Sfida

Ensis Groupe, con sede a Villeparisis, in Francia, gestisce una flotta di veicoli diversificata attraverso le sue filiali: Clamens, che ricicla materiali da costruzione, e STPS, un'azienda di lavori pubblici al servizio di importanti fornitori di servizi come GRDF (Gaz Réseau Distribution France) ed EDF (Électricité de France). Con oltre 90 veicoli e 480 dipendenti, le loro operazioni richiedono un coordinamento quotidiano tra autisti, meccanici e responsabili di diversi reparti e turni, inclusi turni notturni e di reperibilità per le emergenze.

L'azienda si affidava a un processo manuale per la gestione delle chiavi dei veicoli, utilizzando una lavagna fisica e armadietti in ufficio. Spesso gli autisti lasciavano le chiavi in luoghi informali, dimenticavano di restituirle o se le passavano di mano fra loro, creando incertezza sulla disponibilità del veicolo. Quando un camion doveva essere riassegnato, riparato o inviato urgentemente, non sapere dove si trovasse la chiave (o se fosse effettivamente in loco) causava ritardi, attriti interni e interruzioni del servizio.

Punti dolenti

• Mancanza di tracciabilità: Le chiavi venivano spesso scambiate informalmente tra conducenti senza alcuna registrazione, rendendo difficile tracciare l'utilizzo del veicolo e garantire la responsabilità.
• Chiavi non restituite o smarrite: Le chiavi venivano lasciate negli armadietti personali o non venivano restituite affatto, ritardando la riassegnazione dei veicoli e interrompendo i programmi delle officine.
• Accesso non controllato: La custodia delle chiavi si basava su bacheche aperte o punti di consegna non protetti, senza la possibilità di limitare l'accesso in base al ruolo, al veicolo o all'ora del giorno.
• Onere amministrativo: I gestori delle flotte erano spesso tenuti a risolvere manualmente problemi relativi alle chiavi, il che comportava l'aggiunta di attività dispendiose in termini di tempo alle loro responsabilità quotidiane.

Soluzione

Per garantire struttura e sicurezza nella gestione delle chiavi, Ensis Groupe ha implementato i sistemi SmartBox di Keycafe nelle sue attività Clamens e STPS. Autisti, personale di officina e responsabili delle spedizioni ora utilizzano quotidianamente il sistema per prelevare e restituire le chiavi tramite un accesso sicuro e registrato.

A ogni utente viene assegnato un codice PIN univoco associato a permessi specifici in base al ruolo e alle responsabilità. Ad esempio, gli autisti vedono solo le chiavi relative ai veicoli loro assegnati, con accesso limitato a determinate fasce orarie. I team di officina possono prelevare qualsiasi chiave necessaria per la manutenzione, mentre i responsabili delle spedizioni possono concedere o revocare l'accesso da remoto tramite l'app Keycafe.

Questa configurazione garantisce che solo il personale autorizzato gestisca le chiavi, con piena visibilità su ogni transazione. Il sistema SmartBox ha sostituito le pratiche informali con un flusso di lavoro standardizzato e verificabile, migliorando la sicurezza, la responsabilità e il controllo operativo.

L'implementazione da parte di Clamens e STPS

• Controllo degli accessi basato sui ruoli: Ogni utente viene aggiunto al sistema Keycafe con autorizzazioni specifiche in base al suo ruolo, ad esempio autisti, personale di officina o responsabili, limitando l'accesso solo alle chiavi di cui ha bisogno.
• Finestre di accesso programmate: Gli orari di accesso sono personalizzati per adattarsi al turno o alle responsabilità di ciascun utente, garantendo che le chiavi siano disponibili solo quando necessario e migliorando la supervisione.
• Gestione remota: Gli addetti alla gestione degli accessi e il personale IT utilizzano l'app Keycafe sui loro telefoni e computer per gestire l'accesso e risolvere i problemi in tempo reale, anche al di fuori dell'orario di lavoro.
• Utilizzo condiviso tra i reparti: Oltre agli autisti, anche il team dell'officina e il personale del turno di notte si affidano al sistema per recuperare le chiavi del veicolo senza dover cercare colleghi o supervisori.

Risultato

In seguito all'implementazione di Keycafe in tutte le sedi operative di Villeparisis, Ensis Groupe ha ottenuto una trasformazione completa nella gestione delle chiavi da parte di autisti, responsabili e personale dell'officina. I passaggi di consegne informali e i metodi di conservazione non sicuri sono stati sostituiti da un sistema strutturato e tracciabile che consentiva agli utenti di accedere in modo indipendente alle chiavi di cui avevano bisogno, mentre gli amministratori mantenevano il pieno controllo su permessi e finestre di accesso. Questo si è rivelato particolarmente utile durante i turni notturni e nei fine settimana, quando i team reperibili potevano recuperare le chiavi senza ritardi e continuare le operazioni senza bisogno del supporto manageriale in loco.

Il nuovo sistema ha anche migliorato il coordinamento tra i team. Gli addetti alla distribuzione sono in grado di riassegnare rapidamente i veicoli in base alla disponibilità e il personale addetto alla manutenzione può recuperare le chiavi per le riparazioni quando necessario, il tutto senza interrompere i flussi di lavoro. Grazie a procedure chiare e all'accesso centralizzato, la gestione delle chiavi è diventata più rapida, sicura e significativamente più affidabile per tutti i soggetti coinvolti.

Il risultato

• Adozione completa del sistema: Il 100% delle chiavi viene ora depositato e ritirato tramite Keycafe, eliminando gli scambi informali tra il personale.
• Riduzione drastica della perdita di chiavi: Riduzione di oltre l'80% delle chiavi perse o dimenticate, con un miglioramento significativo dell'affidabilità quotidiana.
• Risparmio di tempo nelle operazioni quotidiane: Si stima una riduzione del 30% del tempo impiegato nella gestione dell'accesso alle chiavi e nel coordinamento.
• Visibilità e responsabilità migliorate: Il monitoraggio in tempo reale dei movimenti della chiave garantisce un accesso sicuro e supporta la supervisione interna.