Sfida

Gestito dalla Social Welfare Corporation Nagatanagasaki, il Kindergarten Sumire è un programma prescolare e di doposcuola incentrato sullo sviluppo emotivo dei bambini da 0 a 5 anni. L'azienda è orgogliosa di essere la seconda casa per i bambini piccoli, e offre lezioni di lingua/ascolto inglese, lezioni di nutrizione attraverso la cucina, lezioni di Eisar (danza tradizionale delle isole Okinawa) e programmi artistici. Il Kindergarten Sumire mette al primo posto i genitori che lavorano, cercando sempre di favorire i loro interessi e fornendo al contempo servizi educativi ai bambini.

All'asilo, l'attenzione operativa si concentra sul miglioramento dell'efficienza e della sicurezza attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. A tal fine, ogni membro del personale è dotato di un iPad per svolgere diverse attività. Il Keycafe è stato introdotto inizialmente per facilitare lo scambio di chiavi tra gli insegnanti del primo e dell'ultimo turno e per rendere conto dell'uso delle chiavi per le aree riservate e i veicoli.

Soluzione

Le chiavi delle porte d'ingresso, delle serrature di sicurezza, dei veicoli e del magazzino sono conservate nello SmartBox del Kindergarten Sumire. Tutto il personale è registrato con un proprio account Keycafe e l'accesso a gruppi di chiavi è impostato in base all'anzianità e alle responsabilità del personale. Ad esempio, solo gli autisti e il personale che deve guidare periodicamente hanno l'autorizzazione per le chiavi dei veicoli, impedendo l'accesso non autorizzato agli scuolabus e agli altri mezzi. Allo stesso modo, le chiavi delle aree riservate del campus sono accessibili solo al personale abilitato con le necessarie autorizzazioni.

Il personale utilizza l'app Keycafe sul proprio iPad per avviare il ritiro e la consegna delle chiavi presso lo SmartBox e per controllare lo stato di utilizzo di ogni chiave. In questo modo possono vedere se una chiave è disponibile o in uso prima di procedere al ritiro. Keycafe fornisce anche un registro che mostra chi ha usato l'ultima volta una chiave e a che ora, in modo da poter sempre rintracciare le chiavi smarrite.

Prima di implementare Keycafe, Kindergarten Sumire centralizzava le notifiche di vari software in Slack, quindi naturalmente utilizzavano la semplice API di Keycafe per integrare le notifiche di gestione delle chiavi allo stesso modo. Ciò ha consentito all'intero team di avere sempre le informazioni più recenti sulla posizione o sullo stato di qualsiasi chiave.

Risultato

Dall'implementazione di Keycafe, la Kindergarten Sumire ha registrato notevoli miglioramenti nell'efficienza della gestione delle chiavi. Con la SmartBox di Keycafe e l'applicazione sui loro iPad, i membri del personale possono accedere rapidamente alle chiavi di cui hanno bisogno, eliminando le perdite di tempo nella ricerca di chiavi smarrite. Il sistema di gestione trasparente, con tracciamento in tempo reale e registri degli utenti, ha creato una cultura della responsabilità tra i membri del personale, che si è tradotta in un minor numero di chiavi perse o smarrite e in una maggiore efficienza operativa complessiva. L'accesso alle aree sensibili e ai veicoli della scuola è ora strettamente limitato al personale autorizzato, riducendo i rischi associati all'uso non consentito.

L'integrazione dell'API di Keycafe con la piattaforma di comunicazione Slack della scuola ha facilitato il coordinamento continuo tra il team. Qualsiasi spostamento di chiavi viene comunicato istantaneamente a tutto il team, rafforzando ulteriormente la responsabilità di ciascun membro. Questo sistema consente inoltre di intervenire rapidamente in caso di emergenze o di attività insolite delle chiavi, contribuendo alla sicurezza generale e all'efficienza operativa dell'asilo. Con Keycafe, il Kindergarten Sumire ha raggiunto l'obiettivo di sfruttare la tecnologia per accrescere l'efficienza e la sicurezza delle proprie operazioni, fornendo maggiori garanzie al personale e ai genitori.

"Oltre al ritiro e alla consegna giornaliera delle chiavi, la creazione e revoca delle chiavi di accesso in caso di uscita o entrata del personale è diventata molto più agevole. È stato un vantaggio inaspettato", ha dichiarato il signor Momoo, direttore generale dell'asilo.