Sfida

Le camere in stile villa della Luxe Tech Villa Ashitoku sono progettate per garantire la massima privacy, consentendo agli ospiti di accedere direttamente dall'esterno. Inizialmente, ogni porta era dotata di una serratura con tastierino numerico, ma ripetuti malfunzionamenti – pulsanti che non rispondono ed errori imprevisti – sono diventati un problema serio. Il clima caldo e umido dell'isola, che danneggia l'elettronica, è stato identificato come la causa. Ciò causava condensa e frequenti guasti alla serratura elettronica.

Quando un nuovo edificio con una hall comune è stato inaugurato nell'estate del 2024, il team ha deciso che era giunto il momento di passare a un sistema di chiusura più affidabile. Sono passati alle tradizionali serrature e chiavi per evitare il rischio di guasti alle serrature elettroniche e hanno cercato una soluzione per armadietti interni che potesse integrarsi con il loro sistema di check-in automatico. L'integrazione con la loro piattaforma di prenotazione, HotelSmart, è stata fondamentale anche per garantire un'esperienza completamente automatizzata e fluida per gli ospiti.

Punti Dolenti

• Guasti frequenti della serratura elettronica: Le serrature con tastierino numerico delle camere spesso non funzionavano correttamente a causa del calore e dell'umidità, impedendo agli ospiti di accedere alle loro stanze.
• Frustrazione degli ospiti: Con un sistema di check-in automatico pubblicizzato, il personale doveva spesso intervenire quando le serrature non funzionavano, causando ritardi nel check-in e un carico di lavoro eccessivo.
• Integrazione del sistema di prenotazione: Era necessaria una soluzione affidabile che si sincronizzasse automaticamente con il sistema di prenotazione esistente.

Soluzione

Per soddisfare le proprie esigenze, Luxe Tech Villa Ashitoku ha adottato il sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe, integrandolo con HotelSmart. Questa configurazione consente agli ospiti di gestire autonomamente tutto durante l'intero soggiorno, dalla prenotazione al check-in, dal ritiro e dalla riconsegna delle chiavi fino al check-out.

Gli ospiti effettuano il check-in tramite un tablet nella hall e ricevono un codice di accesso generato automaticamente per recuperare la chiave della camera dallo SmartBox. Restituire le chiavi è altrettanto semplice: gli ospiti devono scansionare il portachiavi attaccato alle chiavi nello SmartBox e depositarlo nell'apposito contenitore che si apre.

Al personale addetto alle pulizie vengono assegnate autorizzazioni di accesso a tutte le stanze, mentre il team di gestione può monitorare i registri, controllare la cronologia degli accessi principali e controllare lo SmartBox da remoto, se necessario.

Implementazione di Luxe Tech Villa Ashitoku

• Vera esperienza di self-check-in: Gli ospiti possono gestire ogni passaggio in modo indipendente, dalla prenotazione al check-out, grazie alla completa integrazione del sistema.
• Integrazione del sistema di check-in: I codici di accesso alle chiavi delle camere vengono generati automaticamente al momento della conferma della prenotazione e sono limitati nel tempo alla durata del soggiorno.
• Gestione flessibile del personale: Al personale addetto alle pulizie viene concesso un permesso di accesso continuo, mentre il personale dirigente ha capacità di controllo e monitoraggio a distanza.

Risultato

Da quando abbiamo implementato Keycafe, i problemi legati alle chiavi e i reclami degli ospiti sono diminuiti drasticamente. Senza più guasti alle serrature elettroniche, l'accesso alle camere non è più un problema per gli ospiti. La possibilità di monitorare lo stato di restituzione delle chiavi in tempo reale ha inoltre semplificato le operazioni di check-out, riducendo significativamente il carico di lavoro del personale.

"Quando si parla di self-check-in, affidabilità e semplicità d'uso sono fondamentali. Un singolo malfunzionamento può rovinare l'esperienza degli ospiti e aggiungere ulteriore lavoro al personale. Ecco perché abbiamo scelto un sistema di cui ci si poteva fidare completamente", afferma il signor Ikeda, del team dirigenziale.

Il Risultato

• Tranquillità: Grazie alle prestazioni affidabili dello SmartBox e ai sistemi di backup integrati, la direzione non dovrà più preoccuparsi dell'accesso degli ospiti.
• Esperienza senza sforzo per gli ospiti: Il design intuitivo e di facile utilizzo rende il check-in automatico facile e piacevole per gli ospiti, anche per coloro che non sono esperti di tecnologia.
• Manutenzione ridotta: Meno problemi legati alle chiavi, migliore utilizzo degli spazi e carichi di lavoro più leggeri per il personale.