Sfida

La Kashiwabara Corporation gestisce un centro di formazione interno a Yamaguchi, dove i tirocinanti eseguono lavori di riparazione su modelli di edifici in scala reale. Il centro di formazione opera senza personale in loco, affidando interamente agli utenti la responsabilità dell'accesso alle porte, sia per l'apertura che per la chiusura.

Prima di utilizzare Keycafe, ogni camera era dotata di un sistema di accesso basato su codice QR, ma era soggetto a frequenti problemi tecnici. Spesso i codici non venivano scansionati correttamente, le porte non si sbloccavano e i meccanismi elettronici di chiusura erano inaffidabili. Poiché tutti i punti di accesso della struttura si basavano su questo sistema instabile, a volte gli utenti se ne andavano senza chiudere correttamente le porte, creando significativi rischi per la sicurezza. Era evidente che fosse necessaria una soluzione più affidabile e facile da usare.

Punti Dolenti

• Sistema di Accesso Inaffidabile: Frequenti malfunzionamenti del sistema basato sul codice QR impedivano agli utenti di sbloccare o bloccare le porte in modo affidabile.
• Frustrazione degli Utenti: Essendo una struttura autogestita, ogni problema di accesso causava frustrazione agli utenti, senza alcuna soluzione immediata.
• Aumento degli Oneri Amministrativi: Gli interventi dispendiosi in termini di tempo da parte di amministratori remoti hanno ridotto l'efficienza operativa complessiva.
• Rischi per la Sicurezza: L'impossibilità di chiudere correttamente le porte a causa di errori di sistema ha reso le strutture non sicure dopo l'uso.

Soluzione

Per risolvere i problemi persistenti di accesso alle porte, il team di gestione di Kashiwabara ha iniziato a valutare soluzioni alternative basate su due criteri chiave: consentire la consegna delle chiavi senza supervisione e permettere la gestione da remoto della struttura. Sebbene inizialmente fossero state prese in considerazione le serrature intelligenti, alla fine sono state escluse a causa della necessità di sostituire tutte le porte esistenti, operazione non fattibile in termini di costi e tempistiche.

Keycafe è stata scelta come soluzione ottimale grazie alla sua semplicità e rapidità di implementazione. Dall'invio dell'ordine all'installazione e alla messa in funzione, l'intero processo è stato completato in un breve arco temporale, rendendolo una scelta efficiente e pratica per le esigenze specifiche della struttura.

Implementazione di Kashiwabara Corporation

• Codici di Accesso Utente: Il personale riceve in anticipo un codice di accesso per recuperare le chiavi, consentendone la consegna al di fuori dell'orario di lavoro.
• Gestione in Tempo Reale: Quando il personale ha delle richieste, gli amministratori possono controllare da remoto i registri di accesso in tempo reale, con la possibilità di rivedere la cronologia tramite l'app mobile per una maggiore tranquillità.
• Controllo Remoto SmartBox: La possibilità di azionare SmartBox da remoto offre un vantaggio fondamentale nella gestione di una struttura non presidiata.

Risultato

Il vantaggio principale dell'implementazione di Keycafe è stato l'eliminazione del problema delle porte che non potevano essere chiuse o aperte all'interno della struttura. Nei rari casi in cui le porte vengono lasciate aperte, ora è facile controllare lo storico e lo stato di utilizzo delle chiavi dal pannello di controllo.

Dopo l'implementazione, Rin Odawara ha condiviso il suo feedback: "Siamo certi che scegliere Keycafe sia stata la decisione giusta. Gli utenti possono utilizzare il sistema in modo intuitivo e gli amministratori trovano efficiente gestirlo da remoto con notifiche in tempo reale e controlli dei registri, sia tramite desktop che tramite app mobile."

Il Risultato

• Niente Più Porte Aperte: gli utenti possono prendere le chiavi fisiche dallo SmartBox per sbloccare e bloccare le porte, risolvendo così il grave problema delle porte che non si aprono o chiudono correttamente.
• Tempo Risparmiato: Sia gli utenti che la dirigenza sono sollevati da stress inutili e da lunghe operazioni di risoluzione dei problemi.
• Sicurezza Avanzata: Grazie al pannello di gestione di Keycafe, il team può tenere traccia di chi ha utilizzato quale chiave e quando lo ha fatto, garantendo il massimo livello di sicurezza per il centro di formazione.