Sfida

Nel settore delle strutture ricettive, aiutare i clienti a ricevere le chiavi in modo efficiente può davvero contribuire a migliorare la loro esperienza complessiva. La società di ostelli spagnola I Dream Hostel ne era consapevole e voleva snellire il più possibile il processo di check-in nella splendida città di Salamanca, con l'obiettivo di rendere felici i clienti e di spingerli a tornare a viaggiare.

I Dream Hostel aveva anche bisogno di trovare un modo per risparmiare tempo nella consegna delle chiavi. Attendere l'arrivo dei clienti per il check-in poteva rivelarsi molto dispendioso in termini di tempo e, con soli tre dipendenti, il risparmio di tempo è fondamentale per l'azienda.

Soluzione

I Dream Hostel ha deciso di collaborare con Keycafe in modo da poter automatizzare il processo di check-in e consentire ai propri clienti di accedere alle chiavi quando lo desiderano. Questo non solo ha reso la vita molto più facile per i clienti, ma ha liberato tempo prezioso per ciascuno dei tre dipendenti di I Dream Hostel in modo che potessero concentrarsi su altri importanti compiti a portata di mano.

Quando un ospite effettua una prenotazione, il personale crea una chiave di accesso nell'app Keycafe e gli viene inviato un codice PIN unico. Quando l'ospite arriva, inserisce il suo codice nello SmartBox fuori dalla porta dell'ostello, ottenendo così l'accesso alle chiavi della sua stanza. Quando l'ospite deve andarsene, restituisce la chiave scansionando il portachiavi allegato allo SmartBox e riponendolo all'interno. Tutto questo può essere fatto senza la presenza di personale in loco e la direzione riceve una notifica ogni volta che una chiave viene prelevata e reinserita nello SmartBox.

Per I Dream Hostel, un vantaggio inaspettato dell'utilizzo di Keycafe è stata la comodità di programmare le pulizie. Quando gli ospiti restituiscono le chiavi alla SmartBox, gli addetti alle pulizie vengono avvisati e possono ritirare e restituire le chiavi delle camere nello stesso modo.

L'alternativa che I Dream Hostel ha preso brevemente in considerazione è stata quella di cambiare le serrature di ogni porta con un sistema centralizzato. Questo non solo era molto più costoso, ma rappresentava anche un'enorme sfida logistica che avrebbe richiesto molto tempo per essere portata a termine. Keycafe, invece, è stata in grado di assistere nella configurazione, facendo risparmiare tempo e denaro.

Risultato

Grazie all'automazione del processo di check-in con il sistema di gestione delle chiavi di Keycafe, i clienti di I Dream Hostel hanno potuto godere di un soggiorno molto più rilassante. La possibilità di prendere immediatamente le chiavi e di consegnarle nel proprio tempo libero ha portato a tempi di check-in e check-out più rilassati.

Un altro vantaggio fondamentale di consentire ai clienti di effettuare il check-in di propria iniziativa è stato quello di poter finalmente arrivare e fare il check-in la domenica. Prima di utilizzare Keycafe, non potevano accettare check-in e check-out la domenica perché non avevano personale. Con lo SmartBox Keycafe attivo sette giorni su sette, hanno potuto espandere l'attività ed essere più flessibili nelle prenotazioni.

A livello personale, questo ha reso la vita molto più rilassata per i dipendenti dell'azienda. Il proprietario dell'ostello, che in precedenza vi trascorreva fino a 16 ore al giorno, ora può dedicarvi anche solo 20 minuti. Ha riferito che Keycafe ha "rivoluzionato il mio modo di lavorare. È quasi un nuovo lavoro!".

Per un'azienda di piccole dimensioni come questa, il tempo non necessario può avere un impatto sulla vita dei dipendenti al di fuori del lavoro e questo è stato sostanzialmente eliminato grazie al sistema di gestione delle chiavi di Keycafe.