Sfida
Per anni, Al Packer Ford si è affidata a un sistema di tracciamento manuale delle chiavi: buste manila con numeri di serie conservate in cassetti portadocumenti sulla scrivania dell'operatore. I venditori dovevano firmare le chiavi in entrata e in uscita, spesso dimenticandosi di restituirle o consegnandole ad altri senza registrare lo scambio.
Questo metodo obsoleto causava frequenti ritardi nei test drive e nelle operazioni di assistenza, con chiavi costantemente smarrite o perse. Il team trascorreva regolarmente ore ogni settimana alla ricerca delle chiavi, creando frustrazione sia per il personale che per i clienti.
Punti Dolenti
- Chiavi perse e tempo perso: Il personale ha trascorso ore a cercare chiavi smarrite, interrompendo i test drive e i passaggi di consegne ai clienti.
- Nessuna responsabilità: Senza un sistema di tracciamento, nessuno sapeva chi aveva una chiave o quando era stata rubata.
- Frustrazione del cliente: I ritardi durante le vendite e l'assistenza hanno causato esperienze negative e transazioni più lente.
- Costi di sostituzione elevati: La concessionaria spendeva fino a 9.000 dollari all'anno per la sostituzione dei telecomandi, che spesso costavano 400-500 dollari ciascuno.
Soluzione
Dopo aver valutato diversi sistemi di chiusura, Al Packer Ford ha scelto Keycafe per il suo design elegante a parete, il software intuitivo e le funzionalità di tracciamento in tempo reale. Le soluzioni concorrenti erano ingombranti, richiedevano spazio e non disponevano di un'app intuitiva.
Ogni chiave del veicolo presso Al Packer Ford è ora dotata di un portachiavi Keycafe e conservata nella Keycafe SmartBox, accessibile solo al personale autorizzato tramite PIN univoci o badge NFC. I responsabili monitorano tutti i movimenti delle chiavi tramite la dashboard di Keycafe e hanno visibilità immediata su chi ha ritirato o restituito ciascuna chiave.
Il processo è fluido:
- I veicoli in arrivo dal reparto Get Ready vengono etichettati e registrati.
- Il personale può individuare immediatamente le chiavi utilizzando l'app Keycafe o lo schermo SmartBox.
- Ogni transazione viene registrata con dati relativi a ora, utente e posizione.
Implementazione
- Tracciamento centralizzato delle chiavi: Ogni chiave viene registrata digitalmente, archiviata e tracciata in tempo reale.
- Accesso basato sui ruoli: I dipendenti accedono solo alle chiavi pertinenti al loro reparto (Vendite, Assistenza o Preparazione).
- Notifiche intelligenti: I manager ricevono avvisi immediati per i pagamenti e i resi in ritardo.
- Dashboard cloud: Consente la visibilità completa su reparti e sedi.
- Design salvaspazio: Le unità SmartBox montate a parete consentono di risparmiare spazio nelle aree ad alto traffico delle concessionarie.
"La decisione migliore che abbiamo mai preso per il monitoraggio e l'organizzazione delle chiavi."
Risultato
Dall'introduzione di Keycafe, lo smarrimento delle chiavi è diminuito di oltre il 95%, consentendo alla concessionaria di risparmiare migliaia di euro sui costi di sostituzione ed eliminando i ritardi causati dallo smarrimento delle chiavi. Il sistema SmartBox ha portato struttura e responsabilità nella gestione delle chiavi, offrendo al team piena visibilità e controllo sulle operazioni quotidiane.
Ora il personale effettua il check-in e il check-out delle chiavi in pochi secondi, monitora istantaneamente l'utilizzo e rispetta ogni test drive nei tempi previsti. I manager possono vedere chi ha quale chiave in qualsiasi momento, migliorando la comunicazione e riducendo i tempi di fermo. Grazie a un controllo più approfondito dell'inventario, a un coordinamento più rapido e a un monitoraggio trasparente, Al Packer Ford è passata dal caos delle chiavi al controllo completo, operando in modo più fluido ed efficiente che mai.
Il Risultato
- Chiavi perse eliminate: Ridotte da centinaia all'anno a solo poche.
- Piena responsabilità: I registri digitali mostrano chi ha preso ogni chiave e quando.
- Operazioni più rapide: I rappresentanti di vendita possono individuare le chiavi all'istante e concentrarsi sui clienti.
- Risparmio sui costi: Migliaia di dollari risparmiati ogni anno sui costi di sostituzione delle chiavi.
- Migliore utilizzo dello spazio: Le unità montate a parete consentono di risparmiare prezioso spazio sul pavimento della concessionaria.
