Engel & VölkersGestion des clés pour l'immobilier : La voie d'Engel & Völkers Madrid vers l'automatisation
“Rapide, sécurisé et facile à gérer.”
Juan San Martín Rico
Technicien informatique
À propos d'Engel & Völkers
Engel & Völkers est une entreprise immobilière mondiale spécialisée dans les biens immobiliers résidentiels et commerciaux haut de gamme.
Diana est Coordinatrice Marketing chez Keycafe, aidant les gestionnaires de flotte à optimiser la gestion des clés en communiquant ses avantages par le biais de contenu et de partenariats.
Défi
Engel & Völkers est une société immobilière mondiale présente dans plus de 30 pays, offrant des services immobiliers haut de gamme. À leur bureau de Madrid, ils cherchaient à rationaliser les processus internes de gestion des clés de propriété utilisées par leur équipe de consultants immobiliers. L'objectif était clair : automatiser les transferts de clés et améliorer l'efficacité des opérations quotidiennes sans dépendre uniquement des processus manuels.
Auparavant, toute la gestion des clés était effectuée manuellement par le personnel de la réception, qui suivait et distribuait les clés à l'aide d'un système analogique. Cela créait des goulots d'étranglement et imposait une lourde charge administrative à l'équipe. Avec des agents enregistrant régulièrement les clés à l'entrée et à la sortie tout au long de la journée, Engel & Völkers recherchait un système qui améliorerait la responsabilisation, réduirait les erreurs humaines et optimiserait leur coordination interne.
Juan San Martin Rico, technicien informatique au bureau de Madrid, a expliqué leur problème : « Nous voulions un moyen d'automatiser ce processus afin d'accélérer les choses, sans que cela ne soit une contrainte pour notre personnel de bureau ou qui que ce soit d'autre. »
Problématiques
- Charge de travail manuelle du personnel — Le personnel de réception était uniquement responsable de la gestion et du suivi des remises de clés.
- Délais de traitement lents — L'attente du personnel pour la remise ou la récupération des clés occasionnait des retards pour les consultants.
- Visibilité limitée — Difficulté à surveiller les transferts de clés et à garantir une restitution et un retrait constants.
- Risque d'erreur — La manipulation manuelle augmentait le risque de clés perdues ou égarées.
Solution
Pour améliorer l'efficacité et la responsabilisation, Engel & Völkers Madrid a mis en œuvre le système de gestion des clés Keycafe SmartBox dans leurs bureaux. L'objectif était de donner aux agents un accès direct et sécurisé aux clés tout en maintenant une supervision administrative complète.
Avec Keycafe, les agents récupèrent et restituent désormais les clés à l'aide de codes d'accès personnels ou de badges utilisateur, sans avoir besoin d'impliquer le personnel de la réception. Chaque action est enregistrée en temps réel, permettant à l'équipe de direction de surveiller l'utilisation et d'optimiser les flux de travail. La fonction de capture vidéo de la SmartBox ajoute une couche supplémentaire de responsabilisation, offrant une confirmation visuelle de chaque interaction avec une clé.
Déploiement d'Engel & Völkers
- Accès autonome — Les agents utilisent des codes d'accès uniques ou des badges d'identification pour récupérer et restituer les clés sans assistance du personnel.
- Capture vidéo — Chaque transaction est enregistrée par la SmartBox pour un contrôle renforcé.
- Registres numériques — L'accès aux clés est journalisé en temps réel pour un meilleur suivi et reporting.
- Gestion des clés réservée aux agents — Seuls les collaborateurs autorisés gèrent les clés, garantissant un contrôle interne complet et une traçabilité.
“Nous avons cherché des solutions auprès d'autres entreprises. Cependant, aucune d'entre elles ne nous avait proposé de solution comme Keycafe.”
Résultats
Keycafe a aidé Engel & Völkers Madrid à reprendre le contrôle d'un aspect fondamental de leurs opérations : l'accès aux propriétés. En éliminant les goulots d'étranglement liés à la gestion manuelle des clés, ils ont augmenté l'efficacité de leur équipe et réduit le risque d'erreurs.
« Les principaux avantages que nous avons constatés en utilisant Keycafe sont la rapidité, la gestion et le contrôle », a expliqué Juan San Martin Rico.
La capacité de surveiller l'activité et de réduire la dépendance vis-à-vis du personnel pour chaque transaction de clé a libéré de précieuses ressources, tandis que la piste d'audit numérique a amélioré la responsabilisation interne. Les agents ont désormais un accès en libre-service aux clés et sont en mesure d'effectuer des visites sans retards logistiques.
Nous avons recherché des solutions auprès d'autres entreprises. Toutefois, aucune d'entre elles ne nous avait proposé une solution comme Keycafe.
Ángel González, Spécialiste informatique
Le résultat
- Gain de temps — Le retrait et le dépôt de clés accélérés minimisent les interruptions quotidiennes.
- Moins d'erreurs — L'automatisation a éliminé le suivi manuel, minimisant les erreurs.
- Coordination d'équipe — Des journaux d'utilisation clairs améliorent la planification et la visibilité.
- Responsabilité — Les enregistrements vidéo et numériques créent confiance et transparence.
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