Sfida

Prima di adottare Keycafe, Fuji Auto conservava le chiavi in contenitori organizzati per marca e in ordine alfabetico. Il processo non era automatizzato e dipendeva in larga misura dall'attenzione del personale. Spesso le chiavi venivano inserite nel contenitore sbagliato, scambiate per errore o addirittura smarrite. Quando una chiave si perdeva, non c'era modo di sapere chi l'avesse presa o dove si trovasse.

"Il problema principale era trovare la chiave, ma anche il tempo sprecato nel cercarla", ha spiegato Letizia Merlo, analista operativa. "Non sapevamo mai chi avesse la chiave o dove fosse."

Poiché le chiavi venivano spostate frequentemente tra i reparti e talvolta anche all'esterno della concessionaria, questi problemi causavano rallentamenti e frustrazioni quotidiane.

Punti Dolenti

• Tempo perso: Il personale ha trascorso molto tempo a cercare le chiavi smarrite
• Nessuna visibilità: Nessuna registrazione chiara di chi aveva una chiave o dove si trovava
• Errori manuali: Chiavi inserite nella custodia sbagliata o scambiate accidentalmente
• Ritardi operativi: Vendite, assistenza e movimentazione dei veicoli rallentati a causa della mancanza delle chiavi

Soluzione

Fuji Auto ha adottato Keycafe per centralizzare la conservazione e il monitoraggio delle chiavi in tutta la concessionaria. Quando un nuovo veicolo arriva in concessionaria, la sua chiave viene registrata nell'app Keycafe e collegata a un telecomando prima di essere scansionata e inserita nella SmartBox. Il personale accede alle chiavi utilizzando codici personali, consentendo la registrazione automatica di ogni ritiro e riconsegna.

Le chiavi vengono spesso spostate tra i reparti, tra cui amministrazione, vendite, officina e carrozzeria. Con Keycafe, ogni movimento viene tracciato in un unico sistema. Quando un veicolo viene venduto, l'ultimo tecnico restituisce il telecomando all'amministrazione, dove viene rimosso e riutilizzato per il veicolo successivo.

Tutte le chiavi sono conservate in un unico luogo sicuro, rendendole facili da trovare e da gestire.

Implementazione di Fuji Auto

• Tracciamento centralizzato delle chiavi: Tutte le chiavi sono registrate e visibili in un unico sistema
• Accesso controllato: Il personale utilizza codici personali per ritirare e restituire le chiavi
• Supporto giornaliero del flusso di lavoro: Le chiavi si spostano senza problemi tra i reparti
• Riutilizzo dei telecomandi: I telecomandi vengono riassegnati quando i veicoli vengono venduti, mantenendo il sistema semplice

Risultato

Fuji Auto ha riscontrato miglioramenti immediati con l'introduzione di Keycafe. Il tempo impiegato per cercare le chiavi è diminuito significativamente. Utilizzando l'app Keycafe, il personale può ora individuare qualsiasi chiave in pochi secondi e vedere chi l'ha utilizzata per ultimo. Questa visibilità ha aumentato la responsabilità tra i team e ha ridotto la confusione nei periodi di maggiore affluenza.

"All'inizio, alcuni dipendenti erano scettici", aggiunge Letizia. "Ma dopo poche settimane, erano molto più soddisfatti di questo sistema rispetto a quello che avevamo prima". La gestione delle chiavi è diventata prevedibile, più veloce e più facile da gestire.

Abbandonando i contenitori delle chiavi, Fuji Auto ora gestisce un elevato volume di veicoli con chiarezza e controllo, utilizzando un sistema che supporta il ritmo del lavoro quotidiano della concessionaria anziché rallentarlo.

Il Risultato

• Risparmio di tempo: Ricerche chiave ridotte da un'ora a pochi secondi
• Responsabilità migliorata: I record chiari mostrano chi ha ciascuna chiave
• Meno chiavi perse: L'archiviazione centralizzata riduce lo smarrimento
• Operazioni più fluide: I team di vendita e assistenza si muovono più velocemente con meno interruzioni