Défi

Opérant sur plusieurs sites à travers le Canada avec des centaines de véhicules allant et venant régulièrement de ses installations, Somerville Auto Group était confronté à des défis constants liés à la mauvaise gestion des clés dans sa flotte diversifiée. Avec 83 employés s'occupant d'une variété de camions, fourgonnettes et autres véhicules utilitaires destinés à la location et au crédit-bail, le suivi manuel des clés à l'aide de crochets muraux était non seulement exigeant en main-d'œuvre, mais également sujet aux erreurs humaines.

Dean Earle, directeur des opérations de la flotte nationale, se retrouvait souvent, avec son équipe, à perdre de précieuses heures chaque jour à chercher des clés égarées, à essayer de savoir qui avait pris une clé en dernier lieu et à quel moment. Cela a entraîné de fréquents problèmes de communication et des retards opérationnels, affectant finalement les clients.

L'impact financier du remplacement des clés perdues, la perte de temps pour le personnel et la frustration au sein des départements constituaient un obstacle majeur pour l'entreprise.

Points faibles

• Coûts de remplacement des clés perdues : Les clés de véhicules modernes coûtent plus de 400 $ par remplacement, ce qui entraîne un impact financier important au fil du temps.
• Temps perdu : Le personnel était régulièrement frustré de perdre du temps à essayer de retrouver les clés manquantes sans aucun indice à suivre.
• Aucune responsabilisation : Des crochets sur un mur permettaient à quiconque de prendre et de restituer les clés, sans preuve ni calendrier d'utilisation.

Solution

Après avoir évalué plusieurs options de gestion de clés, la direction a décidé de mettre en œuvre Keycafe dans trois emplacements à travers le Canada en raison du support complet, des fonctionnalités de sécurité supérieures et du système convivial basé sur une application qui permettait une gestion à distance depuis l'autre côté du pays. La solution de Keycafe s'est également démarquée par sa capacité à fournir un suivi en temps réel et un enregistrement détaillé de l'utilisation des clés, répondant ainsi aux principaux problèmes de responsabilité et de perte de temps auxquels Somerville Auto Group était confronté.

La plus grande installation de l'entreprise à Toronto a une capacité de 345 clés, avec de la place pour des unités d'extension supplémentaires à mesure que l'entreprise se développe. Le système basé sur des porte-clés Keycafe permet à chaque employé d'utiliser un porte-clés personnel comme authentifiant pour enregistrer et retirer les clés. Ce système automatisé enregistre chaque transaction de clé, ce qui permet de savoir facilement qui détenait quelles clés et quand. La visibilité en temps réel sur l'utilisation des clés a non seulement réduit le temps passé à rechercher les clés, mais a également amélioré la sécurité globale en garantissant que seul le personnel autorisé pouvait accéder à des clés spécifiques.

Mise en place chez Somerville Auto Group

• Inventaire en temps réel : Le logiciel de Keycafe indique quelles clés de véhicule se trouvent dans la SmartBox et lesquelles sont actuellement utilisées - et par qui.
• Authentification basée sur le porte-clés : Les clés et le personnel sont identifiés avec des porte-clés NFC sur la SmartBox, donc aucune utilisation des clés n'est laissée sans suivi.
• Gestion centralisée : Les responsables peuvent afficher et contrôler l'inventaire et les autorisations de clés sur tous les sites, permettant une surveillance complète.

Résultat

Le système automatisé de gestion des clés de Keycafe a efficacement éliminé le problème des clés manquantes, ce qui a entraîné des économies substantielles de temps et d'argent. Avec des enregistrements clairs de l’utilisation des clés, la responsabilisation est inévitable et le processus de gestion des entrées et sorties des clés a été simplifié. La formation continue dispensée par l'équipe de réussite client de Keycafe a également contribué à un accueil positif de la part de tous les membres du personnel.

Les employés de la vieille école, initialement réticents au changement, se sont rapidement adaptés et ont été choqués par la facilité d'utilisation. Le temps passé auparavant à chercher des clés a été réutilisé vers des tâches plus productives. Financièrement, l'élimination des clés perdues a permis à l'entreprise d'économiser des sommes considérables en termes de coûts de remplacement et d'heures de travail.

Le succès de la mise en place de Keycafe chez Somerville Auto Group a non seulement amélioré les opérations quotidiennes, mais a également transformé ce qui était autrefois une source de frustration en un outil offrant des avantages durables.

Le résultat

• Plus de clés perdues : Depuis l'installation du système Keycafe, aucune clé n'a disparu sur trois emplacements.
• Temps récupéré : Le personnel ne passe plus de temps à s'inquiéter et à rechercher les clés perdues.
• Responsabilisation de l'utilisateur : Le personnel est plus soucieux de restituer les clés, sachant que toute utilisation est suivie.