Sfida

Engel & Völkers è una società immobiliare globale presente in oltre 30 paesi che offre servizi immobiliari di alta qualità. Nella sua sede di Madrid, l'azienda mirava a semplificare i processi interni per la gestione delle chiavi degli immobili utilizzate dal proprio team di consulenti immobiliari. L'obiettivo era chiaro: automatizzare la consegna delle chiavi e migliorare l'efficienza nelle operazioni quotidiane, senza affidarsi esclusivamente a processi manuali.

In precedenza, la gestione delle chiavi era affidata manualmente al personale della reception, che le tracciava e le distribuiva utilizzando un sistema analogico. Ciò creava ostacoli e comportava un pesante carico amministrativo per il team. Con gli agenti che effettuavano regolarmente il check-in e il check-out delle chiavi durante il giorno, Engel & Völkers era alla ricerca di un sistema che migliorasse la responsabilità, riducesse gli errori umani e ottimizzasse il coordinamento interno.

Juan San Martin Rico, Tecnico Informatico presso l'ufficio di Madrid, ha spiegato il loro problema: "Volevamo un modo per automatizzare questo processo in modo da velocizzare le cose, senza che fosse un problema per il nostro personale di front office o per chiunque altro".

Punti Dolenti

• Carico di Lavoro Manuale sul Personale: il personale della reception era l'unico responsabile della gestione e del monitoraggio delle consegne delle chiavi.
• Tempi di Consegna Lenti: l'attesa che il personale consegnasse o ricevesse le chiavi ha causato ritardi ai consulenti.
• Visibilità Limitata: difficoltà nel monitorare le consegne delle chiavi e nel garantire una restituzione e un recupero consistenti.
• Rischio di Errore: la gestione manuale aumentava il rischio di smarrimento o collocazione errata delle chiavi.

Soluzione

Per migliorare l'efficienza e la responsabilità, Engel & Völkers Madrid ha implementato il sistema di gestione delle chiavi Keycafe SmartBox presso la propria sede. L'obiettivo era fornire agli agenti un accesso diretto e sicuro alle chiavi, mantenendo al contempo una supervisione amministrativa completa.

Con Keycafe, gli agenti ora ritirano e restituiscono le chiavi utilizzando codici di accesso personali o badge utente, senza bisogno di coinvolgere il personale della reception. Ogni azione viene registrata in tempo reale, consentendo al team di gestione di monitorare l'utilizzo e ottimizzare i flussi di lavoro. La funzione di acquisizione video dello SmartBox aggiunge un ulteriore livello di responsabilità, fornendo una conferma visiva di ogni interazione con la chiave.

Implementazione di Engel & Völkers

• Accesso Indipendente: gli agenti utilizzano codici di accesso univoci o badge identificativi per ritirare e restituire le chiavi senza l'assistenza del personale.
• Acquisizione Video: ogni transazione viene registrata dallo SmartBox per una maggiore supervisione.
• Registri Digitali: l'accesso alle chiavi viene registrato in tempo reale per un monitoraggio e una rendicontazione migliori.
• Gestione delle Chiavi Riservata agli Agenti: solo i membri autorizzati del team gestiscono le chiavi, garantendo il pieno controllo interno e la tracciabilità.

Risultato

Keycafe ha aiutato Engel & Völkers Madrid ad acquisire il controllo su un aspetto fondamentale delle proprie attività: l'accesso agli immobili. Eliminando gli ostacoli legati alla gestione manuale delle chiavi, l'azienda ha aumentato l'efficienza del team e ridotto il rischio di errori.

"I maggiori vantaggi che abbiamo riscontrato utilizzando Keycafe sono stati la velocità, la gestione e il controllo", ha spiegato Juan San Martin Rico.

La possibilità di monitorare l'attività e ridurre la dipendenza dal personale per ogni transazione relativa alle chiavi ha liberato risorse preziose, mentre il registro di controllo digitale ha migliorato la responsabilità interna. Gli agenti ora hanno accesso indipendente alle chiavi e sono in grado di effettuare visite senza ritardi logistici.

Il Risultato

• Risparmio di Tempo: il ritiro e la riconsegna più rapidi delle chiavi riducono le interruzioni quotidiane.
• Meno Errori: l'automazione ha eliminato il monitoraggio manuale, riducendo al minimo gli errori.
• Coordinamento del Team: i registri di utilizzo chiari migliorano la pianificazione e la visibilità.
• Responsabilità: i video e i registri digitali creano fiducia e trasparenza.