Sfida

Durante un viaggio a New York, Jordan Maréchaux, CEO della società di gestione di affitti a breve termine Les 3 Concierges, ha notato che i turisti ritiravano e restituivano le chiavi presso uno SmartBox Keycafe installato in un bar. Jordan ha riconosciuto le potenzialità per la sua azienda. Les 3 Concierges ha dovuto fronteggiare difficoltà significative con l'attuale processo di check-in e check-out per gli ospiti di Airbnb. Le cassette di sicurezza meccaniche che utilizzavano erano spesso danneggiate da atti di vandalismo, con conseguenti problemi di sicurezza e disagi per gli ospiti. La natura manuale del processo richiedeva inoltre un notevole impegno amministrativo, complicando ulteriormente le operazioni.

Punti Dolenti

• Processo complesso di restituzione delle chiavi: Gli ospiti avevano difficoltà con il sistema manuale esistente e spesso richiedevano l'intervento del personale.
• Armadietti con chiave meccanica: Sono soggetti ad atti vandalici e non possono essere gestiti da remoto.
• Carico amministrativo elevato: Sono stati spesi molto tempo e impegno per spiegare le indicazioni stradali agli ospiti, modificare i codici e gestire le chiamate fuori orario.

Soluzione

Per risolvere questi problemi, Jordan ha deciso di provare il sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe, sperando di emulare quanto visto a New York. Integrando Keycafe nei check-in e nei check-out, in particolare utilizzando l'integrazione Airbnb di Keycafe, hanno semplificato il processo di arrivo e partenza degli ospiti. Dopo la conferma di una prenotazione su Airbnb, viene generato automaticamente un codice di accesso Keycafe per la durata della prenotazione e inviato all' utente. L'ospite arriva quindi allo SmartBox, inserisce il suo codice e recupera la chiave della sua unità.

Les 3 Concierges ha installato i propri SmartBox all'esterno della proprietà, utilizzando le custodie da esterno di Keycafe per proteggere i sistemi dalle intemperie. Per migliorare l'aspetto visivo e mantenere la coerenza del brand, hanno incaricato l'artista locale Thibaut Rodriguez di creare una grafica accattivante per le custodie. Questi disegni, basati sulla Monna Lisa e Van Gogh, hanno aiutato gli ospiti a identificare la cassetta delle chiavi e hanno aggiunto un tocco artistico alle installazioni pratiche.

Implementazione di Les 3 Concierges

• Integrazione con Airbnb: Le istruzioni di accesso alle chiavi vengono create automaticamente e comunicate all'ospite al momento della conferma per la prenotazione.
• Installazione all'aperto: Utilizzo delle custodie esterne personalizzate di Keycafe per la protezione dalle intemperie.
• Modifiche dell'ultimo minuto: Le variazioni alla prenotazione sono istantanee e possono essere effettuate fuori sede tramite l'app Keycafe, in modo che gli ospiti non debbano mai aspettare.

Risultato

L'implementazione di Keycafe ha portato vantaggi immediati a Les 3 Concierges. Il tempo amministrativo precedentemente dedicato alla gestione degli scambi di chiavi è stato significativamente ridotto, consentendo al team di concentrarsi su altri aspetti importanti della propria attività. Grazie agli SmartBox, gli ospiti sanno dove e come ritirare le chiavi e il team di Les 3 Concierges viene avvisato immediatamente del check-in o del check-out di un ospite. Il feedback positivo degli ospiti ha evidenziato la facilità d'uso e l'affidabilità del nuovo sistema, e Jordan e il suo team sono rimasti colpiti anche dal follow-up del customer success team di Keycafe, che ha garantito una transizione fluida e di supporto al nuovo sistema.

Il Risultato

• Operazioni Semplificate: Utilizzando l'integrazione Airbnb di Keycafe, si spende molto meno tempo in attività amministrative come l'invio di istruzioni agli ospiti e le visite di persona alle cassette di sicurezza.
• Feedback Positivo degli Ospiti: Gli ospiti lodano regolarmente la facilità d'uso dei processi di ritiro e consegna delle chiavi.
• Onboarding di supporto Il team ha apprezzato il supporto continuo e il follow-up da parte del Customer Success team di Keycafe.