Sfida

Le quattro proprietà di Small Town Hospitality, i motel Bayview, Nomad, River Hills e Benson, combinano il fascino retrò con i comfort moderni e offrono opzioni idilliache per i weekend e le vacanze in famiglia.

Durante la pandemia, tuttavia, la Small Town Hospitality è stata costretta ad apportare alcuni cambiamenti drastici, non potendo più disporre di una reception con personale. In un primo momento, hanno creato un sistema di check-in completamente senza contatto, facendo in modo che il team di pulizia lasciasse le chiavi agli ospiti nelle loro camere e desse loro accesso remoto all'arrivo. Il sistema funzionava, ma richiedeva molta manodopera e un membro del team di pulizia doveva essere reperibile o in loco per aprire le porte agli ospiti.

L'azienda aveva bisogno di una soluzione per l'accesso alle chiavi che fosse senza contatto e comoda sia per gli ospiti che per il personale.

Soluzione

Dopo una telefonata esplorativa, Small Town Hospitality è rimasta colpita dalla tecnologia di Keycafe e ha deciso che era la soluzione perfetta per le sue esigenze di accesso alle chiavi. Una volta installato il primo SmartBox, Small Town Hospitality ha potuto passare dal controllo dell'accesso alle porte al controllo dell'accesso alle chiavi.

Lo SmartBox consente agli ospiti di accedere alle loro chiavi a loro piacimento, in modo che possano arrivare in qualsiasi momento e accedere alla loro camera in pochi minuti. Prima dell'arrivo, ogni ospite riceve un codice via SMS con le istruzioni. Quando arriva nella hall self-service della struttura, inserisce il codice nella SmartBox e recupera la chiave. Al momento del check-out, gli ospiti possono lasciare la chiave e il fob in camera, affinché il personale di pulizia li raccolga e li scannerizzi di nuovo nello SmartBox prima del successivo check-in alle 15.00.

Risultato

Keycafe ha prodotto ottimi risultati fin da subito. "La maggior parte degli ospiti lo trova facile e persino divertente da usare", afferma il proprietario dell'azienda Jamie Pryde. "Il team di [Small Town Hospitality] ama Keycafe. È facile da imparare e adorano il fatto che le chiavi siano tracciate, in modo da poterle rintracciare se non vengono restituite".

Keycafe automatizza il compito, a volte lungo e laborioso, di effettuare il check-in e di far sentire agli ospiti che la loro camera è sicura al momento dell'arrivo. Inoltre, ha fatto risparmiare tempo al team di Small Town Hospitality e denaro all'azienda, controllando l'accesso alle chiavi senza una supervisione diretta in ogni struttura.

Small Town Hospitality dispone attualmente di otto SmartBox, due per ciascuna delle sue quattro proprietà. Hanno in programma di aggiungerne presto altri due o tre alla quinta proprietà e stanno valutando la possibilità di integrare il sistema con un software di comunicazione con gli ospiti per una comunicazione più snella e personalizzata.

"Abbiamo centralizzato il nostro front desk come 'Virtual Front Desk'", dice Pryde, che attribuisce a Keycafe il merito di averli aiutati a mettere l'ospite al primo posto.