Défi
Chez Your Place Property Management, l'équipe a rencontré un obstacle important dans ses opérations : l'absence d'un système de clé de sauvegarde efficace et sécurisé pour son portefeuille diversifié de propriétés multifamiliales, unifamiliales et commerciales. Cette lacune dans leurs opérations représentait non seulement un risque pour la satisfaction des résidents, mais également pour leurs résultats financiers, car les défaillances des serrures électroniques entraînent souvent l'exclusion des résidents., nécessitant des interventions de serrurier coûteuses et peu pratiques. L'entreprise a connu environ quatre blocages par an, chacun coûtant environ 250 $ pour les services de serrurier en dehors des heures d'ouverture. Cela a mis en évidence le besoin urgent d’une solution plus durable et plus fiable.
Les inefficacités opérationnelles s’étendaient au-delà des verrouillages d’urgence. L’absence de processus permettant aux entrepreneurs d’accéder aux propriétés sans serrures électroniques a aggravé le défi. Si un résident ne pouvait pas être chez lui pendant la journée de travail, le propriétaire finirait par payer une facture plus élevée, car les entrepreneurs facturaient des tarifs beaucoup plus élevés pour les appels de service en dehors des heures normales, ce qui aurait un impact négatif sur la satisfaction du propriétaire et du locataire. Ce problème aux multiples facettes exigeait une solution capable de résoudre à la fois les problèmes d'accès immédiats et les inefficacités opérationnelles plus larges, marquant un moment charnière pour l'entreprise pour améliorer sa prestation de services.
Points faibles
- Pas d'accès aux clés en cas d'urgence : Aucun système fiable n'est en place pour permettre aux résidents d'accéder aux clés en cas de panne de serrure électronique, ce qui entraîne des appels coûteux au serrurier et des locataires contrariés.
- Coûts de serrurier : Une moyenne de 4 lock-outs par an coûte 1 000 $ par an rien qu'en frais de serrurier après les heures d'ouverture.
- Dépenses du propriétaire immobilier : L'attente du retour des résidents du travail pour les visites des sous-traitants impliquait des suppléments en dehors des heures d'ouverture pour les propriétaires.
Solution
L'introduction du système de gestion des clés SmartBox de Keycafe a permis une approche centralisée du stockage des clés, éliminant les cauchemars logistiques associés à la gestion de nombreux boîtiers à clés et garantissant un système d'accès transparent et sécurisé pour les résidents et les entrepreneurs.
Une fois qu'une serrure électronique est installée chez un nouveau client, une clé de sauvegarde est enregistrée dans le logiciel Keycafe et placée dans la SmartBox du bureau central de Your Place Property Management. Si une serrure tombe en panne et que le résident a besoin de la clé de secours, il reçoit des instructions pour accéder à la SmartBox dans le hall du bureau 24h/24 et 7j/7. Il leur suffit de saisir sur la SmartBox un code PIN unique qui permet uniquement d'accéder à la clé de leur propriété. Aucun personnel sur place n'est nécessaire et un appel coûteux à un serrurier est évité. Cela a non seulement simplifié les opérations, mais a également renforcé considérablement la sécurité et la commodité.
De plus, la solution de Keycafe a étendu ses avantages à la gestion des accès des sous-traitants, abordant ainsi un autre aspect critique des défis opérationnels de Your Place Property Management. En utilisant le même flux de travail de récupération des clés dans le hall du bureau, les sous-traitants peuvent désormais accéder aux propriétés pendant la journée sans la présence des locataires, économisant ainsi sur les coûts supplémentaires liés aux appels de service en dehors des heures d'ouverture. Cette amélioration de l'efficacité opérationnelle a non seulement permis aux propriétaires d'économiser de l'argent, mais a également servi d'argument de vente unique pour Your Place Property Management, aidant à attirer de nouveaux clients et à favoriser des expériences positives pour les locataires, ce qui, à son tour, s'est traduit par des évaluations positives des services et une croissance de l'entreprise.
Mise en place chez Your Place Property Management
- Gestion centralisée des clés : Le système de Keycafe a été installé dans le hall du bureau pour gérer des centaines de clés de manière centralisée, éliminant ainsi le besoin de boîtes à clés individuelles.
- Accès automatisé aux clés 24h/24, 7j/7 : Les résidents et les entrepreneurs bénéficient d'un système d'accès aux clés fiable, garantissant un accès 24 heures sur 24 aux propriétés.
- Authentification simple par code PIN : Les sous-traitants et les résidents devant récupérer une clé reçoivent un code unique qui leur donne uniquement accès à la clé qu'ils ont été autorisés à utiliser.
"Avant même de commander le système, je savais que ce serait notre solution. Nous n'avons envisagé aucune autre option. Keycafe était le seul à permettre un accès électronique sans avoir à gérer des centaines de boîtes à clés différentes dont nous aurions eu besoin pour chaque propriété"
Résultat
La mise en place de Keycafe chez Your Place Property Management a amélioré l'efficacité, la sécurité et la satisfaction des résidents et des propriétaires pour l'entreprise. L'impact du système a été profond, réduisant le recours à des services de serrurerie coûteux et améliorant considérablement la satisfaction des locataires et des propriétaires. Les quatre verrouillages par an, auparavant source de tensions financières et opérationnelles, ont désormais été efficacement atténués, démontrant les avantages tangibles du système de contrôle des clés de Keycafe.
De plus, l'application stratégique de Keycafe pour l'accès des sous-traitants a non seulement simplifié les opérations, mais a également amélioré l'expérience globale du service, créant un effet de vague d'avantages. Les économies réalisées en évitant les frais d'entrepreneur coûteux en dehors des heures d'ouverture, combinées à l'efficacité opérationnelle, ont renforcé la position de Your Place Property Management sur le marché local de la location immobilière, ce qui en fait un choix incontournable pour les propriétaires et les locataires.
Le résultat
- Économies de coûts : Le système a fourni une alternative rentable aux services de serrurier, économisant plus de 1000 $ par an.
- Satisfaction améliorée des résidents et des propriétaires : L'investissement dans le système Keycafe a impressionné à la fois les propriétaires et les résidents, démontrant leur engagement envers des solutions de gestion immobilière fiables.
- Image professionnelle : L'interface utilisateur élégante et l'apparence professionnelle du système Keycafe sont désormais un argument de vente, permettant à l'entreprise d'attirer de nouveaux clients.
