Défi

Situé à Nara, la capitale du 8ème siècle du Japon, l'hôtel Ehon ("Hôtel livre d'images" en japonais) donne vie à la magie d'histoires imaginatives et de belles illustrations de livres d'images du monde entier. Les enfants et les adultes ont accès à des livres pop-up, des livres sur le bain et des livres sur les questions de genre et d'environnement, dont beaucoup proviennent d'Italie. Comme ceux-ci sont rarement abordés dans les livres d'images locaux, l'hôtel Ehon espère connecter ses clients au monde extérieur au Japon.

De nombreux invités arrivent avec des enfants et sont susceptibles d'être en retard pour les heures d'enregistrement prédéfinies. De plus, l'hôtel n'accepte qu'un seul groupe d'invités par jour, il était donc inefficace de programmer du personnel sur place uniquement pour la procédure d'enregistrement et de départ. Afin que le personnel sur place puisse se concentrer sur les tâches de nettoyage, l'hôtel souhaitait que les opérations liées à l'enregistrement soient gérées par du personnel de back-office à distance. La fixation d'un verrou intelligent sur la porte a été envisagée, mais l'option n'était pas réalisable avec leur type de porte.

Une option d'enregistrement flexible était clairement nécessaire, alors l'hôtel a commencé à examiner différents systèmes sur le marché. Pour l'hôtel Ehon, la stabilité et la facilité d'utilisation pour les clients étaient des priorités dans le choix d'un système.

Solution

La boutique en ligne conviviale de Keycafe, sa livraison rapide et son processus d'installation facile ont tous été des facteurs décisifs dans sa décision finale. Cependant, la principale raison pour laquelle l'hôtel Ehon a choisi Keycafe était la possibilité d'émettre et de modifier les accès à distance en temps réel, permettant au personnel d'être hors site et d'aider les clients en cas de besoin.

L'hôtel Ehon profite de l'intégration Airbnb de Keycafe. Dès qu'une réservation est effectuée, un code d'accès unique est automatiquement créé et envoyé au client à proximité de sa date d'arrivée. Une fois que le client arrive à l'hôtel, il peut récupérer sa clé de chambre en utilisant le code à la Keycafe SmartBox.

Chaque fois qu'une annulation ou un changement de réservation se produit, le logiciel Keycafe met à jour l'accès en conséquence. "Nous n'avons plus à nous soucier de savoir si nous avons envoyé ou non les clés d'accès aux clients, ce qui est un grand soulagement", déclare Mme Hijiya, directrice de l'hôtel Ehon.

Résultat

Lors de l'ouverture de l'hôtel en décembre 2021, l'équipe de direction s'inquiétait de savoir si leurs clients se sentiraient à l'aise avec un système d'enregistrement automatique. Ils ont étudié d'autres hôtels avec des systèmes similaires et ont testé à plusieurs reprises leur propre fonctionnement.

« Pour être honnête, nous nous sommes inquiétés pendant un certain temps de savoir si les clients pourraient s'enregistrer facilement. Il s'est avéré que tout fonctionnait très bien. Rétrospectivement, la pandémie a poussé à la numérisation des services et les processus d'auto-enregistrement se sont généralisés et acceptés. Jusqu'à présent, nous n'avons rencontré aucun problème majeur et Keycafe est devenu le composant central de notre opération », a commenté Mme Hijiya.

"Nous ne sommes pas très forts en informatique, donc c'était un peu intimidant d'avoir Keycafe mis en place. Heureusement, nous avons découvert que toutes les fonctions nécessaires étaient là, et Keycafe est très intuitif."