Sfida
Dall'allestimento di negozi pop-up alla fornitura di spazio di archiviazione, dalla costruzione di mostre alla creazione di banner personalizzati, E-Demonstrations è orgogliosa della sua capacità di rispondere a qualsiasi richiesta relativa all'evento, non importa quanto last minute. Con sede ad Anversa, in Belgio, E-Demonstrations offre praticamente tutto ciò che un'organizzazione può desiderare quando organizza un evento, fornendo di tutto, dai set al cibo alle app per eventi personalizzate.
Automobili e camion svolgono un ruolo enorme nei servizi dell'azienda, che includono veicoli per eventi regolari, veicoli "white label" che possono essere personalizzati con marchio, rimorchi e altro ancora. Nel complesso, l'azienda dispone di una flotta di oltre 90 veicoli. Inoltre, la società è stata recentemente incaricata dalla città di Anversa di costruire alloggi di emergenza per i rifugiati ucraini.
Il direttore generale Yo Engelen descrive: "Dover chiamare dieci o più colleghi per scoprire chi ha le chiavi di un veicolo specifico, chiavi perse, non avere un'idea chiara di chi aveva preso quali chiavi e quando…"quando le chiavi si sono smarrite.
Chiaramente, era necessaria una soluzione.
Soluzione
E-Demonstrations ha investito nel sistema Keycafe SmartBox. "Non abbiamo preso in considerazione altre opzioni", afferma Engelen. "Ci è piaciuta la facilità d'uso [di Keycafe] e la risposta molto rapida alle nostre domande."
L'azienda ha implementato un flusso di lavoro personalizzato che funziona perfettamente per loro: “Il nostro amministratore crea un profilo utente per ogni membro dello staff e si occupa anche della gestione quotidiana delle chiavi. Se un nuovo veicolo viene assegnato alla nostra flotta, taggherà anche le chiavi e le aggiungerà al sistema Keycafe”.
Ogni membro dello staff utilizza l'app mobile Keycafe per accedere alle chiavi per le quali ha ricevuto l'autorizzazione. Ogni volta che ritirano o consegnano una chiave, il loro ID, nonché l'ora e il luogo dell'accesso alla chiave vengono registrati, fornendo alla direzione una traccia di accesso alla chiave in caso di smarrimento della chiave. L'amministratore può gestire le autorizzazioni del personale in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo utilizzando l'app Keycafe.
Risultato
La chiarezza sui permessi di accesso e la capacità di tenere traccia di chi ha utilizzato quali chiavi ha risparmiato tempo e frustrazione a E-Demonstrations. "In precedenza, dovevamo contattare diversi dipendenti per scoprire chi non aveva restituito una chiave", afferma Engelen. "Ora, quando una chiave non è stata restituita, possiamo facilmente scoprire chi l'ha presa in prestito per ultimo."
Engelen elogia anche la semplicità del sistema e aggiunge che un minor numero di chiavi perse significa che l'azienda sta risparmiando denaro, non avendo più bisogno di nuove chiavi. Con le chiavi organizzate e contabilizzate, E-Demonstrations riesce più facilmente a rispondere alle esigenze dei suoi clienti.
