Sfida

Paul Davis Restoration propone servizi di pulizia e riparazione di strutture residenziali, commerciali e istituzionali danneggiate da acqua, incendio, muffa, tempesta o altri disastri. Non sorprende che si tratti di un periodo emozionale per i proprietari di immobili che hanno subito gravi danni, e i dipendenti della Paul Davis sono orgogliosi di aiutare i proprietari a riprendersi da gravi disagi. Essere in grado di fornire interventi di recupero tempestivi e ben organizzati fa parte del lavoro.

L'azienda si affida alla sua flotta di veicoli per trasportare attrezzature specializzate ed esperti di bonifica nei cantieri. Purtroppo le chiavi dei veicoli venivano smarrite. Questo non solo influiva sulla capacità dell'azienda di rispondere in modo efficiente alle chiamate a causa dei veicoli inutilizzabili, ma comportava anche un costo per l'azienda ogni volta che era necessario sostituire le chiavi.

"Avevamo bisogno di un modo per tenere traccia di chi era l'ultima persona con la chiave assegnata e quando era stata utilizzata per l'ultima volta", spiega Calvin Hamilton, vicepresidente delle operazioni dell'azienda.

Soluzione

Dopo essersi imbattuto in Keycafe, Hamilton si è reso conto che la tecnologia poteva essere proprio ciò di cui l'azienda aveva bisogno e ha deciso di provarla. L'azienda ha installato uno SmartBox e ha utilizzato le funzionalità personalizzabili di Keycafe per creare un sistema su misura per le loro esigenze.

A ogni membro del personale viene assegnato un PIN univoco che consente l'accesso solo a veicoli specifici determinati dal proprio responsabile. Ogni mattina, i conducenti inseriscono il loro PIN nello SmartBox e selezionano la chiave del veicolo di cui hanno bisogno per la giornata, e la sera, quando il turno è finito, il portachiavi attaccato a ciascuna chiave viene scansionato e ricontrollato nello SmartBox. Le chiavi di riserva vengono conservate nello SmartBox anche in caso di chiavi mancanti.

Per una facile amministrazione, Paul Davis Restoration utilizza la funzione Gruppi di Keycafe, che consente l'organizzazione delle chiavi in gruppi come turni o reparti per autorizzazioni rapide.

Risultato

Secondo Hamilton, i risultati dell'implementazione del sistema Keycafe sono stati immediati. Ora, senza possibilità di contestare la responsabilità, le chiavi possono essere rintracciate e trovate senza intoppi. Utilizzando i registri di accesso per ogni chiave e dipendente, la direzione può vedere esattamente quando una chiave è stata presa per l'uso e da quale dipendente.

Dall'introduzione di Keycafe, il costo della sostituzione delle chiavi è sceso quasi a zero. I veicoli aziendali non restano più fermi e la frustrazione per le chiavi smarrite appartiene al passato.