Sfida

Situato sulla costa di Gaspé, il Motel Impérial opera in un mercato turistico altamente stagionale. Sebbene la struttura dovesse offrire un'esperienza di check-in fluida e affidabile tutto l'anno, il suo sistema di accesso si basava esclusivamente su chiavi fisiche anziché su serrature digitali.

Come spiega la comproprietaria Nadia Minassian, gestire le chiavi fisiche in modo sicuro, mantenendo al contempo la flessibilità per gli ospiti, è diventato particolarmente impegnativo al di fuori dell'alta stagione turistica. Mantenere una reception sempre aperta tutto l'anno non era sempre fattibile e chiuderla significava limitare le prenotazioni.

Allo stesso tempo, i proprietari desideravano una soluzione che consentisse loro di gestire le chiavi fisiche oggi, lasciando però aperta la possibilità di passare in futuro all'accesso digitale, senza dover sostituire in seguito il loro sistema di gestione delle chiavi.

Punti dolenti

• Flessibilità limitata: La chiusura della reception ha limitato la possibilità di affittare camere durante la bassa stagione.
• Nessun sistema di tracciamento delle chiavi: Le chiavi fisiche richiedevano un tracciamento sicuro sia per l'accesso del personale che per quello degli ospiti.
• Costi operativi generali: I processi manuali hanno aumentato la dipendenza dalla disponibilità del personale.
• Scalabilità futura: Un sistema di gestione delle chiavi obsoleto renderebbe difficile e costoso il passaggio futuro a serrature e chiavi digitali.

Soluzione

Il Motel Impérial ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe e ha sfruttato l'integrazione con Mews per centralizzare la gestione delle chiavi e automatizzare la procedura di check-in.

Grazie all'integrazione, le prenotazioni confermate su Mews attivano automaticamente la creazione di una chiave di accesso su Keycafe. Il codice di accesso univoco per la prenotazione viene quindi inviato all'ospite, insieme ai dettagli della prenotazione. Ciò consente agli ospiti di ricevere istruzioni chiare e di recuperare le chiavi in modo sicuro, senza l'assistenza della reception, garantendo al contempo che l'accesso sia limitato alle date di soggiorno corrette.

Keycafe consente al team di gestire le chiavi fisiche in modo sicuro, offrendo al contempo agli ospiti un'opzione di check-in automatizzato. Per il personale, il sistema offre visibilità in tempo reale sull'utilizzo delle chiavi e una chiara rendicontazione. Per gli ospiti, offre un'esperienza semplice e intuitiva, indipendentemente dal fatto che la reception sia aperta o chiusa.

Implementazione del Motel Impérial

• Check-in automatizzato per gli ospiti: Gli ospiti utilizzano un codice per recuperare le chiavi in modo sicuro, senza l'assistenza della reception.
• Monitoraggio delle chiavi del personale: L'accesso dei dipendenti alle chiavi viene registrato e monitorato in tempo reale.
• Integrazione Mews: Connessione diretta tra prenotazioni e accesso con chiave.

Risultato

Grazie a Keycafe, il Motel Impérial ha ottenuto la flessibilità necessaria per operare anche al di fuori dei mesi di alta stagione turistica, mantenendo al contempo sicurezza e controllo. I check-in automatizzati hanno ridotto la necessità di presidiare costantemente la reception, e sia gli ospiti che i dipendenti si sono adattati rapidamente al sistema. "I nostri clienti sono sempre molto soddisfatti quando utilizzano Keycafe", ha affermato Nadia.

La soluzione ha semplificato le operazioni quotidiane, migliorato l'esperienza del cliente e consentito alla struttura di espandere le operazioni in modo più sostenibile durante tutto l'anno.

Il risultato

• Stagione turistica prolungata: Possibilità di continuare ad affittare camere durante i periodi di bassa richiesta.
• Sistema affidabile: Visibilità completa sull'utilizzo delle chiavi da parte del personale e degli ospiti.
• Efficienza operativa: Riduzione del fabbisogno di personale senza sacrificare il servizio.
• Soddisfazione degli ospiti: Esperienza di check-in semplice e intuitiva, sempre molto apprezzata.