Sfida

Presso la concessionaria italiana di auto di lusso Nicole Competizione a Yokohama, le chiavi dei veicoli in vendita e di quelli in manutenzione erano da tempo conservate in un apposito portachiavi con serratura. Tuttavia, questo portachiavi utilizzava un sistema di aggancio tradizionale, incompatibile con i più recenti telecomandi intelligenti, privi di fori per gli anelli portachiavi, rendendo le operazioni quotidiane sempre più scomode.

Inoltre, i registri degli accessi alle chiavi venivano gestiti manualmente, rappresentando un rischio per la sicurezza. Il team di gestione ha riconosciuto la necessità di passare a una soluzione di gestione delle chiavi più avanzata e sicura per garantire sia l'efficienza operativa che standard di sicurezza più elevati.

Punti Dolenti

• Archiviazione chiavi incompatibile: L'attuale cassetta portachiavi con gancio non supportava i moderni portachiavi, rendendo impossibile conservarli in modo sicuro.
• Recupero chiavi dispendioso in termini di tempo: Il personale doveva perdere tempo a individuare il gancio corretto per ogni chiave del veicolo, con conseguenti inefficienze e perdite di tempo.
• Problemi di sicurezza: Tutte le chiavi erano visibili e i registri di accesso erano gestiti manualmente, sollevando notevoli problemi di sicurezza e responsabilità.

Soluzione

In preparazione dell'apertura del loro nuovo showroom e centro assistenza per auto usate, il più grande del suo genere in Giappone, il team dirigenziale ha iniziato a cercare un nuovo sistema di gestione delle chiavi.

"I nostri criteri di selezione chiave erano chiari: il sistema doveva supportare registri di accesso dettagliati ed essere una soluzione di tipo armadietto in grado di ospitare le chiavi intelligenti dei veicoli di lusso italiani. La maggior parte delle soluzioni di tipo armadietto è molto costosa e, in realtà, Keycafe era l'unica opzione praticabile. Keycafe soddisfaceva tutti i nostri requisiti a un prezzo ragionevole e la copertura esterna opzionale ha ulteriormente migliorato le nostre misure di sicurezza", spiega Akinori Sasaki, che ha guidato l'implementazione.

Per il personale responsabile dello spostamento dei veicoli, le autorizzazioni di accesso sono impostate in base alla posizione e al gruppo di chiavi, e a ciascun membro del personale viene assegnato un badge utente. Semplicemente scansionando il badge presso lo SmartBox, senza dover inserire alcun codice, il personale seleziona e recupera immediatamente le chiavi autorizzate dall'elenco. Questo semplifica il processo di recupero delle chiavi, riduce gli errori e consente un notevole risparmio di tempo.

In caso di cambiamenti nel personale, gli amministratori possono revocare immediatamente i diritti di accesso dalla dashboard di Keycafe, garantendo così un elevato livello di sicurezza in ogni momento.

Implementazione di Nicole Competizione

• Gestione delle chiavi raggruppate: Poiché il personale spesso ha bisogno di spostare più veicoli contemporaneamente, ai membri del personale registrati viene concesso l'accesso ai gruppi di chiavi, consentendo un'autorizzazione efficiente.
• Autenticazione badge utente: Il personale deve semplicemente scansionare il proprio badge utente per recuperare le chiavi autorizzate, eliminando la necessità di inserire manualmente il codice.
• Controllo accessi flessibile: Il management può controllare da remoto l'accesso alle chiavi tramite la dashboard di Keycafe. Inoltre, al personale in loco possono essere concesse autorizzazioni di gestione a livello di sede, consentendogli di utilizzare e gestire direttamente lo SmartBox secondo necessità.

Risultato

Prima di installare gli SmartBox di Keycafe, il personale dedicava molto tempo e impegno alla ricerca della chiave giusta tra un gran numero di chiavi di veicoli memorizzate. Con Keycafe, ora possono semplicemente toccare il nome della chiave desiderata sul touchscreen dello SmartBox e recuperare immediatamente la chiave corretta, senza alcuna confusione. Gli amministratori vengono immediatamente avvisati tramite la dashboard di gestione di chi ha preso una chiave. Nel complesso, l'efficienza operativa è notevolmente migliorata.

Come concessionaria che gestisce veicoli di lusso, è fondamentale che nessuna chiave venga mai smarrita. Implementando Keycafe, Nicole Competizione è riuscita a rafforzare ulteriormente la sicurezza e a garantire la massima tranquillità.

Il Risultato

• Efficienza operativa migliorata: Identificando chiaramente dove si trovano le chiavi in qualsiasi momento ed eliminando il tempo sprecato nella loro ricerca, si sono ottenute operazioni quotidiane più fluide.
• Responsabilità del personale: I registri in tempo reale mostrano esattamente chi ha preso quale chiave del veicolo e quando è stata restituita, chiarendo la responsabilità dell'utente.
• Sicurezza rafforzata: Ogni chiave è conservata in uno scomparto individuale e solo il personale autorizzato con permessi utente designati può accedervi, garantendo l'adozione di solide misure di sicurezza.