Défi

Le département de police de Norman, Oklahoma, la troisième plus grande ville de l'État, est chargé de protéger la vie et les biens de 120 000 civils et de répondre aux appels couvrant 510 km carrés de territoire urbain et rural.

Son personnel, composé de 180 agents et de 70 employés civils, n'a pas de temps à perdre à rechercher les clés manquantes de son parc de 34 voitures de patrouille.

Auparavant, le service utilisait un registre papier et demandait aux agents de signer l'entrée et la sortie des clés, mais ils oubliaient souvent. Il n'était pas rare qu'un agent arrive au travail et découvre que le véhicule qui lui avait été attribué était encore utilisé par un collègue de la précédente équipe. Cela signifiait souvent que l'agent passait les 15 à 30 premières minutes de son service à essayer de retrouver sa voiture.

On ne savait pas toujours qui avait conduit une voiture en dernier, les clés disparaissaient et il n'y avait pratiquement aucune obligation de rendre des comptes. La situation devait changer.

Solution

Le département a étudié plusieurs solutions et a trouvé que Keycafe était la plus abordable. Malheureusement, le COVID a empêché la mise en œuvre immédiate du système, mais dès la reprise des briefings, le système Keycafe a été mis en pratique.

Aujourd'hui, lorsque les agents arrivent au travail, ils utilisent Keycafe pour récupérer les clés de leurs véhicules. La SmartBox leur permet de récupérer leurs clés lorsqu'ils en ont besoin, et le système de suivi Keycafe a rendu obsolète la feuille de signature.

Lorsque le département a commencé à utiliser le système, Keycafe exigeait encore que chaque utilisateur enregistre un compte avec un numéro de téléphone. Cependant, en réponse aux commentaires des utilisateurs, Keycafe a rapidement ajouté une fonction qui permet aux administrateurs de créer des utilisateurs sans que chacun d'entre eux n'ait à s'inscrire sur son propre compte. “C'est une fonction supplémentaire géniale à laquelle nous ne nous attendions pas”, déclare le lieutenant Deny Oesterling.

Résultat

Keycafe a permis à la police de Norman de se consacrer à des tâches plus importantes. Les clés ne disparaissent plus, le service dispose d'un registre des derniers conducteurs de chaque voiture et les agents ne perdent plus de temps à chercher les clés de la voiture de patrouille qui leur a été attribuée, car ils peuvent se mettre d'accord avec l'agent qui conduit leur véhicule avant même d'arriver au travail.

Cela représente un gain de temps et de stress considérable, et signifie également que les officiers n'ont pas besoin d'interrompre le trafic radio pour retrouver leurs clés. C'est une victoire pour le service et, par extension, pour les citoyens de Norman!