Sfida

Presso la concessionaria italiana di auto di lusso Nicole Competizione a Yokohama, le chiavi dei veicoli in vendita e di quelli in manutenzione erano da tempo conservate in un apposita cassetta con serratura. Tuttavia, questa cassetta utilizzava un sistema di aggancio tradizionale, incompatibile con i più recenti telecomandi intelligenti, privi di fori per i portachiavi, rendendo le operazioni quotidiane sempre più scomode.

Inoltre, i registri degli accessi alle chiavi venivano gestiti manualmente, con un conseguente rischio per la sicurezza. Il team di gestione ha riconosciuto la necessità di passare a una soluzione di gestione delle chiavi più avanzata e sicura per garantire sia l'efficienza operativa che standard di sicurezza più elevati.

Punti Dolenti

• Conservazione Chiavi Incompatibile: L'attuale cassetta portachiavi con gancio non supportava i moderni portachiavi, rendendo impossibile conservare le chiavi in modo sicuro.
• Recupero Chiavi Dispendioso in Termini di Tempo: Il personale doveva dedicare tempo a individuare il gancio corretto per ogni chiave del veicolo, con conseguenti inefficienze e perdita di tempo.
• Problemi di Sicurezza: Tutte le chiavi erano visibili e i registri di accesso erano gestiti manualmente, sollevando notevoli problemi di sicurezza e responsabilità.

Soluzione

In preparazione dell'apertura del loro nuovo Showroom e Centro Assistenza per Auto Usate, il più grande del suo genere in Giappone, il team dirigenziale ha iniziato a cercare un nuovo sistema di gestione delle chiavi.

"I nostri criteri di selezione principali erano chiari: il sistema doveva supportare registri di accesso dettagliati ed essere una soluzione di tipo armadietto in grado di ospitare le chiavi intelligenti dei veicoli di lusso italiani. La maggior parte delle soluzioni di tipo armadietto sono molto costose e, in realtà, Keycafe era l'unica opzione praticabile. Keycafe soddisfaceva tutti i nostri requisiti a un prezzo ragionevole e la copertura esterna opzionale ha ulteriormente migliorato le nostre misure di sicurezza", spiega Akinori Sasaki, che ha guidato l'implementazione.

Per i membri del personale responsabili dello spostamento dei veicoli, le autorizzazioni di accesso sono impostate in base alla posizione e al gruppo di chiavi, e a ciascun membro del personale viene assegnato un badge utente. Semplicemente scansionando il badge presso lo SmartBox, senza la necessità di inserire alcun codice, il personale seleziona e recupera istantaneamente le chiavi autorizzate dall'elenco. Questo semplifica il processo di recupero delle chiavi, riduce gli errori e fa risparmiare molto tempo.

Quando si verificano cambiamenti nel personale, gli amministratori possono revocare istantaneamente i diritti di accesso dalla dashboard di Keycafe, garantendo così un elevato livello di sicurezza in ogni momento.

Implementazione di Nicole Competizione

• Gestione delle Chiavi Raggruppate: Poiché il personale spesso ha bisogno di spostare più veicoli contemporaneamente, ai membri del personale registrati viene concesso l'accesso a gruppi di chiavi, consentendo un'efficiente concessione delle autorizzazioni.
• Autenticazione Badge Utente: Il personale deve semplicemente scansionare il proprio badge utente per recuperare le chiavi autorizzate, eliminando la necessità di inserire manualmente il codice.
• Controllo Accessi Flessibile: La direzione può controllare da remoto l'accesso alle chiavi tramite la dashboard di Keycafe. Inoltre, al personale in loco possono essere concesse autorizzazioni di gestione a livello di sede, consentendo loro di utilizzare e gestire direttamente lo SmartBox secondo necessità.

Risultato

Prima di installare gli SmartBox di Keycafe, il personale dedicava molto tempo e impegno alla ricerca della chiave giusta tra un gran numero di chiavi di veicoli conservate. Con Keycafe, ora possono semplicemente toccare il nome della chiave desiderata sul touchscreen dello SmartBox e recuperare immediatamente la chiave corretta, senza alcuna confusione. Gli amministratori vengono immediatamente notificati su chi ha preso una chiave tramite la dashboard di gestione. Nel complesso, l'efficienza operativa è notevolmente migliorata.

Come concessionaria che gestisce veicoli di lusso, è fondamentale che nessuna chiave venga mai smarrita. Grazie all'implementazione di Keycafe, Nicole Competizione è riuscita a rafforzare ulteriormente la sua sicurezza e a garantire la massima tranquillità.

Il Risultato

• Efficienza Operativa Migliorata: Identificando chiaramente dove si trovano le chiavi in qualsiasi momento ed eliminando il tempo sprecato nella loro ricerca, si sono ottenute operazioni quotidiane più fluide.
• Responsabilità del Personale: I registri in tempo reale mostrano esattamente chi ha preso le chiavi di un determinato veicolo e quando sono state restituite, chiarendo la responsabilità dell'utente.
• Sicurezza Rafforzata: Ogni chiave è conservata in uno scomparto individuale e solo il personale autorizzato con permessi utente designati può accedervi, garantendo così che siano adottate solide misure di sicurezza.