Keycafe Offre une arrivée flexible et une gestion simplifiée à l'Hôtel Ehon.

Situé à Nara, l'ancienne capitale du Japon du 8e siècle, l'Ehon Hotel (« Hôtel du Livre d'Images » en japonais) donne vie à la magie des histoires imaginatives et des magnifiques illustrations des livres d'images du monde entier. Enfants et adultes apprécient tous l'accès à des livres pop-up, des livres de bain et des livres sur les questions de genre et d'environnement, dont beaucoup proviennent d'Italie. Ces thèmes étant rarement abordés dans les livres d'images locaux, l'Ehon Hotel espère connecter ses hôtes au monde extérieur au Japon.

De nombreux clients arrivent avec des enfants et sont sujets à des retards par rapport aux heures d'enregistrement prédéfinies. De plus, l'hôtel n'accepte qu'un seul groupe de clients par jour, il était donc inefficace de prévoir du personnel sur place uniquement pour les procédures d'enregistrement et de départ. Afin que le personnel sur place puisse se concentrer sur les tâches de nettoyage, l'hôtel souhaitait que les opérations liées à l'enregistrement soient gérées par le personnel administratif à distance. L'installation d'une serrure connectée sur la porte a été envisagée, mais cette option n'était pas réalisable avec leur type de porte.

Une option d'enregistrement flexible était clairement nécessaire, l'hôtel a donc commencé à rechercher différents systèmes sur le marché. Pour l'Ehon Hotel, la stabilité et la facilité d'utilisation pour les clients étaient des priorités dans le choix d'un système.

La boutique en ligne conviviale de Keycafe, la livraison rapide et le processus d'installation facile ont tous été des facteurs décisifs dans leur décision finale. Cependant, la principale raison pour laquelle l'Hôtel Ehon a choisi Keycafe était la possibilité d'émettre et de modifier les accès à distance en temps réel, permettant au personnel d'être hors site tout en assistant les clients si nécessaire.

L'Hôtel Ehon tire parti de l'intégration d'Airbnb de Keycafe. Dès qu'une réservation est effectuée, un code d'accès unique est automatiquement créé et envoyé au client à l'approche de sa date d'arrivée. Une fois que le client arrive à l'hôtel, il peut récupérer la clé de sa chambre en utilisant le code à la SmartBox Keycafe.

Chaque fois qu'une annulation ou une modification de réservation se produit, le logiciel Keycafe met à jour l'accès en conséquence. « Nous n'avons plus à nous soucier de savoir si nous avons envoyé ou non les accès aux clés aux clients, ce qui est un grand soulagement », déclare Mme Hijiya, la gérante de l'Hôtel Ehon.

Lors de l'ouverture de l'hôtel en décembre 2021, l'équipe de direction s'inquiétait de savoir si ses clients se sentiraient à l'aise avec un système d'auto-enregistrement. Ils ont étudié d'autres hôtels dotés de systèmes similaires et ont testé à plusieurs reprises leur propre fonctionnement.

« Pour être honnête, nous nous sommes inquiétés pendant un certain temps de savoir si les clients pourraient s'enregistrer sans problème. Il s'est avéré que tout a parfaitement fonctionné. Avec le recul, la pandémie a accéléré la numérisation des services, et les processus d'auto-enregistrement se sont généralisés et ont été acceptés. Jusqu'à présent, nous n'avons rencontré aucun problème majeur, et Keycafe est devenu le composant essentiel de notre exploitation », a commenté Mme Hijiya.

« Nous ne sommes pas très forts en informatique, l'installation de Keycafe était donc un peu intimidante. Heureusement, nous avons découvert que toutes les fonctions nécessaires étaient simplement là, et Keycafe est très intuitif. »