Sfida

In qualità di struttura ricettiva che privilegia praticità e comfort, Miralago Locarno Easy Rooms si trovava ad affrontare un importante problema operativo: l'attesa degli ospiti in ritardo o al di fuori degli orari di check-in standard. Spesso, il personale era costretto a rimanere oltre il proprio turno, con conseguenti straordinari e un aumento dei costi di manodopera.

L'hotel puntava a offrire il check-in automatico agli ospiti che arrivavano dopo l'orario di apertura della reception, soprattutto in assenza di un turno di notte. Senza una soluzione, l'hotel si trovava ad affrontare imprevedibilità, aumento delle spese per il personale e scarsa capacità di massimizzare le vendite delle camere durante le ore non presidiate. Il team si è reso conto che un sistema flessibile e automatizzato di consegna delle chiavi avrebbe potuto risolvere questi problemi.

Punti Dolenti

• Straordinari e aumento dei costi di manodopera: Il personale ha dovuto attendere gli ospiti in ritardo, il che ha portato a pagamenti di straordinari non necessari e orari di lavoro incoerenti.
• Flessibilità limitata per gli ospiti: Senza un sistema di check-in automatico, gli ospiti erano vincolati a rigide fasce orarie di arrivo, con conseguente frustrazione e ridotta comodità.
• Inventario delle camere sottoutilizzato dopo l'orario di ufficio: Le camere non potevano essere vendute o occupate facilmente quando il personale non era disponibile per il check-in di persona, limitando il potenziale di guadagno.

Soluzione

Il team di gestione del Miralago Locarno Easy Rooms è rimasto subito colpito dalla semplicità, dall'automazione e dalla reputazione di Keycafe. Il sistema SmartBox e il software di comunicazione con gli ospiti di Keycafe hanno consentito il ritiro delle chiavi in modo semplice e contactless, consentendo agli ospiti di effettuare il check-in in qualsiasi momento senza la necessità della presenza del personale.

L'hotel ora utilizza Keycafe per rilasciare automaticamente i codici di accesso agli ospiti prima dell'arrivo. Integrato con il sistema di gestione della proprietà dell'hotel, Mews, gli ospiti possono ritirare le chiavi dallo SmartBox quando preferiscono, anche al di fuori degli orari di apertura della reception. Il sistema viene utilizzato anche internamente per gestire in modo efficiente le chiavi del personale, dei tecnici e dei ristoranti.

Keycafe è diventato un elemento fondamentale del flusso operativo dell'hotel, consentendo risparmi sui costi e migliorando l'esperienza degli ospiti.

Realizzazione della Easy Room di Miralago Locarno

• Check-in automatici fuori orario: Gli ospiti ricevono un codice Keycafe che consente loro di recuperare la chiave della camera in modo sicuro dallo SmartBox in qualsiasi momento, eliminando la necessità per il personale della reception di rimanere fino a tardi.
• Integrazione con Mews PMS: Utilizzando l'integrazione tra Keycafe e Mews, i codici di accesso alle chiavi vengono generati automaticamente e inviati agli ospiti quando una prenotazione viene confermata.
• Multiuso per personale e strutture: Il sistema gestisce l'accesso non solo alle camere degli ospiti, ma anche alle chiavi dei dipendenti e alle aree riservate come i locali di servizio e il ristorante.

"Ci siamo resi conto subito che stavamo risparmiando un sacco di ore di lavoro del personale, perché non dovevano più aspettare gli ospiti alla reception."

Antonio Coppola
Responsabile della reception

Risultato

L'impatto dell'implementazione di Keycafe è stato immediato. Il personale non ha più dovuto attendere i ritardatari, con una conseguente significativa riduzione degli straordinari e turni di lavoro più prevedibili. I costi operativi sono diminuiti, mentre la soddisfazione degli ospiti è aumentata grazie alla flessibilità di effettuare il check-in secondo i propri orari.

Incoraggiata dal successo, SH Swiss Hospitality, il team dietro Miralago Locarno Easy Rooms, ha installato Keycafe in un'altra struttura alberghiera che opera senza reception, affidandosi interamente all'automazione. Il risultato è un'esperienza di ospitalità più scalabile, efficiente e moderna.

Migliorando sia le operazioni interne che il comfort degli ospiti, Keycafe è diventato una parte essenziale dell'efficienza quotidiana dell'hotel e della gestione dei costi a lungo termine.

Il Risultato

• Riduzione dei costi del personale: Eliminazione della necessità di turni notturni e straordinari, con conseguenti risparmi misurabili sulle buste paga.
• Aumento delle vendite di camere durante le ore senza personale: Prenotazioni e check-in consentiti anche quando l'hotel non era presidiato, massimizzando l'occupazione e i ricavi.
• Maggiore soddisfazione degli ospiti ed efficienza del personale: Gli ospiti hanno apprezzato la facilità di effettuare il check-in quando più gli aggrada, mentre il personale ha beneficiato di orari regolari e di una minore pressione.