Sfida

Situato nei pressi dell'aeroporto O'Hare e a breve distanza dalla vivace Chicago, il Rose Hotel è costantemente in fermento per gli ospiti. In mezzo a tale attività, la tracciabilità delle chiavi è diventata una sfida significativa e le chiavi sono state occasionalmente smarrite, causando non solo inefficienza operativa, ma anche maggiori problemi di sicurezza. Matthew Greenberg, Assistant General Manager del Rose Hotel, si è trovato in una crisi di gestione delle chiavi.

Nel tentativo di semplificare la gestione delle chiavi, Matthew e il suo team hanno esaminato diverse soluzioni. Tuttavia, sono stati spesso ostacolati da costi iniziali elevati, interfacce utente scadenti e processi di implementazione complessi. La soluzione giusta doveva offrire un equilibrio tra convenienza, fruibilità e funzionalità. Una missione difficile, ma non impossibile, come avrebbero presto scoperto.

Soluzione

Durante la ricerca di alternative, Matthew si è imbattuto in Keycafe. L'equilibrio tra convenienza economica e ricchezza di funzionalità ha immediatamente attratto il team. Hanno deciso di implementare Keycafe, sperando che questo sistema potesse offrire la facilità e il controllo che stavano cercando.

Keycafe è stato presto integrato nelle operazioni quotidiane: il personale lo utilizza regolarmente per effettuare il check-in e il check-out delle chiavi all'inizio e alla fine di ogni giornata lavorativa. Le funzionalità di tracciamento in tempo reale si sono rivelate preziose, consentendo loro di assicurarsi che le chiavi fossero sempre correttamente registrate. In particolare, Matthew ha apprezzato la possibilità di monitorare le chiavi dall'app mobile Keycafe anche quando si è fuori sede o in un'altra area dell'hotel. L'opzione di effettuare controlli in base alle esigenze dell'azienda è stata un ulteriore vantaggio.

Risultato

L'impatto che Keycafe ha avuto sul Rose Hotel non può essere sottovalutato. Keycafe aveva alleviato il pesante fardello della gestione delle chiavi, consentendo a Matthew e al suo team di concentrarsi su altri aspetti critici delle operazioni alberghiere.

La comodità di gestire le chiavi da un telefono cellulare e di aggiornare le impostazioni e gli utenti in movimento ha notevolmente migliorato la loro efficienza operativa. Il loro team ha trovato Keycafe intuitivo e facile da usare, il che ha portato a un'adozione diffusa e alla conformità all'interno del personale dell'hotel.

Matthew riassume il cambiamento apportato da Keycafe dicendo: "Ottimo sistema di gestione delle chiavi che ti consente di tenere traccia delle chiavi in tempo reale e di aggiornare impostazioni/utenti in movimento!". In sostanza, la trasformazione del loro processo di gestione delle chiavi non solo ha risolto i pressanti problemi di rintracciare le chiavi e prevenirne la perdita, ma ha anche aggiunto uno strato di efficienza alle loro operazioni complessive.