Sfida

Il dipartimento di polizia di Norman, in Oklahoma, la terza città più grande dello stato, è responsabile della protezione delle vite e delle proprietà di 120.000 civili e risponde a chiamate che coprono un territorio urbano e rurale di 197 miglia quadrate.

Il suo staff di 180 ufficiali e 70 impiegati civili non ha tempo da perdere nel rintracciare le chiavi mancanti per la sua flotta di 34 auto di pattuglia.

In precedenza, il dipartimento utilizzava un registro cartaceo e chiedeva agli agenti di firmare le chiavi in entrata e in uscita, ma spesso se ne dimenticavano. Non era raro che un agente entrasse al lavoro solo per scoprire che il veicolo che gli era stato assegnato era ancora utilizzato da qualcuno dell'ultimo turno. Ciò significava spesso che l'ufficiale trascorreva i primi 15-30 minuti del proprio turno semplicemente cercando di rintracciare la propria auto.

Non era sempre chiaro chi avesse guidato l'auto per ultimo, le chiavi sparivano e praticamente non c'era responsabilità. Qualcosa doveva cambiare.

Soluzione

Il dipartimento ha ricercato una varietà di soluzioni e ha scoperto che Keycafe era il più conveniente. Sfortunatamente, il COVID ha impedito l'immediata implementazione del sistema, ma una volta ripresi i briefing, il sistema Keycafe è stato messo in pratica.

Ora, quando gli agenti vengono al lavoro, usano Keycafe per controllare le chiavi dei loro veicoli. Lo SmartBox consente loro di ritirare le chiavi quando ne hanno bisogno e il sistema di tracciamento Keycafe ha reso obsoleto il foglio di disconnessione.

Quando il dipartimento ha iniziato a utilizzare il sistema, Keycafe richiedeva ancora a ogni utente di registrare un account con un numero di telefono. In risposta al feedback degli utenti, tuttavia, Keycafe subito dopo ha aggiunto una funzionalità che consente agli amministratori di creare utenti senza che ognuno debba registrarsi per il proprio account. "Questa è stata una fantastica funzionalità aggiunta che non ci aspettavamo!" dice il tenente Deny Oesterling.

Risultato

Keycafe ha aiutato a liberare tempo per il Dipartimento di Polizia di Norman per concentrarsi su cose più importanti. Le chiavi non vengono più smarrite, il dipartimento ha un registro di chi ha guidato ciascuna auto per ultimo, e gli agenti non perdono più tempo cercando le chiavi delle loro auto di pattuglia assegnate perché sono in grado di coordinarsi con l'agente che guida il veicolo prima ancora di arrivare al lavoro.

Ciò permette di risparmiare una considerevole quantità di tempo e stress, e significa anche che gli agenti non devono impegnare il traffico radio cercando le chiavi. È una vittoria per il dipartimento e, di conseguenza, per i cittadini di Norman!