Sfida
Situato vicino all'aeroporto O'Hare ea breve distanza dalla vivace Chicago, il Rose Hotel è sempre pieno di ospiti. Nel bel mezzo di tale attività, le chiavi di tracciamento sono diventate una sfida significativa e le chiavi sono state occasionalmente smarrite, causando non solo inefficienza operativa, ma anche maggiori problemi di sicurezza. Matthew Greenberg, Assistant General Manager presso The Rose Hotel, si è trovato in mezzo a una crisi di gestione chiave.
Nella loro ricerca per semplificare la gestione delle chiavi, Matthew e il suo team hanno esaminato diverse soluzioni. Tuttavia, sono stati spesso ostacolati da costi iniziali elevati, interfacce utente scadenti e processi di implementazione complessi. La soluzione giusta doveva offrire un equilibrio tra convenienza, usabilità e funzionalità. Una caccia difficile, ma non impossibile, come scopriranno presto.
Soluzione
Durante la ricerca di alternative, Matthew si è imbattuto in Keycafe. L'equilibrio tra convenienza economica e ricchezza di funzionalità ha immediatamente attratto il team. Hanno deciso di implementare Keycafe, sperando che questo sistema potesse offrire la facilità e il controllo che stavano cercando.
Keycafe è stato presto integrato nelle loro operazioni quotidiane, con il personale che lo utilizzava regolarmente per il check-in e il check-out delle chiavi all'inizio e alla fine di ogni giornata lavorativa. Hanno trovato preziose le funzionalità di tracciamento in tempo reale, che consentono loro di garantire che le chiavi fossero sempre correttamente contabilizzate. In particolare, Matthew ha apprezzato la possibilità di controllare le chiavi dall'app mobile Keycafe anche quando si trova fuori sede o in un'area diversa dell'hotel. La possibilità di condurre audit in base alle esigenze dell'azienda è stata un ulteriore vantaggio.
Risultato
L'impatto che Keycafe ha avuto sul Rose Hotel non può essere sottovalutato. Keycafe aveva alleviato il pesante fardello della gestione delle chiavi, consentendo a Matthew e al suo team di concentrarsi su altri aspetti critici delle operazioni alberghiere.
La comodità di gestire le chiavi da un telefono cellulare e di aggiornare le impostazioni e gli utenti in movimento ha notevolmente migliorato la loro efficienza operativa. Il loro team ha trovato Keycafe intuitivo e facile da usare, il che ha portato a un'adozione diffusa e alla conformità all'interno del personale dell'hotel.
Matthew riassume il cambiamento apportato da Keycafe dicendo: "Ottimo sistema di gestione delle chiavi che ti consente di tenere traccia delle chiavi in tempo reale e di aggiornare impostazioni/utenti in movimento!". In sostanza, la trasformazione del loro processo di gestione delle chiavi non solo ha risolto i pressanti problemi di rintracciare le chiavi e prevenirne la perdita, ma ha anche aggiunto uno strato di efficienza alle loro operazioni complessive.
