Sfida

La Hardy Realty era alla ricerca di un sistema di gestione delle chiavi che fornisse un modo conveniente per i clienti di ritirare le chiavi quando vedevano le proprietà vacanti. Nel loro flusso di lavoro precedente, le identità dei clienti venivano verificate manualmente e fotocopiate, e i clienti dovevano essere chiamati per ricordarsi di restituire le chiavi. I dettagli erano scritti a mano e i file cartacei erano conservati solo per 30 giorni. Oltre ad essere inefficiente, questo sistema non era fattibile durante le restrizioni della pandemia COVID-19. Una soluzione moderna era assolutamente necessaria.

Soluzione

Keycafe è stato scelto come soluzione per la capacità di verificare le identità all'interno del sistema, e per la funzione di notifica che invia avvisi ai clienti ricordando loro di restituire le chiavi. Hardy Realty è stata in grado di operare durante la pandemia offrendo l'accesso autonomo alle chiavi per i potenziali inquilini che vedono le proprietà vacanti. Un codice unico di accesso alle chiavi viene inviato al cliente, e gli viene richiesto di caricare una foto del loro ID prima di ritirare le chiavi alla SmartBox. Dopo aver visionato la proprietà, il cliente restituisce la chiave alla SmartBox, che è pronta per essere ritirata dal cliente successivo. La direzione viene avvisata ogni volta che una chiave viene ritirata e consegnata, insieme all'ID del cliente.

Risultato

Il servizio clienti di Hardy Realty ha riconosciuto immediatamente i risultati della collaborazione con Keycafe, dato che le proiezioni delle proprietà potevano continuare durante la pandemia senza contatto fisico o interazioni con i clienti nell'ufficio principale. "È veloce, facile e conveniente", ha sottolineato il loro assistente del servizio clienti. In effetti, ancora più inquilini potenziali sono in grado di vedere le proprietà ora che le visite sono possibili al di fuori del normale orario di lavoro. Il personale che normalmente dovrebbe facilitare la consegna delle chiavi o accompagnare i clienti alle proprietà è ora libero di concentrarsi su altri compiti. L'azienda ha riscontrato un aumento non solo dell'efficienza operativa, ma anche della capacità di numero di visite alle proprietà.