Sfida

Gringhub è un'azienda con sede a Vélizy-Villacoublay, appena fuori Parigi, che supporta i fornitori di servizi di consegna dell'ultimo miglio nella loro transizione ai veicoli elettrici. Offre sia infrastrutture di ricarica che noleggio di veicoli elettrici alle aziende di consegna. Il suo obiettivo è fornire una sede centralizzata e affidabile in cui gli autisti possano iniziare e terminare la giornata con un veicolo completamente carico e un'assistenza continua.

Con l'espansione delle attività, è emerso un ostacolo importante: la consegna delle chiavi. Con più clienti che noleggiavano veicoli e diversi conducenti che li utilizzavano quotidianamente, la distribuzione manuale delle chiavi divenne insostenibile. Il personale di Gringhub doveva essere presente in loco in ogni momento solo per gestire lo scambio delle chiavi; un processo che richiedeva molto tempo, era inefficiente e vulnerabile all'errore umano. Non esisteva un modo affidabile per tracciare chi avesse avuto accesso a ciascun veicolo, creando attriti operativi e problemi di sicurezza.

Punti Dolenti

• Consegna manuale delle chiavi: Il personale doveva essere sempre presente in loco solo per distribuire e ritirare le chiavi.
• Mancanza di visibilità: Non esisteva un modo affidabile per tracciare quale conducente avesse avuto accesso a un veicolo o quando.
• Rischi per la sicurezza: A volte le chiavi venivano smarrite o lasciate nei veicoli, aumentando il rischio di smarrimento o furto.
• Ritardi operativi: Se un conducente dimenticava o non restituiva una chiave, il conducente successivo non poteva utilizzare il veicolo, causando tempi di fermo.

Soluzione

Gringhub si è rivolta a Keycafe per risolvere il problema della gestione delle chiavi. Il sistema SmartBox ha offerto un modo sicuro e tracciabile per gestire l'accesso alle chiavi dei veicoli, consentendo agli autisti di ritirarle e restituirle in modo indipendente all'inizio e alla fine del turno. Ogni consegna delle chiavi viene automaticamente registrata digitalmente, fornendo una cronologia completa degli accessi e migliorando la responsabilità a tutti i livelli.

Keycafe ha inoltre consentito a Gringhub di supportare un flusso di lavoro self-service 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per i propri clienti. Le chiavi dei veicoli possono essere ritirate o riconsegnate in qualsiasi momento, anche quando il personale di Gringhub è fuori sede. Per un'azienda fondata sull'efficienza della rotazione dei veicoli e sulla flessibilità dei clienti, questo livello di automazione ha rappresentato un'aggiunta importante per ampliare le operazioni future.

Implementazione di Gringhub

• Accesso self-service alle chiavi: Gli autisti dei clienti recuperano e restituiscono le chiavi senza bisogno di personale in loco, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• Autorizzazione remota: I gestori dei clienti possono autorizzare le chiavi da remoto tramite l'app Keycafe per apportare modifiche alle autorizzazioni in tempo reale in loco.
• Punto di consegna chiavi centrale: Le chiavi vengono consegnate dagli autisti dopo i percorsi giornalieri, quando i veicoli vengono restituiti per la ricarica.
• Visibilità completa: Ogni interazione viene registrata digitalmente, consentendo il monitoraggio e la responsabilità in tempo reale.

Risultato

Keycafe ha permesso a Gringhub di gestire il processo di consegna dei veicoli senza dover ricorrere al personale, un cambiamento che ha rimodellato il loro modello operativo. Le chiavi sono ora sempre accessibili, ma solo agli utenti autorizzati, eliminando un importante punto di attrito sia per Gringhub che per i suoi clienti.

L'automazione ha offerto a Gringhub piena visibilità sull'utilizzo della flotta condivisa e ha ridotto il rischio di smarrimento o dimenticanza delle chiavi. L'azienda ha inoltre ottenuto un nuovo vantaggio in termini di fatturazione: l'utilizzo di SmartBox Activity per verificare quali veicoli fossero presenti ha consentito di fatturare i clienti in modo accurato.

Gringhub ha riferito che, una volta che un cliente ha adottato il sistema, altri lo hanno seguito rapidamente, constatando quanto tempo e coordinamento ha risparmiato. Quella che era iniziata come una soluzione per la gestione delle chiavi si è evoluta in una parte fondamentale dell'offerta di valore di Gringhub.

"I clienti apprezzano il sistema. È pratico e offre loro un motivo in più per scegliere il nostro hub di ricarica", ha spiegato Kamel Fekhart, CEO di Gringhub.

Il Risultato

• Costi di manodopera ridotti: Non è più necessario che il personale sia presente per i passaggi di consegne chiave, il che ha portato a un aumento della redditività.
• Supervisione della flotta: Il personale di Gringhub monitora da remoto l'attività dei conducenti e lo stato del veicolo tramite l'app Keycafe.
• Precisione della fatturazione: L'attività SmartBox conferma la presenza del veicolo e supporta una fatturazione precisa per i clienti.
• Aumento del valore del servizio: Keycafe è diventato un punto di forza per i servizi di noleggio e ricarica veicoli di Gringhub, attirando clienti che hanno notato il risparmio di tempo dei loro concorrenti.