困難
作為國內最大的飯店管理公司之一，Concord Hospitality 深知傳統員工鑰匙管理方法的缺點。他們的財產依賴電子表格、紙本日誌和大型、不安全的鑰匙箱等繁瑣的系統。這些流程導致效率低下，包括無法追蹤權限以及難以讓員工對遺失的金鑰負責。
如果沒有可靠的系統，安全性始終是管理階層心中的一個擔憂。主鑰匙放錯地方或遺失可能會危及客人安全和財產完整性，而缺乏即時追蹤會阻礙營運透明度。該公司需要一個可擴展的解決方案來管理其龐大資產中的大量金鑰。
痛點
- 無金鑰安全： 傳統方法無法提供即時追蹤，導致潛在的安全漏洞。
- 缺乏責任感： 由於沒有鑰匙使用的證據或記錄，工作人員無法對鑰匙遺失或不明原因的使用承擔可靠的責任。
- 耗時的管理： 手動管理金鑰需要大量時間和精力，幾乎沒有好處。
解決方案
Concord Hospitality 將 Keycafe 的鑰匙管理系統整合到密西根州新開業的雙酒店 - AC Hotel by Marriott 和 Hyatt House Lansing 中 - 從一開始就確保簡單而強大的鑰匙控制。員工很快就適應了該系統，該系統只需要很少的培訓，只需幾分鐘即可分配 PIN 並演示觸控螢幕操作。
輪班開始時，員工打卡上班，然後立即前往 SmartBox 並輸入 PIN 碼，領取當天分配的鑰匙。輪班結束時，鑰匙會以同樣的方式歸還。經理使用 Keycafe 應用程式即時監控所有金鑰的使用情況，並在需要時變更存取權限。這種數位轉型提高了問責制、安全性和工作流程效率。
康科德酒店集團的實施
- 安裝簡單： 從拆箱到準備使用，SmartBox 均在 2 小時內完成壁掛式安裝並連接到雲端。
- 輕鬆訓練： 員工在 5 分鐘內即可學會如何使用系統，並具有直覺的觸控螢幕和 PIN 功能。
- 遠端追蹤： 經理使用桌面和行動應用程式即時監控關鍵活動並遠端解決延遲退貨等問題。
「我只需要 5 分鐘就可以培訓一個人，這非常非常簡單。這樣可以節省很多勞力”
成果
自從採用 Keycafe 以來，Concord Hospitality 旗下 20 多家飯店的安全性和營運效率都得到了顯著提高。密鑰追蹤現已自動化，使管理人員能夠審核使用情況並立即主動解決差異。該系統透過消除手動記錄和追蹤流程，節省了大量的勞動力時間。
授予關鍵區域存取權限的主金鑰現在儲存在 SmartBox 中並進行記錄，從而減少了未經授權存取的可能性。管理人員喜歡即時通知和遠端系統控制帶來的安心。
對於總工程師 Kevin Krause 來說，Keycafe 已成為他日常生活中必不可少的工具：「知道鑰匙在哪裡以及何時拿起它們，對我來說這是最大的好處。如果您使用的系統與 Keycafe 不同，那麼您就錯過了。
結果
- 提高安全性： 鑰匙追蹤減少了未經授權的存取風險，增強了客人安全和財產保護。
- 減少勞動力： 透過消除手動關鍵管理流程節省的工時轉化為更好的營運重點。
- 增強問責： 員工現在負責金鑰的使用，並透過即時數據和視訊片段支援審核。
