Sfida

Per anni, Al Packer Ford si è affidata a un sistema di tracciamento manuale delle chiavi: buste manila con numeri di serie conservate in schedari sulla scrivania dell'operatore. I venditori dovevano firmare firmare per il ritiro e la riconsegna delle chiavi, spesso dimenticandosi di restituirle o consegnandole ad altri senza registrare lo scambio.

Questo metodo obsoleto causava frequenti ritardi nei test drive e nelle operazioni di assistenza, con chiavi costantemente fuori posto o perse. Ogni settimana, il team trascorreva regolarmente ore alla ricerca delle chiavi, creando frustrazione sia per il personale che per i clienti.

Punti Dolenti

• Chiavi Perse e Tempo Perso: il personale ha trascorso ore a cercare chiavi fuori posto, interrompendo i test drive e le consegne ai clienti.
• Nessuna Responsabilità: senza un sistema di tracciamento, nessuno sapeva chi avesse una chiave o quando fosse stata presa.
• Frustrazione del Cliente: i ritardi durante le vendite e l'assistenza hanno causato esperienze negative e transazioni più lente.
• Costi di Sostituzione Elevati: la concessionaria spendeva fino a 9.000 dollari all'anno per la sostituzione dei telecomandi, che spesso costavano 400-500 dollari ciascuno.

Soluzione

Dopo aver valutato diversi sistemi di gestione delle chiavi, Al Packer Ford ha scelto Keycafe per il suo design elegante a parete, il suo software intuitivo e le sue funzionalità di tracciamento in tempo reale. Le opzioni concorrenti erano ingombranti, richiedevano spazio e non disponevano di un'app intuitiva.

Ogni chiave di ciascun veicolo ad Al Packer Ford è ora dotata di un portachiavi Keycafe e conservata nella Keycafe SmartBox, accessibile solo al personale autorizzato tramite PIN univoci o badge NFC. I responsabili monitorano tutti i movimenti delle chiavi tramite il pannello di controllo di Keycafe e hanno visibilità immediata su chi ha ritirato o restituito ciascuna chiave.

Il processo è semplice:

• I veicoli in arrivo dal reparto Preparazione vengono etichettati e registrati.
• Il personale può individuare immediatamente le chiavi utilizzando l'app Keycafe o lo schermo SmartBox.
• Ogni transazione viene registrata con dati relativi a ora, utente e posizione.

Implementazione

• Tracciamento Centralizzato delle Chiavi: ogni chiave viene registrata digitalmente, archiviata e tracciata in tempo reale.
• Accesso Basato sui Ruoli: i dipendenti accedono solo alle chiavi pertinenti al loro reparto (Vendite, Assistenza o Preparazione).
• Notifiche Intelligenti: I manager ricevono avvisi immediati in caso di ritiri e ritardi nelle restituzioni.
• Dashboard Cloud: consente la visibilità completa su reparti e sedi.
• Design Salvaspazio: Le unità SmartBox montate a parete consentono di risparmiare spazio nelle aree ad alto traffico delle concessionarie.

Risultato

Da quando è stato introdotto Keycafe, lo smarrimento delle chiavi è diminuito di oltre il 95%, consentendo alla concessionaria di risparmiare migliaia di dollari sui costi di sostituzione ed eliminando i ritardi causati dallo smarrimento delle chiavi. Il sistema SmartBox ha portato struttura e responsabilità nella gestione delle chiavi, offrendo al team piena visibilità e controllo sulle operazioni quotidiane.

Ora il personale registra il ritiro e la consegna delle chiavi in pochi secondi, ne monitora istantaneamente l'utilizzo e garantisce che ogni prova su strada rispetti i tempi previsti. I manager possono vedere chi ha quale chiave in qualsiasi momento, migliorando la comunicazione e riducendo i tempi di fermo. Grazie a un controllo più rigoroso dell'inventario, a un coordinamento più rapido e a un monitoraggio trasparente, Al Packer Ford è passata dal caos delle chiavi al controllo completo, operando in modo più fluido ed efficiente che mai.

Il Risultato

• Chiavi Perse Eliminate: ridotte da centinaia all'anno a poche unità.
• Piena Responsabilità: i registri digitali mostrano chi ha preso ogni chiave e quando.
• Operazioni Più Rapide: I rappresentanti di vendita possono individuare le chiavi all'istante e concentrarsi sui clienti.
• Risparmio sui Costi: Migliaia di dollari risparmiati ogni anno sui costi di sostituzione delle chiavi.
• Migliore Utilizzo dello Spazio: le unità montate a parete consentono di risparmiare prezioso spazio sul pavimento della concessionaria.