Défi

TLC Properties, une société de gestion immobilière spécialisée dans les services de conciergerie lifestyle à Springfield, dans le Missouri, cherchait une solution plus efficace pour gérer l'accès à un véhicule de location Tesla pour les résidents. Auparavant, le processus nécessitait une coordination importante du personnel, car les résidents devaient demander un créneau de réservation, puis fixer un rendez-vous avec un responsable pour récupérer ou rendre les clés de la voiture. Ce système s'est avéré inefficace et fastidieux, entraînant des retards inutiles et une augmentation des coûts salariaux. L'équipe a également été confrontée à des frustrations avec une précédente solution de gestion des clés qui était coûteuse et souvent défectueuse.

Sans un système de gestion de clés fiable, TLC Properties devait s'appuyer sur des processus manuels qui non seulement prenaient du temps, mais entraînaient également un manque de confort pour ses résidents. L'entreprise souhaitait un système qui permettrait aux résidents de profiter de leur service de location sans intervention inutile du personnel.

Points faibles

• Coûts opérationnels élevés : Les gestionnaires devaient être sur place pour remettre et récupérer les clés, ce qui augmentait les heures de paie.
• Manque de commodité : Le processus manuel de remise des clés limitait la flexibilité pour les résidents de récupérer ou de déposer le véhicule de location en dehors des heures d'ouverture.
• Système de gestion de clés inefficace : Les systèmes précédents n'étaient pas fiables et coûteux, provoquant souvent des retards et de l'insatisfaction.

Solution

TLC Properties a décidé de mettre en place le système de gestion des clés Keycafe, motivé par le besoin d'une solution conviviale, fiable et économique qui permettrait aux résidents de réserver et d'accéder à la Tesla à leur convenance. Avec Keycafe, les résidents peuvent désormais facilement réserver le véhicule via leur téléphone et recevoir un code d'accès unique pour la durée de leur réservation. Ils saisissent leur code dans la SmartBox pour récupérer et restituer la clé sans jamais avoir besoin de rencontrer un membre du personnel.

Ce nouveau système a permis à TLC Properties de simplifier son programme de location de véhicules en supprimant la nécessité pour les gestionnaires d'être physiquement présents lors des remises de clés, en réduisant l'implication du personnel et en améliorant l'expérience globale des résidents. Le personnel peut surveiller l'utilisation du véhicule par les résidents et s'assurer que les heures de réservation sont respectées en configurant des alertes en temps réel et en consultant l'historique d'accès de tous les utilisateurs.

Mise en place chez TLC Properties

• Accès par clé en libre-service : Les résidents réservent désormais la Tesla en ligne et utilisent la SmartBox de Keycafe pour récupérer et restituer les clés à toute heure de la journée.
• Coordination de personnel réduite : Le personnel n'a plus besoin de planifier ou de superviser les remises de clés, ce qui libère du temps et réduit les heures de paie.
• Contrôle centralisé des clés : Grâce à des informations en temps réel sur l'utilisation des clés, TLC Properties peut surveiller efficacement l'accès et la disponibilité des véhicules.

Résultat

TLC Properties a constaté une amélioration significative du confort pour les résidents, leur permettant d'accéder à la Tesla à tout moment sans avoir à attendre un responsable. Cette capacité de libre-service a amélioré l'expérience des résidents et a libéré un temps précieux pour le personnel sur place, ce qui a entraîné une réduction des coûts opérationnels.

Outre la nouvelle flexibilité offerte aux résidents, la réduction des heures de travail devrait permettre de réaliser des économies substantielles à l’avenir. De plus, la facilité de planification et d’accès aux clés a permis à TLC Properties de se concentrer davantage sur l’expansion de ses services de conciergerie, ce qui lui permet d’offrir une expérience plus personnalisée à ses résidents.

Le résultat

• Expérience résident améliorée : Les résidents peuvent désormais louer la Tesla à leur rythme, ce qui améliore considérablement la commodité.
• Coûts opérationnels réduits : Le besoin de personnel pour gérer les remises de clés a été éliminé, réduisant ainsi les heures de paie.
• Augmentation de la productivité du personnel : Le personnel est désormais libre de se concentrer sur des tâches plus critiques, améliorant ainsi l'efficacité globale de l'entreprise.