來，要麼需要當面交接，這既耗時，又容易造成鑰匙遺失或溝通不良。該公司需要一種能夠幫助他們擴展規模、提高安全性並消除與實體鑰匙交接相關的低效率問題的解決方案。
痛點
- 缺乏可見性： 無法追蹤金鑰何時或由誰存取。
- 時間消耗： 人工協調導致顧客和員工無法及時使用車輛。
- 安全性問題： 隱藏或非正式交換金鑰會導致風險和不確定性。
- 客戶服務延誤： 員工必須等待客戶，或客戶必須等待員工，這造成了摩擦和時間浪費。
解決方案
為了應對這些挑戰，Shelter Garage 在其所有設施中部署了 Keycafe 的 SmartBox 系統。這個數位化鑰匙管理平台提供了集中控制，使團隊能夠為員工和客戶分配、追蹤和管理鑰匙交接。
入駐流程非常簡單：客戶建立 Keycafe 帳戶，接受系統操作指導，隨時存取自己的車鑰匙。在 Shelter Garage 內部，員工將 Keycafe 用作鑰匙物流中心。每位員工都清楚如何拿還鑰匙，無需其他團隊成員的協助。清晰的流程減少了乾擾，使日常營運更有效率。
避難車庫的實施
- 輕鬆上手： 新客戶只需接受一次設定指導，即可立即輕鬆地自行使用系統。
- 自助服務存取： 客戶無需親自協調即可交接鑰匙。
- 集中式鑰匙中心： 員工使用 SmartBox 系統安全地取得車輛鑰匙以進行服務。
- 受控權限： 客戶只能存取自己的車輛，而員工則根據其角色擁有更靈活的存取權限。
“Keycafe 對我們來說不僅僅是一個工具，更是一個戰略合作夥伴。我們與 Keycafe 共同成長，每天都依賴這個系統來確保運營順暢。”
成果
Keycafe迅速成為Shelter Garage日常營運中不可或缺的工具。透過實現鑰匙交接的自動化和數位化，團隊消除了人工系統中的低效環節，並全面掌控了涉及顧客或員工鑰匙的每一次互動。根據Shelter Garage營運長Guillermo Encina介紹，他們已成功將鑰匙管理相關的營運成本降低了85%。
新系統讓 Shelter Garage 有信心在不增加行政工作量的情況下擴展服務。客戶和員工都輕鬆接受了這項技術，系統本身也成為了一個賣點。 Iván Fiestas 指出，客戶很欣賞該系統的實用性，這成為了「他們選擇我們車庫的一個重要原因」。
該團隊與 Keycafe 合作不斷擴展，實施了最新的 SmartBox 型號，並在各個地點應用了該技術。
結果
- 操作控制： 完全了解誰在何時存取了金鑰，有助於快速解決問題並避免金鑰遺失。
- 可擴展性: 團隊現在可以服務更多客戶，而無需額外的協調或耗時的手動任務。
- 改善顧客體驗： 顧客享有自助服務的獨立性與便利性。
- 員工自主性： 員工不再依賴彼此來尋找或取得鑰匙，從而提高了工作效率。
- 品牌差異化： Keycafe 現在是新客戶進駐時的價值主張的一部分。
