Sfida

Prima di Keycafe, Price is Right Rental si affidava alle tradizionali cassette di sicurezza e allo scambio di chiavi di persona per l'accesso ai veicoli dei clienti. La gestione dei codici richiedeva un foglio di calcolo e una programmazione manuale settimanale. In tre sedi, il COO Joel Price trascorreva ore ogni mese ad aggiornare manualmente diverse cassette, poiché non esisteva un'opzione di gestione remota.

Spesso i clienti si recavano alle vecchie cassette di sicurezza per restituire le chiavi, scoprendo che i codici non funzionavano più, causando ritardi e frustrazione. Il team si occupava anche di occasionali guasti alle cassette di sicurezza che interrompevano le operazioni. Ciò non solo incideva sulla soddisfazione dei clienti, ma richiedeva anche un aumento dell'orario di lavoro del personale e richiedeva passaggi aggiuntivi durante i periodi di punta.

Il processo manuale rendeva inoltre difficile tenere traccia delle chiavi disponibili, il che aumentava l'incertezza nei periodi di punta degli affitti e rallentava la rotazione dei veicoli.

Punti Dolenti

• Tempo perso: Programmazione manuale dei codici per diverse cassette di sicurezza ogni mese.
• Processo complicato: Nessun accesso remoto, monitoraggio costante della settimana a cui apparteneva ogni codice.
• Confusione degli ospiti: I clienti abituali spesso utilizzavano cassette di sicurezza obsolete con codici errati.
• Interruzioni operative: Le cassette di sicurezza occasionalmente si guastavano, creando problemi dell'ultimo minuto.

Soluzione

Price is Right Rental ha scelto Keycafe per le sue funzionalità di gestione remota e il design pratico e intuitivo del box. Il sistema offre un modo semplice per ritirare e restituire le chiavi del veicolo a noleggio senza dover attendere l'arrivo del personale. Ogni prenotazione genera un codice univoco che viene inviato ai clienti, che lo inseriscono nello SmartBox per accedere o restituire le chiavi del veicolo.

La struttura esterna offre maggiore resistenza alle intemperie, consentendo ai clienti di raggiungere l'unità Keycafe in qualsiasi momento. Questo supporta i noleggi fuori orario e mantiene le attività operative anche quando il team è fuori sede o sta eseguendo lavori in altre sedi. Il personale riceve aggiornamenti alla restituzione delle chiavi, con conferma video disponibile se necessario. "È fantastico per Keycafe sapere che possiamo far entrare chiunque", ha affermato il COO Joel Price, a dimostrazione della fiducia del team nel nuovo processo.

Implementazione del noleggio Price is Right

• Monitoraggio centralizzato: Ogni nuova chiave del veicolo viene aggiunta alla dashboard di Keycafe, in modo che l'attività della chiave rimanga in un unico posto.
• Accesso esterno: L'unità è situata in un recinto protetto dalle intemperie, garantendo agli ospiti un accesso sicuro in qualsiasi momento.
• Avvisi di restituzione: Il personale riceve notifiche quando vengono consegnate le chiavi, il che li aiuta a rimanere informati sui veicoli in arrivo.
• Registrazioni video: La registrazione video integrata mostra chi ha restituito ogni chiave, aggiungendo chiarezza quando sorgono domande.

Risultato

Keycafe ha eliminato il lavoro manuale legato alla gestione dei codici delle cassette di sicurezza, liberando tempo per il team, che può così concentrarsi sulla preparazione dei veicoli e sull'assistenza ai clienti. Il personale non deve più occuparsi della programmazione mensile, dei guasti alle cassette di sicurezza o della confusione relativa alla programmazione settimanale dei codici.

Il cambiamento ha anche migliorato l'esperienza dei clienti durante il processo di noleggio, consentendo loro di procedere senza rallentamenti dal ritiro alla riconsegna del veicolo, e la nuova configurazione ha rafforzato la fiducia nelle attività dell'azienda. Joel ha riscontrato in Keycafe un importante vantaggio competitivo, osservando: "Rispetto a tutti gli altri operatori e società di autonoleggio, ci distinguiamo solo per il nostro Keycafe".

Il Risultato

• Vantaggi operativi: Il flusso di lavoro è migliorato nei primi due mesi, con una riduzione dell'80% del tempo impiegato per la consegna delle chiavi agli ospiti.
• Sistema affidabile: Nessun problema segnalato con Keycafe SmartBox, rispetto ai due problemi con le cassette di sicurezza al mese precedenti.
• Migliore esperienza del cliente: I clienti trovano il processo rapido e moderno, spesso reagendo con sorpresa alla sua semplicità.
• Aspetto più forte: La configurazione di Keycafe presenta un processo più rifinito e organizzato rispetto ai metodi precedenti.
• Progetti futuri: L'azienda prevede di espandere Keycafe in tutte le sedi man mano che cresce.