Sfida

Con l'espansione dei servizi di assistenza domiciliare di Assia UNA, la gestione dell'accesso alla flotta di veicoli è diventata sempre più complessa. Con un massimo di 100 veicoli distribuiti in quattro diverse sedi di servizio, il coordinamento e la supervisione erano fondamentali per le operazioni quotidiane.

In precedenza, non esisteva un sistema strutturato di gestione delle chiavi. Le chiavi dei veicoli erano liberamente accessibili, senza tracciamento o obbligo di rendicontazione. Sebbene gestibile su scala ridotta, questo approccio divenne rapidamente insostenibile con l'espansione dell'organizzazione oltre i 500 dipendenti.

Ogni mattina, operatori sanitari e infermieri dovevano recuperare le chiavi dei veicoli prima di uscire per i loro giri di controllo. Alcuni veicoli venivano trattenuti per diversi giorni consecutivi, a seconda degli orari. Senza una visibilità in tempo reale, i responsabili non avevano modo di sapere con certezza chi aveva a disposizione quale veicolo in un dato momento.

Questa mancanza di controllo ha creato inefficienze operative e problemi di sicurezza, soprattutto per quanto riguarda i lavoratori temporanei, i sostituti e il personale a breve termine che necessitavano di accesso. La gestione delle chiavi in quattro sedi indipendenti ha ulteriormente aumentato la sfida logistica.

Assia UNA aveva bisogno di un sistema sicuro, strutturato e facile da usare, in grado di garantire visibilità e coerenza nella gestione dei veicoli in tutti i siti.

Punti Dolenti

• Nessuna gestione strutturata delle chiavi: Le chiavi erano liberamente accessibili
• Mancanza di visibilità: Nessun monitoraggio in tempo reale dell'utilizzo del veicolo
• Rischi per la sicurezza: Soprattutto con personale temporaneo o a breve termine
• Complessità multi-sito: Quattro rami di servizio separati

Soluzione

Dopo aver condotto un'analisi di mercato completa sui fornitori di sistemi di gestione delle chiavi, Assia UNA ha scelto Keycafe per il suo equilibrio tra semplicità, funzionalità e convenienza. Gli SmartBox sono stati implementati in tutte e quattro le filiali, standardizzando la gestione delle chiavi in tutta l'organizzazione. Ogni chiave del veicolo viene conservata in modo sicuro in uno SmartBox e organizzata per filiale e reparto, garantendo ai dipendenti l'accesso solo ai veicoli assegnati al proprio team.

Le autorizzazioni di accesso sono gestite direttamente tramite la piattaforma. Gli amministratori assegnano i diritti degli utenti in base al ruolo e al reparto, con la possibilità di concedere, modificare o revocare l'accesso in pochi clic: una funzionalità essenziale per i lavoratori temporanei e il personale sostitutivo. Ogni infermiere o assistente riceve un codice di accesso personale; all'arrivo, inserisce il proprio codice nello SmartBox, visualizza i veicoli che è autorizzato a utilizzare e l'armadietto corrispondente si apre automaticamente in pochi secondi, senza la supervisione del responsabile.

Se un veicolo rimane assegnato per più giorni, il sistema continua a monitorarne l'assegnazione in tempo reale. I responsabili possono vedere immediatamente chi ha quale veicolo, quando è stato preso e se è stato restituito. Questa configurazione strutturata combina l'autonomia del personale con la supervisione centralizzata, offrendo una soluzione scalabile, sicura e intuitiva che supporta le operazioni quotidiane e si adatta alla crescita futura.

Implementazione di Assia UNA

• SmartBox distribuiti in 4 sedi: Gli SmartBox sono stati installati in tutte e quattro le filiali del servizio per standardizzare e centralizzare la gestione delle chiavi.
• Accesso sicuro per oltre 500 dipendenti: Le chiavi dei veicoli sono organizzate per filiale e reparto, garantendo che il personale acceda solo ai veicoli assegnati al proprio team.
• Accesso controllato per personale temporaneo e sostitutivo: Le autorizzazioni vengono assegnate in base al ruolo e al reparto e possono essere concesse o revocate immediatamente in caso di modifiche al personale.
• Ritiro e restituzione delle chiavi giornaliere semplificate: Infermieri e operatori sanitari utilizzano codici di accesso personali per recuperare le chiavi autorizzate in pochi secondi, senza supervisione.
• Monitoraggio dell'assegnazione dei veicoli in tempo reale: I responsabili possono vedere immediatamente chi ha quale veicolo, comprese le assegnazioni di più giorni, in tutte le sedi.

Risultato

L'implementazione di Keycafe ha portato immediatamente struttura e controllo alle operazioni veicolari di Assia UNA. Quello che un tempo era un sistema ad accesso libero è ora completamente organizzato, sicuro e tracciabile in tutte e quattro le sedi. Il personale ha accesso solo ai veicoli specifici per i quali è autorizzato a utilizzare, eliminando i rischi di un accesso illimitato con le chiavi.

L'organizzazione ora beneficia della visibilità in tempo reale della flotta, consentendo ai manager di vedere immediatamente chi ha quale veicolo, anche in caso di missioni di più giorni. Questa trasparenza ha migliorato il coordinamento e ridotto l'incertezza operativa quotidiana.

La distribuzione delle chiavi al mattino è più rapida e snella, consentendo al personale di risparmiare tempo amministrativo e di concentrarsi sull'assistenza. Con oltre 500 dipendenti, tra personale temporaneo e sostitutivo, l'accesso controllato e tracciabile ha notevolmente rafforzato la sicurezza e la responsabilità.

Nel complesso, la soluzione fornisce un sistema scalabile e affidabile che supporta la crescita di Assia UNA, rafforzando al contempo l'efficienza operativa e la professionalità.

Il Risultato

• Gestione delle chiavi strutturata e sicura: Sostituzione delle chiavi ad accesso aperto con un sistema controllato e basato sulle autorizzazioni in tutte le sedi.
• Visibilità completa dell'assegnazione dei veicoli: I manager possono vedere immediatamente chi ha quale veicolo in qualsiasi momento, anche in caso di assegnazioni di più giorni.
• Risparmio di tempo nelle operazioni quotidiane: Una distribuzione più rapida delle chiavi riduce il carico di lavoro amministrativo e semplifica le partenze mattutine.
• Rischio ridotto con personale temporaneo: I diritti di accesso vengono assegnati in base al ruolo e possono essere modificati all'istante, garantendo un utilizzo sicuro del veicolo.
• Maggiore efficienza operativa in 4 sedi: I processi standardizzati migliorano il coordinamento e il controllo in tutte le filiali del servizio.