Sfida
JD Occasion è una concessionaria d'auto in Quebec che stava affrontando dei problemi di gestione delle chiavi, in particolare per quanto riguarda l'organizzazione delle chiavi dei veicoli e la loro costante scomparsa. Spesso non era chiaro dove fosse la chiave di un veicolo in un dato momento, e quando una chiave mancava era difficile rintracciare la sequenza di custodia. Era necessario un sistema fisico di lockbox per conservare le chiavi, e un software di gestione delle chiavi di accompagnamento era necessario per organizzare efficacemente e tenere traccia delle centinaia di chiavi dei veicoli della concessionaria.
Soluzione
JD Occasion ha utilizzato le opzioni di autorizzazione flessibile di Keycafe per gestire l'accesso alle chiavi dei diversi reparti all'interno della concessionaria. Ad ogni membro del team di vendita è stato dato il proprio account con accesso completo a tutte le chiavi in ogni momento, consentendo loro di prendere rapidamente le chiavi con breve preavviso per i test drive. Anche il personale di servizio ha creato degli account individuali, ma con un accesso limitato solo alle chiavi dei veicoli in manutenzione. Per i meccanici e il personale delle pulizie, ad ogni reparto è stato dato un account per un accesso veloce e una gestione semplificata.
Risultato
Per i 50 dipendenti di JD Occasion, i risultati sono stati evidenti dal momento in cui hanno iniziato a lavorare con Keycafe. Le chiavi non sono più sparite, e gli utenti hanno potuto vedere in qualsiasi momento chi ha preso una chiave per ultimo, il che ha portato a localizzare anche il veicolo. Il management ora ha la possibilità di vedere rapidamente lo stato delle chiavi dell'intera flotta, e ogni dipartimento ha l'accesso esatto di cui ha bisogno per svolgere i propri compiti in modo efficiente.
