Sfida

La Kashiwabara Corporation gestisce un centro di formazione interno a Yamaguchi, dove i tirocinanti eseguono lavori di riparazione su modelli di edifici in scala reale. Il centro di formazione opera senza personale in loco, affidando interamente agli utenti la responsabilità dell'accesso alle porte, sia bloccandole che sbloccandole.

Prima di utilizzare Keycafe, ogni camera era dotata di un sistema di accesso basato su codice QR, ma era soggetto a frequenti problemi tecnici. Spesso i codici non venivano scansionati correttamente, le porte non si aprivano e i meccanismi di chiusura elettronici erano inaffidabili. Poiché tutti i punti di accesso della struttura si basavano su questo sistema instabile, a volte gli utenti uscivano senza chiudere correttamente le porte, creando significativi rischi per la sicurezza. Era evidente la necessità di una soluzione più affidabile e intuitiva.

Punti Dolenti

• Sistema di accesso inaffidabile: Frequenti malfunzionamenti del sistema basato sul codice QR impedivano agli utenti di sbloccare o bloccare le porte in modo affidabile.
• Frustrazione degli utenti: Essendo una struttura autogestita, ogni problema di accesso causava frustrazione agli utenti, senza una soluzione immediata.
• Aumento del carico amministrativo: Gli interventi dispendiosi in termini di tempo da parte di amministratori remoti hanno ridotto l'efficienza operativa complessiva.
• Rischi per la sicurezza: L'impossibilità di chiudere correttamente le porte a causa di errori di sistema ha reso le strutture non sicure dopo l'uso.

Soluzione

Per risolvere i problemi persistenti di accesso alle porte, il team di gestione di Kashiwabara ha iniziato a valutare soluzioni alternative basate su due criteri chiave: consentire la consegna delle chiavi senza supervisione e consentire la gestione da remoto della struttura. Inizialmente erano state prese in considerazione le serrature intelligenti, ma alla fine sono state escluse a causa della necessità di sostituire tutte le porte esistenti, un'operazione non fattibile in termini di costi e tempi.

Keycafe è stata scelta come soluzione ottimale grazie alla sua semplicità e rapidità di implementazione. Dall'ordine all'installazione e alla messa in funzione, l'intero processo è stato completato in tempi brevi, rendendolo una scelta efficiente e pratica per le esigenze specifiche della struttura.

Implementazione della Kashiwabara Corporation

• Codici di accesso utente: Il personale riceve in anticipo un codice di accesso per recuperare le chiavi, consentendone la consegna al di fuori dell'orario di lavoro.
• Gestione in tempo reale: Quando il personale ha delle richieste, gli amministratori possono controllare da remoto i registri di accesso in tempo reale, con la possibilità di rivedere la cronologia tramite l'app mobile per una maggiore tranquillità.
• Controllo remoto SmartBox: La possibilità di azionare SmartBox da remoto offre un vantaggio fondamentale nella gestione di una struttura senza personale.

Risultato

Il vantaggio principale dell'implementazione di Keycafe è stato l'eliminazione del problema delle porte che non potevano essere chiuse o aperte all'interno della struttura. Nei rari casi in cui le porte rimanessero aperte, ora è facile controllare lo storico e lo stato di utilizzo delle chiavi dalla dashboard di gestione.

Dopo l'implementazione, Rin Odawara ha condiviso il suo feedback: "Siamo certi che la scelta di Keycafe sia stata la decisione giusta. Gli utenti possono utilizzare il sistema in modo intuitivo e gli amministratori trovano efficiente la gestione da remoto con notifiche in tempo reale e controlli dei log, sia tramite l'app desktop che mobile."

Il Risultato

• Niente più porte sbloccate: Gli utenti possono prendere le chiavi fisiche dallo SmartBox per sbloccare e bloccare le porte, risolvendo il problema principale delle porte che non si aprono o si chiudono correttamente.
• Tempo risparmiato: Sia gli utenti che la dirigenza sono liberati da stress inutili e dalla perdita di tempo nella risoluzione dei problemi.
• Sicurezza avanzata: Grazie alla dashboard di gestione di Keycafe, il team può tenere traccia di chi ha utilizzato quale chiave e quando, garantendo la massima sicurezza per il centro di formazione.