Sfida

Engel & Völkers è una società immobiliare globale presente in oltre 30 paesi che offre servizi immobiliari di alta qualità. Nella sua sede di Madrid, l'obiettivo era semplificare i processi interni per la gestione delle chiavi degli immobili utilizzati dal suo team di consulenti immobiliari. L'obiettivo era chiaro: automatizzare la consegna delle chiavi e migliorare l'efficienza nelle operazioni quotidiane, senza affidarsi esclusivamente a processi manuali.

In precedenza, la gestione delle chiavi era affidata manualmente al personale della reception, che le tracciava e le distribuiva tramite un sistema analogico. Ciò creava colli di bottiglia e gravava pesantemente sul team amministrativo. Con gli agenti che effettuavano regolarmente il check-in e il check-out delle chiavi durante il giorno, Engel & Völkers era alla ricerca di un sistema che migliorasse la responsabilità, riducesse gli errori umani e ottimizzasse il coordinamento interno.

Juan San Martin Rico, tecnico IT presso la sede di Madrid, ha spiegato il problema: "Volevamo un modo per automatizzare questo processo in modo da velocizzare le cose, senza che fosse un problema per il nostro personale di reception o per chiunque altro".

Punti Dolenti

• Carico di lavoro manuale sul personale: Il personale della reception era l'unico responsabile della gestione e del monitoraggio delle consegne delle chiavi.
• Tempi di consegna lenti: L'attesa che il personale consegnasse o ricevesse le chiavi creava ritardi per i consulenti.
• Visibilità limitata: Difficoltà nel monitorare i passaggi di consegne delle chiavi e nel garantire un ritorno e un recupero coerenti.
• Rischio di errore: La movimentazione manuale aumentava il rischio di smarrimento o smarrimento delle chiavi.

Soluzione

Per migliorare l'efficienza e la responsabilità, Engel & Völkers Madrid ha implementato il sistema di gestione delle chiavi Keycafe SmartBox presso la propria sede. L'obiettivo era garantire agli agenti un accesso diretto e sicuro alle chiavi, mantenendo al contempo una supervisione amministrativa completa.

Con Keycafe, gli agenti ora recuperano e restituiscono le chiavi utilizzando codici di accesso personali o badge utente, senza dover coinvolgere il personale della reception. Ogni azione viene registrata in tempo reale, consentendo al team di gestione di monitorare l'utilizzo e ottimizzare i flussi di lavoro. La funzione di acquisizione video di SmartBox aggiunge un ulteriore livello di responsabilità, fornendo una conferma visiva di ogni interazione con la chiave.

Implementazione di Engel & Völkers

• Accesso indipendente: Gli agenti utilizzano codici di accesso univoci o badge identificativi per recuperare e restituire le chiavi senza l'assistenza del personale.
• Acquisizione video: Ogni transazione viene registrata dallo SmartBox per una maggiore supervisione.
• Registri digitali: L'accesso alle chiavi viene registrato in tempo reale per un monitoraggio e una rendicontazione migliori.
• Gestione delle chiavi riservata agli agenti: Solo i membri autorizzati del team gestiscono le chiavi, garantendo il pieno controllo interno e la tracciabilità.

Risultato

Keycafe ha aiutato Engel & Völkers Madrid ad acquisire il controllo su un aspetto fondamentale delle proprie attività: l'accesso agli immobili. Eliminando i colli di bottiglia legati alla gestione manuale delle chiavi, l'azienda ha aumentato l'efficienza del team e ridotto il rischio di errori.

"I maggiori vantaggi che abbiamo riscontrato utilizzando Keycafe sono stati la velocità, la gestione e il controllo", ha spiegato Juan San Martin Rico.

La possibilità di monitorare l'attività e ridurre la dipendenza dal personale per ogni transazione chiave ha liberato risorse preziose, mentre il registro di controllo digitale ha migliorato la responsabilità interna. Gli agenti ora hanno accesso self-service alle chiavi e sono in grado di effettuare visite senza ritardi logistici.

Il Risultato

• Risparmio di tempo: Il ritiro e la riconsegna più rapidi delle chiavi riducono le interruzioni quotidiane.
• Meno errori: L'automazione ha eliminato il monitoraggio manuale, riducendo al minimo gli errori.
• Coordinamento del team: I registri di utilizzo chiari migliorano la pianificazione e la visibilità.
• Responsabilità: I video e le registrazioni digitali creano fiducia e trasparenza.