Sfida

Situato sulla costa di Gaspé, il Motel Impérial opera in un mercato turistico altamente stagionale. Sebbene la struttura dovesse offrire un'esperienza di check-in fluida e affidabile tutto l'anno, la sua posizione si basava esclusivamente su chiavi fisiche anziché su serrature digitali.

Come spiega la comproprietaria Nadia Minassian, gestire le chiavi fisiche in modo sicuro, garantendo al contempo la flessibilità per gli ospiti, è diventato particolarmente impegnativo al di fuori dell'alta stagione turistica. Mantenere una reception sempre aperta tutto l'anno non era sempre fattibile e chiuderla significava limitare le prenotazioni.

Allo stesso tempo, i proprietari desideravano una soluzione che consentisse loro di gestire le chiavi fisiche oggi, lasciando però aperta la porta all'accesso digitale futuro, senza dover sostituire in seguito il loro sistema di gestione delle chiavi.

Punti Dolenti

• Flessibilità limitata: La chiusura della reception ha limitato la possibilità di affittare camere durante la bassa stagione.
• Nessun sistema di tracciamento delle chiavi: Le chiavi fisiche richiedono un tracciamento sicuro sia per l'accesso del personale che per quello degli ospiti.
• Costi operativi: I processi manuali hanno aumentato la dipendenza dalla disponibilità del personale.
• Scalabilità futura: Un sistema di gestione delle chiavi obsoleto renderebbe difficile e costoso il passaggio futuro a serrature e tessere digitali.

Soluzione

Motel Impérial implemented Keycafe’s SmartBox system and leveraged the Mews integration to centralize key management and automate the check-in process.

Grazie all'integrazione, le prenotazioni confermate su Mews attivano automaticamente la creazione di una chiave di accesso in Keycafe. Il codice di accesso univoco per la prenotazione viene quindi inviato all'ospite, insieme ai dettagli della prenotazione. Ciò consente agli ospiti di ricevere istruzioni chiare e di recuperare le chiavi in modo sicuro, senza l'assistenza della reception, garantendo al contempo che l'accesso sia limitato alle date di soggiorno corrette.

Keycafe consente al team di gestire le chiavi fisiche in modo sicuro, offrendo al contempo agli ospiti un'opzione di check-in automatico. Per il personale, il sistema offre visibilità in tempo reale sull'utilizzo delle chiavi e una chiara rendicontazione. Per gli ospiti, offre un'esperienza semplice e intuitiva, indipendentemente dall'orario di apertura della reception.

Implementazione del Motel Impérial

• Check-in automatico per gli ospiti: Gli ospiti utilizzano un codice per recuperare le chiavi in modo sicuro, senza l'assistenza della reception.
• Monitoraggio delle chiavi del personale: L'accesso dei dipendenti alle chiavi viene registrato e monitorato in tempo reale.
• Integrazione Mews: Connessione fluida tra prenotazioni e accesso con chiave.

Risultato

Con Keycafe, il Motel Impérial ha ottenuto la flessibilità necessaria per operare anche oltre i mesi di punta, mantenendo al contempo sicurezza e controllo. I check-in automatizzati hanno ridotto la necessità di personale alla reception, e sia gli ospiti che i dipendenti si sono adattati rapidamente al sistema. "I nostri clienti sono sempre molto soddisfatti quando utilizzano Keycafe", ha affermato Nadia.

La soluzione ha semplificato le operazioni quotidiane, migliorato il percorso del cliente e consentito alla proprietà di ampliare le operazioni in modo più sostenibile durante tutto l'anno.

Il Risultato

• Stagione turistica prolungata: Possibilità di continuare ad affittare camere durante i periodi di bassa richiesta.
• Sistema affidabile: Visibilità completa sull'utilizzo delle principali risorse da parte del personale e degli ospiti.
• Efficienza operativa: Riduzione del fabbisogno di personale senza sacrificare il servizio.
• Soddisfazione degli ospiti: Esperienza di check-in semplice e intuitiva, sempre molto apprezzata.