困難

恩格爾與福克斯是全球房地產公司，業務遍及30多個國家，提供高端房地產服務。在其馬德里辦事處，他們致力於簡化房地產顧問團隊使用的房產鑰匙管理流程。目標很明確：實現鑰匙交接自動化，提高日常營運效率，擺脫對人工操作的過度依賴。

此前，所有鑰匙管理工作均由前台工作人員手動完成，他們使用模擬系統追蹤和分發鑰匙。這造成了流程瓶頸，並給團隊帶來了沉重的行政負擔。由於員工每天都要頻繁地進行鑰匙的收發，恩格爾與福克斯公司尋求一種能夠提高責任落實、減少人為錯誤並優化內部協調的系統。

馬德里辦事處的 IT 技術員胡安·聖馬丁·里科解釋了他們的問題：“我們想要一種方法來自動化這個過程，以便加快速度，同時又不會給我們的前台工作人員或其他任何人帶來麻煩。”

痛點

• 員工的手動工作量： 前台人員全權負責管理和追蹤鑰匙交接。
• 週轉時間慢： 等待工作人員交接或接收鑰匙給顧問造成了延誤。
• 視覺性有限： 難以監控鑰匙交接，並確保鑰匙的持續歸還與取回。
• 出錯風險： 手動操作增加了鑰匙遺失或錯放的幾率。

解決方案

為了提高效率和責任感，恩格爾與福斯馬德里分公司在其辦公室部署了Keycafe SmartBox鑰匙管理系統。其目標是在確保全面管理監督的同時，為代理人提供直接、安全的鑰匙存取權限。

借助 Keycafe，員工現在可以使用個人存取碼或使用者徽章來取還鑰匙，而無需前台人員參與。所有操作都會即時記錄，方便管理團隊監控使用情況並優化工作流程。 SmartBox 的錄影功能進一步增強了責任追溯性，為每次鑰匙操作提供視覺化確認。

Engel & Völkers 的實施

• 獨立存取： 代理人使用唯一的存取代碼或 ID 徽章來取回和歸還鑰匙，無需工作人員協助。
• 影片擷取： SmartBox 會記錄每筆交易，以便進行更嚴格的監管。
• 數位記錄： 鑰匙存取即時記錄，以便更好地追蹤和報告。
• 僅限代理金鑰處理： 只有授權的團隊成員才能處理金鑰，從而確保完全的內部控制和可追溯性。

成果

Keycafe幫助Engel & Völkers Madrid有效掌控了其核心營運環節：物業門禁。透過消除人工鑰匙管理的瓶頸，他們提高了團隊效率並降低了出錯風險。

「我們在使用 Keycafe 時所體驗到的最大好處是速度、管理和控制，」Juan San Martin Rico 解釋道。

透過監控各項活動並減少對員工在每筆關鍵交易中的依賴，釋放了寶貴的資源，而數位化審計追蹤則提高了內部問責制。經紀人現在可以自助取用鑰匙，並能更有效率地安排看房，避免後勤延誤。

結果

• 節省時間： 更快的鑰匙領取和歸還減少了日常乾擾。
• 減少錯誤： 自動化消除了人工跟踪，最大限度地減少了錯誤。
• 團隊協調： 清楚的使用日誌可以改善規劃和可見度。
• Accountability: Video and digital records create trust and transparency.