Fuji Auto améliore le flux de travail des concessionnaires avec la gestion intelligente des clés

Avant d'adopter Keycafe, Fuji Auto rangeait les clés dans des boîtiers organisés par marque et par ordre alphabétique. Le processus n'était pas automatisé et dépendait fortement de l'attention du personnel. Les clés étaient souvent placées dans le mauvais boîtier, échangées par erreur ou égarées complètement. Lorsqu'une clé disparaissait, il n'y avait aucun moyen de savoir qui l'avait prise ou où elle pouvait se trouver. « Le principal problème était de trouver la clé, mais aussi le temps perdu à la chercher, » a expliqué Letizia Merlo, analyste des opérations. « Nous ne savions jamais qui avait la clé ni où elle se trouvait. » Étant donné que les clés circulaient fréquemment entre les services et parfois en dehors de la concession, ces problèmes entraînaient des ralentissements quotidiens et de la frustration.

Fuji Auto a adopté Keycafe pour centraliser le stockage et le suivi des clés dans l'ensemble de la concession. Lorsqu'un nouveau véhicule arrive à la concession, sa clé est enregistrée dans l'application Keycafe et attachée à un porte-clés avant d'être scannée et placée dans la SmartBox. Le personnel accède aux clés à l'aide de codes personnels, permettant ainsi que chaque retrait et retour soit enregistré automatiquement.

Les clés circulent fréquemment entre les différents départements, notamment l'administration, les ventes, l'atelier et la carrosserie. Grâce à Keycafe, chaque mouvement est suivi dans un seul système. Lorsqu'un véhicule est vendu, le dernier technicien retourne le porte-clés à l'administration, où il est retiré et réutilisé pour le véhicule suivant.

Toutes les clés sont stockées dans un emplacement sécurisé unique, les rendant rapides à localiser et faciles à gérer.

Fuji Auto a constaté des améliorations immédiates dès l'introduction de Keycafe. Le temps de recherche des clés a considérablement diminué. Grâce à l'application Keycafe, le personnel peut désormais localiser n'importe quelle clé en quelques secondes et voir qui l'a utilisée en dernier. Cette visibilité a accru la responsabilisation des équipes et réduit la confusion pendant les périodes de forte activité.

« Au début, certains employés étaient sceptiques », ajoute Letizia. « Mais après quelques semaines, ils étaient bien plus satisfaits de ce système que de celui que nous avions auparavant. » La gestion des clés est devenue prévisible, plus rapide et plus facile à gérer.

En abandonnant les armoires à clés, Fuji Auto gère désormais un volume élevé de véhicules avec clarté et contrôle, grâce à un système qui soutient le rythme de travail quotidien de la concession plutôt que de le ralentir.