Sfida

Quando la società di gestione di affitti a breve termine Gruppo Heiwa ha esteso la propria attività dagli affitti su Airbnb al settore alberghiero, si è trovata ad affrontare una nuova realtà operativa. All'Hôtel de la Poste di Sierre, tutti gli accessi degli ospiti dovevano essere centralizzati in un'unica sede, a differenza del loro precedente portafoglio di appartamenti sparsi nella Svizzera romanda.

Tradizionalmente, le chiavi delle camere d'albergo venivano consegnate di persona alla reception. Sebbene questo approccio funzionasse in orari limitati, divenne rapidamente restrittivo per il piccolo hotel di 15 camere. Gli ospiti spesso desideravano arrivare prima o dopo l'orario di apertura della reception e mantenere una reception aperta 24 ore su 24, 7 giorni su 7, non era economicamente sostenibile.

L'obiettivo di Heiwa non era eliminare l'interazione umana, ma integrarla. Volevano offrire agli ospiti maggiore flessibilità, garantendo al contempo che l'hotel potesse continuare a funzionare senza intoppi, anche in assenza di personale, senza compromettere la sicurezza o la professionalità.

Punti dolenti

• Orari di ricevimento limitati: La consegna delle chiavi di persona richiedeva la presenza del personale, rendendo difficile gestire gli arrivi in ritardo o in anticipo.
• Inefficienza operativa: Il tempo del personale veniva sprecato in check-in manuali anziché in servizi di maggior valore per gli ospiti.
• Mancanza di flessibilità per gli ospiti: I viaggiatori si aspettano sempre più spesso opzioni di self-service e di accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, comuni nell'ospitalità moderna.

Soluzione

Il Gruppo Heiwa era alla ricerca di un sistema di gestione delle chiavi automatizzato ma affidabile e ha scelto Keycafe. Ha valutato alternative come l'installazione di serrature intelligenti su ogni porta, ma le ha rapidamente scartate a causa degli elevati costi di installazione, dei complessi requisiti infrastrutturali e della limitata flessibilità tra diverse tipologie di proprietà.

Keycafe si è distinto per il suo sistema centralizzato di armadietti elettronici, i bassi costi infrastrutturali e la facilità di implementazione. Invece di sostituire ogni serratura, Heiwa ha potuto digitalizzare gli accessi utilizzando un unico sistema sicuro, situato nella hall dell'hotel.

Oggi, Keycafe svolge un ruolo centrale nel flusso di lavoro del check-in dell'hotel. Gli ospiti possono effettuare il check-in in modo tradizionale alla reception o optare per un'esperienza completamente self-service. I messaggi automatici inviati tramite l'integrazione tra Keycafe e Hostaway forniscono agli ospiti le istruzioni per l'accesso alla porta e un codice Keycafe univoco, attivo solo tra gli orari di check-in e di check-out di Hostaway, consentendo loro di ritirare la chiave della camera in qualsiasi momento, di giorno o di notte.

L'implementazione del Gruppo Heiwa

• Check-in self-service 24 ore su 24, 7 giorni su 7: Gli ospiti ricevono istruzioni automatiche e un codice di sicurezza per accedere all'armadietto elettronico Keycafe.
• Controllo centralizzato delle chiavi: Tutte le chiavi delle camere d'albergo vengono conservate, monitorate e gestite da un'unica posizione sicura.
• Integrazione Hostaway: Heiwa utilizza l'integrazione di Keycafe con Hostaway, che automatizza la comunicazione con gli ospiti e sincronizza le prenotazioni con i codici di accesso alle chiavi.

Risultato

Già nelle prime settimane di utilizzo di Keycafe, il Gruppo Heiwa ha riscontrato evidenti miglioramenti operativi. Le interruzioni legate al check-in sono diminuite significativamente e gli ospiti hanno reagito positivamente alla semplicità e all'autonomia del sistema.

Gli orari di apertura della reception sono stati ridotti senza limitare l'accesso degli ospiti, liberando il personale da inutili interventi notturni o dell'ultimo minuto. Anche quando il personale non è disponibile per malattia o per problemi di orario, gli ospiti possono comunque accedere facilmente alle loro camere.

Oltre all'efficienza, Keycafe ha contribuito a modernizzare l'immagine dell'hotel. Abbracciando la digitalizzazione e mantenendo al contempo la possibilità di usufruire del servizio di persona, Heiwa è riuscito a portare un tradizionale hotel svizzero nel XXI secolo senza sacrificare l'ospitalità.

Il risultato

• Riduzione del carico di lavoro del personale: Meno operazioni manuali di registrazione e consegna delle chiavi, con un risparmio di ore di lavoro del personale ogni settimana.
• Accesso ospiti 24 ore su 24, 7 giorni su 7: Gli ospiti possono arrivare in qualsiasi momento senza dover ricorrere a una reception aperta 24 ore su 24.
• Affidabilità operativa migliorata: Eliminazione quasi totale delle emergenze legate alle chiavi e maggiore tranquillità per il personale.