困難
Student Factory在法國各地經營20棟公寓，為需要靈活住宿的學生和短期訪客提供服務。這些公寓雖然提供現代化的全套服務，但並非24小時接待櫃檯服務。這項限制為鑰匙交接帶來了嚴重的後勤問題，尤其是在非辦公時間抵達的客人。
由於客人抵達時間難以預測——通常深夜——原有的當面交接鑰匙系統已無法滿足需求。員工要嘛必須加班，要嘛需要協調複雜的手動鑰匙交接工作。缺乏簡化的流程不僅影響了客人的體驗，也降低了團隊的營運效率。
痛點
- 沒有 24/7 全天候前台： 由於無法全天候安排前台人員，導致非營業時間到達的客人無法獲得服務。
- 營運中斷： 員工經常被打斷或被迫延長輪班時間以適應遲到者，導致排班困難和效率低下。
- 到達時間不可預測： 客人經常不遵守他們所聲明的到達時間，導致難以手動協調及時的鑰匙交接。
解決方案
為了應對這些挑戰，Student Factory 在其所有門市部署了 Keycafe 鑰匙管理系統。 Keycafe 憑藉其簡潔性、可靠性以及為客人提供自主鑰匙存取權（無需工作人員在場）的功能，在眾多鑰匙管理解決方案中脫穎而出。
工作流程現已高度簡化：確認客人預訂後，Keycafe應用程式會產生一個唯一的取鑰匙碼。客人抵達飯店後，無論何時，均可使用此取鑰匙碼從大廳的SmartBox智慧鑰匙櫃中取走房卡。退房時，客人可以使用相同的取鑰匙碼歸還房卡，也可以將房卡留在房間內，或直接交給飯店工作人員。
這種自動化使得 Student Factory 團隊能夠保持靈活性和移動性，並確信關鍵資訊交換能夠安全且有效率地處理。
學生工廠的實施
- 到達前鑰匙設定： 工作人員會根據預訂日期提前準備鑰匙卡，並使用 Keycafe 的應用程式分配唯一的取貨代碼。
- 客人自主性： 客人透過電子郵件或簡訊收到存取代碼，並在抵達時從 Keycafe SmartBox 中獨立取回鑰匙。
- 靈活的歸還方式： 客人可以將鑰匙放回 Keycafe 儲物櫃、留在房間內或交給工作人員（如有）。
“最大的優勢在於可以離開辦公室，因為我們總是到處奔波，而且客戶可以完全獨立地取回鑰匙並進入他們的公寓。”
成果
自從啟用 Keycafe 系統以來，Student Factory 無需再安排專門負責發放鑰匙的夜間工作人員，大幅節省了營運成本。客人可以按照自己的時間安排抵達，無需等待或與工作人員協調，從而提升了整體入住體驗。
該系統已被證明對客人和員工都可靠且簡單。客人覺得取鑰匙流程直覺易懂，並且能夠獨立辦理入住手續。現在，客人的諮詢和擔憂主要集中在住宿品質和設施方面，而非鑰匙管理——這清楚地表明，鑰匙管理已不再是令人頭痛的問題。
結果
- 降低人員配備成本： 無需僱用夜班人員進行關鍵交接，大幅降低了勞動成本。
- 提升賓客體驗： 賓客可隨時入住，確保無論抵達時間如何，都能享受便利的入住體驗。
- 提高營運效率： 員工可以在營業時間內專注於物業管理和客戶服務，而不會受到與關鍵物流相關的干擾。
